Speed

Chapter ini sengaja aku tulis untuk mengulas tentang kecepatan dan ketepatan kita mengerjakan tugas-tugas. Dalam keseharian seorang sekretaris eksekutif memiliki sangat banyak tugas dengan tingkat kepentingan yang sangat bervariasi. Oleh sebab itu umumnya para sekretaris memiliki things to do sheet setiap hari untuk menentukan prioritas kerja dan mengecek jangan sampai ada pekerjaan yang terlewatkan.

Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.

Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?

Berikut adalah beberapa tips agar kita bisa melaksanakan tugas kita dengan sigap dan cermat:

1. Luangkan waktu untuk melengkapi berbagai referensi kita (saya sudah bicarakan dalam tayangan sebelumnya).
2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja
3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk memberikan spare time. Spare time berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer hang, atau karena line telpon berhenti mendadak), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Spare time juga berguna untuk kita melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada boss kita.
4. Hindari untuk melakukan sesuatu dekat dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra kita dihadapan boss kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.
5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.
6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai office tools. Pada kantor modern dewasa ini, ada berbagai fasilitas yang bisa digunakan untuk productivity tools. Misalnya software untuk presentasi, untuk menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Mahirkan diri anda juga dengan kebutuhan telephone conferencing atau video conference yang besar kemungkinan sering dilakukan di kantor anda.

Kecepatan kerja seorang sekretaris eksekutif, selain dari membuat proses decision making menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif bagi sekretaris sendiri.