Online Registration ?

Beberapa waktu lalu saya berkesempatan menjadi salah satu team member dari sebuah event akbar dari sebuah perusahaan multinasional dibidang teknologi informasi.  Kali ini saya ingin membahas dari segi registrasi peserta.

Peserta diminta melakukan registrasi secara online.  Data registrasi peserta kemudian harus ditelpon untuk mengingatkan tentang pendaftarannya dan apakah yang bersangkutan akan hadir di acara tersebut.  Dari pengalaman ini, kami melihat data orang yang mendaftar sangat banyak, hampir 160% diatas target kehadiran.  Tetapi kalau dilihat dari kebenaran informasi yang mereka berikan saat registrasi, banyak yang menggunakan nama perusahaan fiktif, atau ada nama perusahaan tersebut tapi yang bersangkutan tidak pernah bekerja disana.  Target profile peserta tidak sepenuhnya bisa persis sama dengan harapan.  Bahkan mahasiswa dan pelajar juga ikut mendaftar, walaupun sudah dikatakan bahwa acara ini untuk pelaku bisnis dan bekerja di bidang IT. 

Di Indonesia masih banyak kita temui orang yang mendaftar ke free seminar bukan karena ingin mendapatkan manfaat bisnis, tetapi hanya iseng dan mencari sovenier seminar sebanyak2nya (event go-er).  Kelompok ini sangat dihindari kalau kita mau seminar kita mencapai sasarannya.  Selain itu ada juga kelompok pelajar dan mahasiswa yang ingin menghadiri seminar selain mungkin ingin menimba ilmu tapi juga mengharapkan mendapat door prizes yang sangat menarik.  Kelompok ini juga bisa memalsukan kartu nama dengan nama perusahaan dan nomor telon fiktif.

Kondisi demikian mengharuskan kita membersihkan dahulu database registrasi dari kedua kelompok yang tidak diinginkan hadir.  Sesudah itu kita harus menelpon mereka menyampaikan bahwa registrasi mereka dengan menyesal ditolak. 

Pertanyaannya – bagaimana yang lebih baik, mengirim undangan secara selektif berdasarkan database yang sudah di validasi, atau ngeblast undangan sebanyak2nya dan mengharap peserta mendaftar lewat web.

Mari kita bandingkan, pada kesempatan sebelumnya kami juga melaksanakan acara untuk target peserta yang cukup banyak, tapi yang diundang jelas hanya mereka yang sudah masuk kedalam database tervalidasi.  Setelah undangan dikirim, peserta di telpon satu persatu dan diterangkan tujuan acara apa, profile pembicara, target peserta dan informasi lain yang meyakinkan calon peserta untuk datang.  Dengan cara ini peserta yang mendaftar jelas punya kepentingan yang bisa dipenuhi setelah dia menghadiri acara dimaksud.  Misalnya kebetulan pelanggan ini butuh solusi yang akan dipresentasikan, jadi bisa sekalian melakukan dialog dengan pemilik solusi tersebut.  Dengan begitu jumlah peserta yang tidak ada hubungan dengan materi bahasan bisa ditekan, dan para pengumpul sovenier juga cukup sedikit.

Kemajuan teknologi event management application software memang membantu menangani registrasi yang masif, tetapi kondisi di Indonesia mengharuskan kita melakukan langkah2 pembersihan untuk meyakinkan bahwa target peserta memenuhi permintaan client kita.