Proactive, Self Drive

Setelah boss ku yang pertama kembali ke New Zealand, aku ditugaskan membantu Presiden Direktur perusahaan tersebut. Sekretaris beliau adalah sekretaris eksekutif yang sangat senior dan berpengalaman, serta telah bekerja dengan bossnya selama bertahun-tahun. Jadi aku mendapatkan banyak informasi mengenai cara kerja beliau dari mantan sekretarisnya.

Tidak banyak penyesuaian yang diperlukan hanya ritme kerja dan prioritas kerja yang berubah. Aku juga harus menyesuaikan dengan kebiasaan boss baru tentang beberapa hal. Satu hal yang menonjol dari boss kedua-ku ini adalah beliau bekerja sangat terstruktur, logis, dan well prepared.

Agenda kerja beliau dalam 3 – 4 minggu kedepan sudah terisi dan sangat jarang ada yang berubah. Ini menandakan beliau sangat memegang janji, dan selalu on time.

Ada sebuah kejadian yang kemudian mengajarkan aku agar lebih proactive. Suatu hari kita menerima sebuah undangan untuk boss ku untuk menjadi pembicara pada sebuah seminar yang akan diadakan di Bangkok. Topiknya merupakan keahlian boss ku. Waktu surat tersebut keluar, ada disposisi: ”Tini, please comment”. Aku sempat bingung apa maksudnya. Lalu setelah berkonsultasi dengan seorang manager senior di kantor ku, dia mengatakan bahwa aku harus memberikan saran apakah boss ku sebaiknya memenuhi undangan itu atau tidak, disertai justifikasi yang lengkap. Kemudian aku memberikan komentar atau usulan bahwa bila Bapak menerima undangan itu maka eksposure perusahaan kita semakin bagus. Dan dari sisi jadwal, masih memungkinkan untuk melakukan perjalanan dinas ke Bangkok.

Aku sangat kaget, ternyata usulanku diterima dan aku diperintahkan untuk membalas surat undangan tersebut dan mengatur perjalanan dinas tersebut. Dalam hatiku, wah kok usulanku diterima oleh boss ku dan dilaksanakan. Selain kaget, juga nervous karena ini menyadarkan aku bahwa sekecil apapun tindakan kita ada pengaruhnya. Dan ini merupakan kepercayaan yang diberikan boss ku sehingga aku tidak boleh melakukan kesalahan dan harus selalu mempunyai pertimbangan yang matang.

Setelah peristiwa itu, aku secara berangsur-angsur lebih berani mengemukakan pendapat dan memberi usulan terhadap situasi atau kondisi yang sedang berkembang. Dan setelah beberapa lama dan kepercayaan terhadapku lebih kuat, diskusi dengan boss ku bisa terjadi.

Contoh lain yaitu, saat secara proactive aku menyarankan kepada boss ku untuk lebih sering membaur dengan karyawan operasional. Kebetulan pada saat itu kita melakukan employee gathering tahunan dan ada acara makan malam. Aku mengatakan pada boss ku bahwa ada baiknya Bapak menyisakan waktu untuk membaur ke meja-meja karyawan yang jarang Bapak temui. Siapa tahu ada masukan yang positive dan membawa keakraban diantara karyawan. Pada saat event aku melihat boss ku berjalan dan bicara kepada lebih banyak orang. Aku juga melihat beliau lebih gembira karena suasanya sangat informal bahkan ada karyawan yang berani bercanda dengan beliau. Hasilnya, komunikasi dua arah antara management dengan karyawan semakin terbuka dan kondusif.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dengan hati-hati untuk mengambil inisiatif tindakan. Yaitu kita harus tahu betul area mana saja yang bisa kita tangani segera tanpa harus mendapat perintah dari atasan kita. Setiap tindakan juga harus dikomunikasikan dengan seksama dengan atasan, untuk meyakinkan bahwa tindakan kita berkenan bagi beliau. Misalnya apakah kita dibolehkan untuk masuk ke area pribadinya. Sebagai contoh bila sahabatnya atau keluarganya ulang tahun atau merayakan sesuatu apakah kita diperbolehkan untuk secara proactive memesankan bunga atas nama boss kita kepada yang sedang merayakan ulang tahunnya. Apakah kita bisa memesankan restorant yang bagus dan indah untuk ulang tahun perkawinan boss kita, dan lain sebagainya. Bagaimanapun ada area privat yang biasanya seorang executive tidak mau diganggu gugat.

Apabila terjadi pergantian pimpinan, ini adalah masa yang sulit. Karena kita harus bersikap flexible dan supportive. Pada masa transisi, kita diharapkan untuk memberikan masukan, informasi dan memberikan rasa nyaman bagi pimpinan baru. Situasi ini bisa critical bila tidak ditangani dengan hati-hati. Pada dasarnya kita harus bertindak sebagai advisor bagi pimpinan baru agar kita juga mendapatkan kepercayaan dari beliau.

Banyak cara dan kesempatan untuk being proactive. Kenalilah boss anda dengan baik maka mudahlah bagi kita untuk melakukan pekerjaan kita dengan being proactive dan menciptakan suasana kerja yang kondusive dan produktif.