Kecocokan dengan Pimpinan (Chemistry)

Pada lingkungan kerja yang sangat eksklusif dimana seorang sekretaris eksekutif harus bekerja secara dekat sekali dengan pimpinannya, maka kecocokan karakter sangat berpengaruh kepada suksesnya pekerjaan kita.

Seorang sekretaris eksekutif dituntut untuk menyesuaikan diri dengan pimpinan yang dia bantu. Kita tidak bisa minta beliau yang menyesuaikan diri, jadi tidak ada pilihan, kita yang harus menyiasati agar kebiasaan-kebiasaan yang berbeda antara keduanya bisa diminimalkan.

Boss pertamaku sangat fleksible dan punya karakter membuat semua perkerjaan menjadi mudah dan praktis. Ini sangat membantu aku dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan.

Kecocokan ini sangat penting bagi sekretaris eksekutif dalam mengatur jadwal kerja atasan, menyusun prioritas korespondensi, menerima tamu yaitu mana yang kita pandang dia akan menerima dan mana yang bakal dia tolak. Demikian juga dalam menetukan hotel mana yang dia senangi dan mana yang tidak bila sedang mengatur perjalanan dinas.

Ada kemampuan yang sangat spesifik yang akan baik sekali bagi sekretaris apabila dia memilikinya. Yaitu kemampuan membaca pikiran boss. Misalnya ada tamu yang datang tanpa janji, kita sudah bisa pastikan misalnya beliau pasti tidak akan mau menerima. Atau misalnya ada undangan menjadi pembicara dalam sebuah seminar untuk atasan, maka kita sudah bisa langsung ambil kesimpulan bahwa topik mana yang akan menjadi prioritas beliau mana yang kurang menarik bagi beliau.

Untuk mendapatkan keseimbangan selera, cara berpikir, dan logika atasan, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, misalnya:

1. Cari tahu kebiasaannya dalam bekerja sehari-hari. Ada eksekutif yang produktif pada pagi hari, ada yang sangat produktif pada sore hari hingga malam. Sesuaikan dengan ritme kerja kita.
2. Apakah beliau orang yang tepat waktu atau seseorang yang harus sering diingatkan pada acara selanjutnya.
3. Siapa teman-teman dan sahabatnya, dan siapa orang-orang yang tidak disukainya.
4. Apa makanan kesukaannya, dan bagaimana dia ingin makan siang/malamnya dilakukan. Apakah kita perlu terlibat atau tidak.
5. Kenalkan diri anda dengan keluarganya, untuk meluweskan hubungan kerja.
6. Sampai dimana toleransi beliau mau diganggu untuk masalah urgent. Apakah setiap saat kita bisa mengganggu bila ada yang urgent ?
7. Apakah beliau seorang yang kasual atau resmi, ini penting untuk menyerasikan tingkat atau bobot komunikasi verbal dengan kita. Jangan sampai kita berbicara kelewat akrab pada seorang Bapak yang pembawaannya formal.
8. Cari tahu sejauh mana masalah pribadinya bisa kita tangani. Hal ini sangat perlu untuk menghindari salah paham dengan pihak keluarga atau pihak-pihak yang punya hubungan khusus dengan boss kita.
9. Baik juga untuk tahu apa hobbynya. Karena hobby ini sering kali akan dilaksanakan sambil melakukan perjalanan dinas misalnya, atau bisa mempengaruhi penjadwalan kerja yang bersangkutan.

Bila hal-hal tersebut bisa diketahui, niscaya masalah bisa dihindari. Yang penting kita bisa mencari keharmonisan dalam bekerja, karena bidang ini membutuhkan kecocokan kedua belah pihak. Bagaimanapun, kita perlu mempunyai jiwa meladeni, lebih baik lagi bila bisa dilakukan dengan luwes.