Leadership is about taking the initiative

During one of my discussions with the young restaurant steward supervisor, he asked one question on how to motivate staff that are feeling demotivated.  I asked him to further explain the situation in order to answer his question.  Rudy, the person I am talking about, happens to be a supervisor in the Irish Restaurant.  That day, his manager was involved in a heated argument with the owner of the restaurant.  As the situation escalated, the lady owner unfortunately said something terribly hurtful for the manager.  Spontaneously the manager declared that she will quit, as she could not accept the treatment which, according to her, hurt her pride as a professional.

After the incident, the entire staff, all of which had heard about the resignation of the Manager that they love to work with began to feel demotivated and some even expressed their desire to resign as well.  Rudy – as being the person in the middle – does not want this to happen, because they have built a strong teamwork and are always able to resolve problem together.  Rudy wants to do something to make the team solid again, but how?

I explored further the background of working relationship between the staff members and the owner, and it was found that there are some practices that are not favorable for the staff, but since there is no  regular meeting to discuss these matters, or company SOP, then the aspirations from the staff cannot be conveyed to the owner.

In order to address Rudy’s predicament, I first asked Rudy to tell  the team to understand that in every company there is always one person that behaves unusual.  So where ever we go, we will possibly face the same situation.  Secondly, it is important that they understand that the teamwork that they have built for almost a year will vanish in vain, so Rudy need to ask them to be patient because he will try to talk to the owner.  Fortunately, Rudy managed to obtain the opportunity to discuss how the staff feels about certain issues openly but in a polite manner and the owner finally listened to what need to be done.  He then called everyone, and conducted a general meeting where all of the staff members can express what they think about the current operations of the restaurant, and take note.  The meeting happened twice, and most staff was given the chance to speak. 

The owner also conducted a personal meeting with the restaurant manager, and after some long discussions, the manager decided to stay and not resign.  The owner also changed her behavior and the way she approaches the staffs, so the working atmosphere is now very conducive.  At the end, everybody is happy, some improvement in the working process has been made,  and this was made possible because Rudy took the initiative to bridge the communication.

I told Rudy that it is very good that he took the initiative to speak directly with the owner in this critical situation, because when a group of people are not comfortable with the working condition, the productivity will be impacted, and so thus affect the profit negatively.

Kutu Loncat

Judul diatas mempunyai  arti seorang karyawan yang sering berpindah pekerjaan, kadang beberapa bulan atau setahun sudah pindah ke perusahaan lain untuk alasan apapun.  Tergantung dari karakter orang tersebut dan apa yang menjadi latar belakang atau visi dia bekerja itu apa, hal inilah yang akan membuat seseorang itu dapat beradaptasi dengan lingkungan, membuat rencana karir dengan menimba ilmu di perusahaan tempatnya bekerja.

Dilain pihak, bagi perusahaan – penting untuk memberikan job desk yang jelas kepada setiap karyawan baru dan melakukan evaluasi kinerja pada setiap 6 bulan atau 1 tahun.  Sehingga karyawan merasa jelas apa yang diharapkan dari dirinya dan apa yang belum tercapai dalam kurun waktu tertentu.

Penting juga untuk memberikan arah usaha perusahaan akan kemana.  Apa yang menjadi target perusahaan dalam waktu dekat dan 5 tahunan, sehinggga karyawan tahu apa peran dia untuk mencapai target tersebut dan termotivasi untuk bekerja lebih baik.  Jadi bila ada karyawan yang keluar hanya setelah beberapa bulan bekerja, jangan langsung menyalahkan karyawan saja, tetapi ini adalah saat dimana pemilik perusahaan menganalisa hal2 apa yang belum dilaksanakan.   Karena karyawan bekerja bukan hanya untuk mencari uang misalnya, tapi orang mencari karir, pengetahuan, networks, gengsi, atau sense of achievement.

Bagi karyawan, kalau pindah2 perushaaan hanya pada posisi yang sama, untuk apa dilakukan.  Setiap pindah perusahaan seyogyanya merupakan peningkatan dari posisi sebelumnya, sehingga worth trying.   Oleh sebab itu kalau anda seorang Kutu Loncat, coba pertimbangkan sebelum loncatan anda menjadi hal yang kurang membawa arti bagi karir anda kedepannya.

Pasar sudah Jenuh

Sudah beberapa tahun terakhir kalangan perusahaan IT sering sekali melakukan pendekatan kepada pelanggan dengan cara seminar, pameran, yang kemudian membuat profesional IT jenuh.  Database perusahaan di seputar Jabodetabek sudah jenuh setiap bulan menerima undangan dari principal IT yang bisa mencapai lebih dari 10 udangan per bulannya.  Dari segi mereka, tentu sangat tidak masuk akal setiap minggu ada staff IT keluar kantor tidak bekerja untuk hadir di seminar.  Bagaimana harus minta izin ke atasan atau bagaimana bisa sering2 keluar kantor seharian?

Pada beberapa kesempatan saat team kami menelpon pelanggan untuk RSVP undangan dari salah satu client, banyak yang mengeluh karena terlalu sering diundang, atau baru saja menghadiri acara serupa minggu sebelumnya.  Pada kasus-kasus seperti ini biasanya mereka langsung menolak untuk mendaftar.  Dilain pihak penyelenggara berusaha keras untuk memenuhi target registrasi dan kehadiran dengan berbagai cara.  Tapi coba lihat dan analisa profil mereka yang hadir apakah mengalami perbaikan.  Perlu juga di analisa apakah pendekatan ini masih bisa dilanjutkan dan menghasilkan sesuatu yang diharapkan?  Boleh jadi kualitas peserta seminar jadi merosot, atau pesan tidak sepenuhnya diserap oleh kelompok yang diharapkan.

