Sikap atau etos kerja seorang sekretaris eksekutif yang baik adalah yang dapat memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi dan membantu sekretaris yang lebih junior mendapatkan solusi.
Jadi tidak boleh bersikap atau berkata: “Oh itu bukan tanggung jawab saya, jadi tolong tanya sama yang lain saja”. Atau “Oh Bapak Anu sedang pergi keluar kota jadi maaf kontrak Bapak tidak bisa ditanda tangani sampai beliau kembali”.
Kita akan memberikan nilai tambah pada pekerjaan kita apabila kita membantu siapapun yang datang pada kita dengan sebuah solusi. Agar kita mampu melakukan fungsi ini, kita perlu mempunyai banyak referensi, baik dari buku-buku, catatan nomor telpon dan alamat dan lain-lain. Biasakan diri berpikir bahwa suatu informasi itu kelak bisa dimanfaatkan oleh orang lain.
Dalam rangka memberikan service dan solusi kepada peer maupun kepada rekan kerja, aku gemar mengkoleksi buku sebagai referensi. Dalam bidang sekretaris, di meja ku selalu ada buku-buku yang bermanfaat, antara lain Writing Business Letter, Secretary Handbook, Booklet list dari restaurant yang makanannya enak dan servicenya bagus, list dari maskapai penerbangan, Business Centers yang menyewakan alat video conferencing, list rumah sakit terdekat, salon kecantikan terdekat dengan kantor, nomor telpon rental car internasional, kode area nomor telpon internasional, perbedaan waktu antara kota-kota di dunia, dan lain-lain.
Karena hampir seluruh waktuku bekerja tidak berada di dekat supervisi siapapun, ditambah lokasi kerjaku ada ditempat yang sepi dan jauh dari para staff, maka sangat perlu berbagai referensi untuk mempermudah pekerjaanku. Dengan alasan work unsupervised, maka semua referensi harus handy, tersedia di tempat kerjaku dan mudah dijangkau tangan.
Buku-buku dan berbagai referensi itu bisa dan boleh diakses oleh sekretaris dan staff lain yang membutuhkan. Jadi di salah satu sudut meja kerjaku itu merupakan one stop reference source untuk bermacam hal yang mudah di akses.
Seringkali sekretaris diminta bantuannya untuk mengantar tamu dari luar negeri yang ingin berbelanja atau sekedar mencari sebuah barang yang unik dari Indonesia. Kita harus sudah tahu dimana bisa dicari toko handycraft yang menjual barang berkualitas, dengan harga bagus, bisa dipesan lewat telpon dan barang diantar tepat waktu. Atau dimana bisa dipesan papan nama yang berupa ukiran dari Bali dan berapa lama pembuatannya dan berapa harganya. Referensi seperti ini setiap waktu bisa dibutuhkan. Rajin-rajinlah mengumpulan informasi atau catatan tentang hal-hal yang unik untuk dipergunakan sebagai referensi masa depan.
Selain dengan memiliki berbagai referensi, tentu saja banyak hal yang bisa dicari di internet. Hal lain yang juga membantu adalah bila kita sebagai sekretaris eksekutif menguasai sebanyak mungkin aplikasi office tools. Ini untuk mempermudah pekerjaan kita dan membuat kita bisa diandalkan. Bila ada suatu aplikasi yang tidak kita kuasai, segeralah minta untuk mendapatkan training. Jangan lupa untuk selalu menyimpan nomor telpon trainernya agar bila kita mendapat kesulitan pada saat genting kita bisa mendapat bantuan secara cepat.
Phonebook yang ada di dalam telpon selular kita harus selalu di backup setiap bulan untuk menghindari kehilangan data bila terjadi suatu musibah, misalnya.
Secretary Handbook
Pada sebuah perusahaan yang dinamis dimana jumlah sekretaris cukup banyak dan sering dilakukan rotasi pekerjaan, maka sebuah Secretary Handbook yang diciptakan khusus untuk operasional perusahaan tersebut akan sangat penting. Buku ini berisi segala macam pedoman atau procedure yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris mulai dari awal masuknya hingga procedure-procedure yang berhubungan dengan divisi tertentu. Buku ini diciptakan oleh beberapa sekretaris dibantu oleh sekretary manager, untuk membantu operasional sekretaris berjalan sesuai standard yang baku bagi perusahaan tersebut.
Mulai dari cara menerima telpon, menyampaikan pesan, mengetik surat, memberi nomor surat, reservasi ruangan rapat, permohonan cuti online dan lain sebagainya. Termasuk yang cukup penting adalah secretary back up system. Setiap sekretaris harus mempunyai backup, agar pada saat cuti atau berhalangan hadir di kantor, maka si backup harus mengerjakan tugas-tugas sekretaris yang sedang absen. Ini harus diupdate setiap 6 bulan, agar seorang sekretaris bisa mempunyai backup yang berbeda setelah 6 bulan. Hal ini juga bisa digunakan sebagai informal training, yaitu pengayaan bagi backup agar pengetahuannya bertambah.
Secretary handbook ini sangat didukung oleh management, tetapi membutuhkan usaha yang konsisten agar isinya selalu update. Untuk masa sekarang handbook seperti ini sudah bisa dipasang di intranet kantor kita sehingga updatingnya bisa dilakukan dengan mudah. Seorang sekretaris eksekutif dengan dibantu oleh beberapa orang yang junior dapat melakukan maintenance terhadap site ini. Yang pasti, manfaatnya sangat besar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar