Empowerment

Pemberdayaan merupakan suatu konsep yang diadopsi dari kata “empowerment” . Menurut Webster dan Oxford English Dictionary (Priyono dan Pranarka, 1996) kata empowerment atau empower mengandung dua pengertian yaitu; pertama to give power or authority to, kedua to give ability or enable . Jadi dapat dipahami pengertian pertama sebagai memberi kekuasaan, mengalihkan kekuatan atau mendelegasikan otoritas ke pihak lain. Sedangkan pada pengertian kedua dipahami sebagai upaya untuk memberikan kemampuan atau keberdayaan.

Dalam konteks kerja seorang sekretaris eksekutif, empowerment mengandung arti bahwa aku bisa mengambil keputusan atau tindakan tertentu sepanjang risiko dari tindakan itu terukur, dan dalam kerangka yang aman untuk dilakukan.

Pada suatu hari saat pimpinanku sedang pergi keluar kota, aku menerima surat urgent dari perusahaan pelanggan yang menyampaikan keluhan. Menurut prosedur surat semacam itu harus dijawab dalam waktu 24 jam. Tetapi pimpinan ku sedang keluar kota, jadi bagaimana. Aku kemudian menulis surat yang garis besarnya menyampaikan bahwa kami sangat menyesali kejadian yang tidak menyenangkan ini, dan masalah tersebut akan kami tangani segera. Oleh karena Bapak Pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas keluar negeri, maka surat Bapak akan kami sampaikan kepada penanggung jawab masalah dimaksud. Masalah ini juga akan kami sampaikan kepada Pimpinan kami yang akan membalas surat Bapak secara resmi secepatnya beliau kembali, yaitu pada tanggal sekian.

Surat aku tanda tangani, dan aku kirim. Copy surat aku kirim ke pimpinanku yang sedang diluar kota, copy yang lain aku sampaikan kepada pimpinan divisi Customer Service untuk segera diambil tindakan. Dalam waktu kurang dari 48 jam masalah sudah selesai di tangani. Waktu pimpinan ku kembali, beliau memanggil dan menceritakan, bahwa beliau sempat menelpon pelanggan yang complaint itu dan minta maaf. Lalu Pak Pelanggan juga mengucapkan terima kasih untuk response yang sangat cepat. Surat dari aku sebagai sekretaris eksekutif dipandang sebagai pemberdayaan staff yang sudah berjalan dengan baik dan terukur di kantor kami. Aku sangat senang dengan masukan itu, dan cerita ini sering aku tularkan kepada sekretaris lain agar mereka tidak takut mengambil tindakan nyata pada saat urgent selama segala kemungkinan dipikirkan dengan matang.

Banyaknya hal yang bisa kita lakukan secara mandiri tergantung policy perusahaan dan kesepakatan dengan pimpinan. Dibutuhkan pengalaman, daya analisis yang kuat untuk menentukan tindakan yang diperlukan pada saat kritis. Kalau masih ragu sebaiknya bertanya kepada yang lebih senior atau acting eksekutif tentang langkah yang harus diambil.

Contoh lain adalah pada waktu ada memo dari Kantor Pusat Regional di Hongkong, yang mengatakan sebuah program regional yang akan dilaksanakan di Bali memerlukan seorang country coordinator untuk membantu team yang terdiri dari berbagai bangsa. Aku tertarik dengan mega proyek ini oleh karena itu aku memberanikan diri untuk bicara dengan pimpinan. ”Pak saya melihat ada kesempatan untuk menjadi country coordinator untuk event di Bali yang berskala Asia Pacific. Pak, bolehkan saya mengambil job itu ?” demikian kataku suatu pagi. Boss ku agak kaget, dan dia bertanya sampai dua kali, ”Are you sure? Ini tugas berat lho, karena peserta dari event ini berjumlah lebih dari 1000 orang dan ini pekerjaan besar. Lagian pekerjaan kamu yang sehari-hari tetap harus dikerjakan.”. Aku dengan yakin menyahut: ” Pak ini adalah kesempatan baik untuk mendapat ekspose international, lebih dari itu Pak, saya bisa mengajak beberapa sekretaris untuk bergabung nanti pada saatnya. Kan bisa menjadi semacam pengalaman buat mereka.” Boss ku agak terhenyak, lalu berpikir sejenak. Lalu akhirnya dia mengatakan: “ Ok, let’s do it”.

Itu kemudian menjadi event yang sangat dikenang oleh semua sekretaris di perusahaan ku karena aku kemudian mengajak semua sekretaris bekerja di Bali selama 1 minggu lebih. Dan yang paling penting adalah pengalaman. Salah satu nilai tambah yang bisa diberikan sekretaris eksekutif adalah menciptakan sarana untuk sekretaris yang lebih junior untuk berkembang dengan mendapat pengalaman baru. Selain itu, bila kita sebagai sekretaris eksekutif memperlihatkan keyakinan dan kemauan, maka biasanya boss kita dan perusahaan akan mendukung sepenuhnya.

Sebagai catatan, pada masa itu seluruh karyawan mendapatkan pendidikan Leadership dan Seven Habit of Highly Effective People. Aku rasa tentu ada pengaruhnya terhadap kinerja karyawan secara keseluruhan. Karena dengan bekal ini sikap empowered bisa tumbuh dan berkembang.