Karir sekretaris adalah karir yang jenjangnya terbilang pendek. Seorang sekretaris yang berpengalaman hanya bisa mencapai posisi Executive Secretary dan kemudian stop. Oleh karena itu perlu dipikirkan bagaimana mengembangkan sumber daya ini agar kelompok ini dapat berkembang dan kemudian hari bisa menjadi sumber daya yang handal.
Ada beberapa pendekatan yang dilakukan perusahaan2 besar, yaitu misalnya memberikan proyek-proyek di tingkat korporat untuk dikerjakan oleh kelompok sekretaris. Contoh proyek, misalnya Acara Rapat Tahunan karyawan. Mereka bisa berperan sebagai event organizer. Ajang ini juga bisa digunakan sebagai latihan kepemimpinan.
Cara lain yaitu bisa dengan system rotasi unit kerja. Dengan demikian setiap sekretaris mendapatkan pengalaman yang berbeda. Disamping itu juga bisa diberikan training yang mendukung bidang kerjanya misalnya, writing skill, presentation skill, negotiation skill, leadership & empowerment, dan lain sebagainya.
Selain tugas sehari-hari, pada beberapa perusahaan, seorang sekretaris eksekutif juga diharapkan untuk mengkoordinasikan pekerjaan sekretaris yang lebih junior dan merencanakan pendidikan untuk mengembangkan keahlian mereka.
Tugas atau fungsi ini bisa dilakukan sebagai kerja kelompok sekretaris atau bekerja sama dengan divisi Human Capital selaku divisi yang mengawasi kegiatan pendidikan dibanyak perusahaan.
Tugas ini tidak bisa sering dilakukan karena pekerjaan sekretaris eksekutif yang sangat sibuk, tetapi kalau bisa dijadwalkan setahun 2 kali sudah bagus. Hal ini juga akan menjadi nilai tambah bagi seorang sekretaris eksekutif.
Pertama-tama kita harus melakukan survey kira-kira program pengembangan seperti apa yang dibutuhkan. Hal ini bisa dilakukan dengan mudah misalnya dengan melakukan rapat dengan semua sekretaris apa yang menjadi keinginan mereka. Setelah itu secara random bisa ditanyakan kepada para boss kira-kira pendidikan apa yang diingingkan. Dari sini bisa disimpulkan apa yang dibutuhkan.
Perlu dicatat bahwa program pengembangan tidak selalu harus berupa formal training. Tetapi bisa juga berupa kesempatan untuk langsung terjun dalam sebuah proyek sebagai committee.
Pengalamanku waktu ditunjuk sebagai Country Coordinator Recognition Event untuk Asia Pacific di Bali, seperti yang aku ceritakan dalam chapter ”empowerment”, itu menjadi training ground bagi seluruh sekretaris dalam banyak hal. Mereka belajar berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris yang jelas dan benar, belajar merencanakan pekerjaan dan melakukannya dengan ketepatan waktu yang dimonitor terus menerus, melatih kreativitas, team building karena bekerja dalam team yang besar, koordinasi, dan ketahanan fisik.
Selain melatih keterampilan, para sekretaris juga dituntut untuk mandiri, mempunyai komitment, dan mengutamakan team success.
Ada sebuah cerita yang berkesan sekali pada event itu. Aku bertanggung jawab untuk menempatkan 920 orang peserta di 3 hotel besar di kawasan Nusa Dua yang kami book sejak 6 bulan sebelumnya. Nah sekitar 5 hari sebelum event semua panitia sudah ada di Bali. Nama-nama peserta sudah dimasukan dalam hotel room reservation, tapi hasilnya ada kelebihan kamar hingga beberapa puluh kamar. Aku sangat stress dan beberapa kali mengadakan rapat dengan orang-orang hotel. Dalam kebingunganku itu, datang rekanku Rita, yang menawarkan solusi: ”Mbak Tini, bagaimana kalau aku dan beberapa teman duduk didepan komputer hotel mendampingi staff front office yang melakukan key in nama-nama peserta, sehingga bisa dicek bersama oleh pihak panitia dan hotel. Lagian Mbak Tini sudah capek mengurusi berbagai hal, kalau harus meneliti nama-nama itu kemungkinan bisa terjadi kesalahan”. Aku berpikir baiklah, give it a try... aku berpikir positif. Baiklah aku setuju”, begitu kataku. Tapi segera laporkan hasilnya dan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya”. Demikian jawabku. Untung pihak hotel menyetujui cara ini karena memang nama peserta itu banyak yang unik seperti misalnya nama peserta dari Thailand, Korea, dan Taiwan. Dengan pendampingan seperti itu ternyata ditemui bahwa banyak nama yang di key in dobel oleh karena itu ada sejumlah kamar yang tersisa. Akhirnya semua peserta bisa mendapat kamar sesuai dengan jumlah ruangan yang di book di tiga hotel tersebut, aduh sungguh lega setelah semua selesai.