Dari pengalaman, pada suatu hari seorang pelanggan memberikan waktu untuk memberikan input: “kami sudah menghadiri event yang besar minggu lalu, kan secara internal kami harus mengkaji bagaimana solusi yang kami serap di seminar itu bisa bermanfaat bagi perusahaan kami.  Ini butuh waktu, dan proses.” Beliau seakan-akan ingin mengatakan bagaimana pekerjaan bisa selesai kalau harus menghadiri seminar terus menerus. 

Dalam kondisi pasar yang jenuh dengan banyaknya seminar IT yang diselenggarakan, pelanggan akan semakin selektif untuk memilih dimana dia akan hadir.  Lalu bagaimana solusinya?

Sudah saatnya para principal IT menggunakan pendekatan atau channel yang berbeda.  Misalnya menciptakan paket solusi dengan diskon menarik yang disebar luaskan melalui social media atau online advertising, mengingat sekarang hampir semua IT professional bekerja dengan perangkat bergerak.  Hal lain yang bisa juga digunakan adalah tele survey tentang kebutuhan solusi IT dalam 6 – 12 bulan mendatang.  Upaya ini bisa menghasilkan cerug pasar bagi principal tersebut dan bisa di tindak lanjuti seuai dengan kebutuhan.  Yang juga sedang in, adalah interaktif website dengan fasilitas online chatting untuk melayani pertanyaan2 dari pelanggan seputar produk dan solusi yang mereka butuhkan. 

Dukungan layanan dengan tersedianya fasilitas HotLine yang bisa dijangkau pelanggan setiap waktu untuk mendapatkan bantuan, solusi teknis, dan informasi2 praktis yang pada intinya meningkatkan kepuasan pelanggan, merupakan salah satu factor penting bagi terciptanya sebuah leads.  Tentu saja fasilitas hotline dan online chatting harus didukung oleh para teknisi dengan tingkat kompetensi yang tinggi untuk menangani semua produk.

Online Registration ?

Beberapa waktu lalu saya berkesempatan menjadi salah satu team member dari sebuah event akbar dari sebuah perusahaan multinasional dibidang teknologi informasi.  Kali ini saya ingin membahas dari segi registrasi peserta.

Peserta diminta melakukan registrasi secara online.  Data registrasi peserta kemudian harus ditelpon untuk mengingatkan tentang pendaftarannya dan apakah yang bersangkutan akan hadir di acara tersebut.  Dari pengalaman ini, kami melihat data orang yang mendaftar sangat banyak, hampir 160% diatas target kehadiran.  Tetapi kalau dilihat dari kebenaran informasi yang mereka berikan saat registrasi, banyak yang menggunakan nama perusahaan fiktif, atau ada nama perusahaan tersebut tapi yang bersangkutan tidak pernah bekerja disana.  Target profile peserta tidak sepenuhnya bisa persis sama dengan harapan.  Bahkan mahasiswa dan pelajar juga ikut mendaftar, walaupun sudah dikatakan bahwa acara ini untuk pelaku bisnis dan bekerja di bidang IT. 

Di Indonesia masih banyak kita temui orang yang mendaftar ke free seminar bukan karena ingin mendapatkan manfaat bisnis, tetapi hanya iseng dan mencari sovenier seminar sebanyak2nya (event go-er).  Kelompok ini sangat dihindari kalau kita mau seminar kita mencapai sasarannya.  Selain itu ada juga kelompok pelajar dan mahasiswa yang ingin menghadiri seminar selain mungkin ingin menimba ilmu tapi juga mengharapkan mendapat door prizes yang sangat menarik.  Kelompok ini juga bisa memalsukan kartu nama dengan nama perusahaan dan nomor telon fiktif.

Kondisi demikian mengharuskan kita membersihkan dahulu database registrasi dari kedua kelompok yang tidak diinginkan hadir.  Sesudah itu kita harus menelpon mereka menyampaikan bahwa registrasi mereka dengan menyesal ditolak. 

Pertanyaannya – bagaimana yang lebih baik, mengirim undangan secara selektif berdasarkan database yang sudah di validasi, atau ngeblast undangan sebanyak2nya dan mengharap peserta mendaftar lewat web.

Mari kita bandingkan, pada kesempatan sebelumnya kami juga melaksanakan acara untuk target peserta yang cukup banyak, tapi yang diundang jelas hanya mereka yang sudah masuk kedalam database tervalidasi.  Setelah undangan dikirim, peserta di telpon satu persatu dan diterangkan tujuan acara apa, profile pembicara, target peserta dan informasi lain yang meyakinkan calon peserta untuk datang.  Dengan cara ini peserta yang mendaftar jelas punya kepentingan yang bisa dipenuhi setelah dia menghadiri acara dimaksud.  Misalnya kebetulan pelanggan ini butuh solusi yang akan dipresentasikan, jadi bisa sekalian melakukan dialog dengan pemilik solusi tersebut.  Dengan begitu jumlah peserta yang tidak ada hubungan dengan materi bahasan bisa ditekan, dan para pengumpul sovenier juga cukup sedikit.

Kemajuan teknologi event management application software memang membantu menangani registrasi yang masif, tetapi kondisi di Indonesia mengharuskan kita melakukan langkah2 pembersihan untuk meyakinkan bahwa target peserta memenuhi permintaan client kita.