Transformasi Peran Staff menjadi Pemimpin

Seorang profesional muda sempat berdiskusi dengan saya, dia diterima bekerja di sebuah perusahaan multinasional dan mendapat jabatan ‘senior staff’.  Pada level ini dia diharapkan untuk berfungsi sebagai leader dan mendapat tanggung jawab yang sangat berbeda dengan waktu dia masih staff biasa.

Hal yang pertama dialaminya adalah – dia harus mengambil keputusan sendiri, mengkoordinasikan pekerjaan dengan team, dan mendapat tugas secara horizontal maupun vertical.  Paradigma sebagai staff dimana ada manager yang membagi tugas, dan mereview hasil kerja pada waktu tertentu sudah beralih ke leadership yang harus dijalankan tanpa adanya atasan yang memberi instruksi setiap saat. 

Pada posisi ini sudah tidak bisa mengharapkan ada atasan yang membela dia apabila terjadi slack dengan divisi lain.  Tidak ada yang memberi semangat untuk bekerja lebih baik, you are on your own.  Dan tantangannya juga lebih banyak, misalnya rencana kerja kita tidak serta merta disetujui banyak pihak, pasti ada kritik dan kadang hal itu harus dijawab dengan bijaksana.

Adaptasi ini terasa cukup berat bagi rekan saya ini, dan membutuhkan beberapa kiat2.  Sebagai senior dia harus bekerja dalam skala besar dan oleh sebab itu dia harus memiliki kemampuan:

·         Koordinasi

·         Berorientasi hasil akhir

·         Cepat mengambil keputusan dalam waktu yang tepat

·         Memberikan guidance kepada team member

·         Mampu memberikan big picture kepada team

·         Kepada atasan sifatnya berkonsultasi

·         Percaya diri

·         Empowered & mempunyai Real-time mind set

·         Berani mengambil risiko dan mampu mengkalkulasi risiko yang diambil

·         Bekerja secara cross function

·         Kemampuan komunikasi yang baik dengan team member maupun dengan executive

·         Kemampuan mengelola sumber daya manusia

Masa transisi bisa panjang bisa cepat, tergantung kemampuan individu tersebut beradaptasi dan motivasi dia bekerja.  Bekerja sebagai senior staff bukannya tidak boleh bertanya, tetapi bisa melakukan afirmasi dengan rekan sesama senior untuk mendapatkan penguatan wawasan dalam pengambilan keputusan.

Kenaikan pangkat memang diharapkan semua orang, tetapi ada baiknya mempersiapkan diri secara mental (mentalitas tidak mudah menyerah) dan pengetahuan tentang struktur organisasi dan alur komunikasi, agar transisi ini berjalan dengan mulus.

Real-Time Attitude

Saya sedang membaca buku yang cukup menarik yaitu “Real Time Marketing & PR” by David Meerman Scott. Ada hal yang sangat menarik perhatian saya dan ingin segera berbagi dengan pembaca blog ini yaitu bab mengenai “Real Time Attitude”.

Real Time Attitude adalah sikap dan cara berpikir yang berfokus kepada pentingnya  kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

Dalam sebuah perusahaan besar, kerap kali kualitas personal seperti kepatuhan terhadap rencana jangka panjang, ketelitian dan konsistensi dianggap hal penting dalam menjalankan rencana perusahaan; dibandingkan dengan tindakan individu yang sifatnya mempercepat proses seperti misalnya imaginasi, kreativitas, inisiatif dan improvisasi.  Perusahaan besar memang di desain untuk bergerak sesuai dengan rencana dan diukur tingkat suksesnya berdasarkan tolok ukur yang lugas.

Dari sisi marketing, minat pelanggan bisa dibeli dengan pemasangan iklan di media massa, walaupun demikian pelanggan masa kini bisa saja mengatur kecepatan mereka sendiri karena pengaruh kecepatan perubahan konten pada mass media.  Misalnya dengan menggunakan peralatan mobile, mereka bisa beraktivitas dan melakukan berbagai transaksi secara real time. Inisiatif mereka semakin tidak bisa di prediksi, karena mereka juga berimprovisasi melalui jalur-jalur yang berkecepatan tinggi.

BUSINESS AS USUAL

Dengan perkembangan ini perusahaan besar harus melakukan usaha yang besar pula untuk mengadopsi mind set berdasarkan keinginan pelanggan yang real-time.  Karena real-time mind set ini tidak bisa dipelajari di perguruan tinggi dan tidak ada dalam agenda perusahaan, maka banyak orang mengatakan bahwa cara berpikir ini sangat berisiko dan gegabah.  Oleh sebab itu secara umum perusahaan besar tetap memilih cara-cara yang hati-hati dibandingkan harus bergerak cepat dan gesit.  Dalam proses itulah banyak waktu terbuang untuk melakukan checking, mendapatkan persetujuan, riset, serta meminta pendapat para ahli.Pada saat akhirnya keputusan diambil, seringkali sudah terlambat.

Beberapa karakteristik yang kerap kita jumpai dalam dunia korporasi, yaitu:

·         Menunggu, untuk memastikan

·         Bekerja berdasarkan checklist yang telah dibuat lima tahun yang lalu bersama bisnis plan.

·         Mengukur hasil bisnis setiap kuartal

·         Mengorganisasikan kampanye marketing dan komunikasi yang sudah berjalan berbulan-bulan.

·         Harus mendapatkan persetujuan dari Manager.

·         Melaksanakan keputusan berdasarkan input dari staff anda.

·         Mengikut sertakan para ahli, agency dan penasehat hukum.

·         Melaksanakan riset yang ekstensif

·         Mengevaluasi semua alternative.

·         Inginnya sempurna sebelum diumumkan ke public.

·         Merespon kepada pelanggan saat kita bisa.

·         Menghubungi media, analis dan komentator hanya pada saat yang nyaman bagi perusahaan.

      

      Semua itu tidak sepenuhnya salah.  Tentu saja riset, planning dan kerjasama antara tim adalah unsur2 yang sangat penting.  Masalahnya adalah kecepatan dan ketepatan seringkali dikorbankan demi sebuah “proses”.  Untuk menanggulangi hal itu anda perlu mengadopsi mind set real-time secara sadar dan proaktif.

      

      THE REAL TIME MIND SET

      

      Real time mind set mengatur ulang pentingnya kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

      

      Mengembangkan real time mindset bukanlah sebuah keharusan, dan bukan juga anda harus meninggalkan proses bisnis yang sekarang,  karena fokus dan kolaborasi juga penting.

      Cara yang cerdas adalah menjalankan kedua pendekatan, yaitu dengan menjalankan keseluruhan spectrum tetapi dengan kegesitan.  Dapat mengenali kapan anda harus mengesampingkan prosedur, dan mengembangkan kemampuan untuk merespon dengan cepat.

      

      Keuntungan kompetitif yang kuat akan mengalir ke organisasi dengan orang-orang yang memahami kekuatan informasi real-time.

      Mengembangkan kapasitas tersebut membutuhkan usaha yang mendukung; seperti mendorong karyawan untuk mengambil inisiatif, memuji mereka yang sukses pergi keluar dengan cepat dan mendapat hasil, serta mendorong kembali mereka yang gagal.  Semua itu tidak ada yang mudah.

Ciri-ciri Real time business antara lain sebagai berikut:

·         Bertindak sebelum kesempatan hilang.

·         Merubah rencana sesuai dengan perkembangan pasar.

·         Mengukur hasil hari ini.

·         Melaksanakan berdasarkan apa yang terjadi sekarang.

·         Melaksanakan strategi dan taktik berdasarkan “breaking news”.

·         Memberikan empowerment kepada karyawan anda untuk bertindak.

·         Bertindak pada saat yang tepat.

·         Mendorong karyawan untuk membuat keputusan bijak dengan cepat, tanpa disuruh.

·         Dengan cepat mengevaluasi alternatifnya dan pilih tindakan yang tepat.

·         Dalam pengembangan produk dan jasa, cepat selesaikan dan keluarkan dengan cepat, tidak ada hal yang sepenuhnya sempurna.

·         Merespon pada pelanggan pada waktu yang mereka kehendaki.

·         Segera hubungi media saat mereka membutuhkan input anda.

NO MORE BUSINESS AS USUAL

Prosesnya dimulai dengan pengertian bahwa metode konvensional dapat menjadi penghambat fungsi bisnis – terutama pada bidang public relation – dimana dunia komunikasi adalah dunia yang instan.

Pendekatan konvensional mendukung kampanye yang membutuhkan orang bekerja sampai berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk mencapai targetnya.  Agencies harus di kontak dan dimintai pendapat, alur informasi harus dibuat.  Ruang iklan harus dibeli, ruang meeting dan kopi/snaks harus disiapkan untuk rapat2 panjang.

Pada saat planning, Marketing dan PR Teams biasanya melihat kebelakang.  Apa yang kita lakukan lima atau enam kuartal yang lalu?  Apa yang terjadi pada trade show tahun lalu? Saat melakukan itu mereka melupakan apa yang sedang terjadi saat ini.

Cara ini adalah cara yang aman dalam bekerja, karena mengikuti plan dan prosesnya.  Hanya melakukan apa yang diharapkan dan tidak usah ada risiko dan masalah.  Sedangkan kebalikannya, merespon sesuatu secara real time membuat perasaan tidak nyaman dan membutuhkan pemikiran yang cepat dan pengambilan risiko.

Jadi mengapa kita harus berubah?

·         Karena kini masalah berubah sangat cepat dibandingkan kampanye secara conventional yang biasa kita lakukanl

·         Karena bila anda lambat, competitor yang berorientasi real time akan merebut kesempatan besar dari depan mata anda sebelum anda menyadarinya.

·         Karena perusahaan anda akan terlihat  tidak menguasai masalah saat krisis terjadi dan anda tidak bisa berkata apa2 selama satu jam.

·         Karena satu orang customer yang punya gitar rusak tapi tidak dihiraukan oleh staff anda – bisa mengguncang dunia dengan kekecewaannya.

Perubahan mind set kearah real time mind set harus dilakukan dari top management hingga level staff yang paling bawah.  Pelatihan dan pengertian tentang empowerment dan pentingnya bagi bisnis.  Para manager sangat penting untuk dari waktu ke waktu memberikan percontohan dalam real time mind set.  Apabila semua lini sudah bisa melakukannya maka citra perusahaan akan bersinar dan mendongkrak kepuasan pelanggan secara bersamaan.