Dari kejadian itu bisa dijadikan learning point bahwa pekerjaan satu team lebih akurat daripada kerja sendirian. Dengan semangat team work yang bagus suatu masalah bisa diselesaikan dengan baik.
Menyelenggarakan Secretary Workshop
Sebagi salah satu program pengembangan sekretaris, suatu ketika aku mengusulkan untuk mengadakan Secretary Workshop yang undangannya bisa dijual kepada sekretaris pelanggan perusahaan kami. Usul ini diterima oleh management dan bersedia memberikan modal budget untuk pelaksanaannya.
Para sekretaris menjadi panitia, dan dibagi-bagi menjadi beberapa seksi. Misalnya ada yang mengurus venue, mengurus pembicara & program, mengurus pendaftaran, menyediakan badge, seminar kits, dokumentasi, dan lain-lain.
Panitia juga berpikir bagaimana agar kita bisa mendapatkan banyak peserta. Akhirnya ditemukan idea untuk membuat surat undangan lengkap dengan jadwal program ditambah dengan semacam broshure sederhana yang kami bagikan kepada para sales staff. Setiap sales staff akan rapat dengan pelanggan mereka harus menyampaikan semacam undangan kepada sekretaris pelanggan.
Semua berjalan dengan mulus, dan ternyata peminatnya banyak sekali. Seluruh kapasitas kursi terisi, bahkan ada tambahan beberapa kursi di lajur paling belakang. Itu artinya program ini sukses. Ditambah lagi atas usul Communication Manager pada saat itu, kami mengundang beberapa Majalah Wanita yang mengirim reporter mereka. Jadilah program kami diliput di media masa. Wah senang deh bisa memberikan rasa bangga kepada semua sekretaris, meningkatkan semangat kerja dan kekompakan, lebih dari itu kami semua juga mendapat pujian dari Board of Directors untuk sebuah kerja kolektif dan ide terobosan. Siapa sangka sekretaris juga bisa mendatangkan ”revenue” untuk perusahaan.
Presentasi ke kantor pelanggan dalam rangka berbagi pengetahuan
Karena organisasi sekretaris di perusahaan kami sudah dikenal rapih dan tertata maka suatu ketika kami menerima undangan untuk presentasi di kantor pelanggan. Misalnya mengenai Telephone Handling yang mengacu kepada kepuasan pelanggan. Pada kesempatan seperti ini aku selalu mengajak sekretaris lain agar bersama-sama mendapat pengalaman. Pada kesempatan lain kami juga pergi ke Surabaya untuk presentasi mengenai Secretary Handbook, dan ke Bandung untuk presentasi mengenai Filing System dan Record Management. Semua material yang aku presentasikan selalu mendapat persetujuan lebih dahulu dari Secretary Manager. Bahkan aku juga dilatih untuk presentasi dihadapan Secretary Manager sebelum dilepas ke depan pelanggan. Semua kegiatan ini harus disetujui oleh boss ku.
Learning Point
Bagi sekretaris eksekutif yang bekerja di multinasional company seperti aku, biasanya hal seperti diatas bisa diwujudkan. Tetapi untuk perusahaan nasional dan perusahaan milik perorangan yang tidak begitu besar, mungkin agak sulit untuk dilakukan.
Ada baiknya untuk pengembangan skill sekretaris dibicarakan dengan team HRD sehingga bisa dijadikan bagian dari program pelatihan perusahaan. Jadi sifatnya sekretaris memberikan masukan. Tapi pelaksanaan ada pada HRD department.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar