What it takes to be an executive secretary

Profesi sekretaris adalah profesi yang penting dan berkembang dengan pesat sesuai dengan perkembangan kemajuan industri. Sekolah pendidikan sekretaris dan para penyedia kursus singkat sekretaris senantiasa memperbarui bahan pembelajaran bagi sekretaris agar senantiasa sesuai dengan pesatnya kemajuan dunia bisnis.

Ada keahlian yang baku yang harus dimiliki seorang sekretaris. Keahlian dasar seperti mengetik surat, menerima telpon, melaksanakan administrasi sederhana, dan lain sebagainya memang wajib dimilikinya. Tetapi dengan beranjaknya seorang sekretaris menapak profesi ini, maka dituntut lebih banyak pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas. Misalnya untuk mencapai tingkat sekretaris eksekutif, maka seorang sekretaris tidak cukup hanya mempunyai keahlian dasar kesekretarisan. Tetapi banyak hal yang perlu dipelajari sehingga perusahaan dan eksekutifnya yakin bahwa pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris eksekutif bisa berjalan dengan baik. Lebih dari itu, fungsi jabatan tersebut mestinya bisa menciptakan suasana yang kondusif bagi seorang pimpinan dalam bekerja.

Berangkat dari pengalaman pribadi sebagai sekretaris eksekutif selama kurang lebih 7 tahun di PT. IBM Indonesia, dan telah membantu 4 periode pimpinan puncak perusahaan ini yaitu antara tahun 1990 – 1997, maka saya ingin berbagi pengalaman nyata tentang hal-hal yang patut dimiliki oleh seorang sekretaris eksekutif, selain dari keahlian dasar sekretaris yang wajib dikuasai.

Tentu saja semua yang dipaparkan disini adalah berbasis operasi sebuah perusahaan multi nasional, sehingga apabila pembaca bekerja di perusahaan nasional atau perusahaan pribadi misalnya, mungkin harus dilakukan beberapa penyesuaian. Tetapi saya merasa bahwa buku ini tetap bisa dijadikan inspirasi bagaimana kita sebagai sekretaris eksekutif harus bersikap, berpikir, bertindak, menganalisa, mengambil keputusan serta menambah wawasan dalam pekerjaan sehari-hari agar senantiasa mempunyai nilai tambah bagi pimpinan dan perusahaan.

Selain dari keahlian praktis, ada beberapa sikap dan perilaku yang saya tuangkan dalam buku ini yang mudah-mudahan bisa dijadikan ide apabila pembaca menghadapi situasi serupa.

Agar topik bahasan masih mempunyai relevansinya dengan peran sekretaris eksekutif masa sekarang, sengaja saya tidak mengemukakan tentang masalah-masalah dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Tetapi saya mencoba memberikan topik bahasan yang tidak akan basi dengan berjalannya waktu, karena sifatnya melekat pada pribadi seorang sekretaris eksekutif.

Peran sekretaris masa kini akan lebih banyak ditambah dengan tuntutan agar sekretaris cepat beradaptasi dengan kemajuan teknologi perkantoran, kemampuan bahasa asing lebih dari satu, kemampuan penggunaan berbagai office system yang membantu pengerjaan dokumen atau file. Pengetahuan tentang modern record management juga penting untuk dimiliki karena kita sudah menapaki dunia digital office.

Buku ini juga saya tulis dengan niat agar para sekretaris yang sedang bekerja maupun yang masih duduk di akademi sekretaris dapat menggunakan buku ini sebagai inspirasi dan refernsi bilamana ingin mencapai jenjang sebagai sekretaris eksekutif.

Mungkin jalur yang dilalui oleh masing-masing sekretaris tidak sama, juga situasi dan kondisi kantor berbeda. Selain situasi dan prosedur kantor, sifat pimpinan juga mempengaruhi apakah seorang sekretaris eksekutif akan diberi wewenang lebih dari seorang yang membantu pimpinan. Memang banyak faktor yang mempengaruhi baik buruknya kinerja seorang sekretaris eksekutif, tetapi dengan semangat kerja yang baik, perilaku yang positif, saya yakin setiap sekretaris bisa mencapai lebih dari sekedar pembantu pimpinan.

Oleh sebab itu saya ingin sampaikan disini bahwa semua capaian yang saya kemukakan dalam buku ini tidaklah bisa terwujud bila tidak ada dukungan dari pimpinan saya sewaktu saya menjabat sebagai sekretaris eksekutif, serta para sekretaris manager yang membantu saya dan rekan-rekan sekretaris pada waktu itu. Iklim bekerja di perusahaan juga memungkinkan seseorang untuk berkreasi dan berinovasi.

Tidak lupa saya mengucapkan terima kasih kepada para mantan pimpinan saya yaitu Mr. Gowan Pickering, Bapak I G.M. Mantera, Bapak Y.W. Junardy dan Bapak Hari Sulistyono yang pernah menjabat Presiden Direktur PT. IBM Indonesia, yang telah memberikan semua bimbingan dan kepercayaan untuk menciptakan kinerja saya yang positif.

Jakarta, Februari 2008

Ariantini Yatim