Kesempatan Tidak Datang Dua Kali

Aku sudah bekerja di perusahaan multi nasional selama 6 tahun sebagai sekretaris senior, hingga pada suatu hari aku diminta untuk menggantikan seorang sekretaris eksekutif yang akan cuti hamil. Selama bekerja 6 tahun itu aku sudah beberapa kali berganti departemen. Hal ini menjadi titik awal karirku sebagai sekretaris eksekutif.

Dalam hati aku berpikir mengapa aku yang dipilih sebagai back up secretary padahal saat itu ada beberapa sekretaris yang jauh lebih senior daripada aku. Tapi aku tidak mau berpikir terlalu lama, dan dengan dorongan dari boss ku saat itu, jadilah aku mengerjakan pekerjaan sebagai sekretaris eksekutif selama kurang lebih 3 bulan.

Nancy, sekretaris yang aku gantikan, mengatakan: “jangan kuatir Tini, disini segalanya sudah teratur rapih, semua proses sudah berjalan, jadi kamu tinggal melanjutkan saja. Yang penting kamu harus tepat waktu, teliti, dan berani bertanya. Oh ya, disini juga tidak bisa ditolerir sebuah kesalahan pun, jadi kamu harus berhati-hati. Satu hal lagi yaitu, semua yang kamu tangani adalah rahasia dan hanya boleh diketahui oleh orang-orang yang berkepentingan saja sifatnya. Kamu pasti sudah tahu bagaimana menghandle-nya kan?” ”Baiklah aku akan mengikut semua procedure disini dengan sebaik-baiknya”, kataku menjawab. Kalimat terakhir dari Nancy membuat hatiku berdebar kencang.

Saat itu aku harus menjalankan semua tugas-tugas seorang sekretaris eksekutif bagi seorang Country General Manager yang berkebangsaan New Zealand. Boss ku ini sudah beberapa tahun bekerja di Indonesia jadi satu dua patah kata bahasa Indonesia dia sudah bisa dan aku tidak pernah kuatir dengan bahasa Inggrisku. Jadi aku pikir, kenapa kuatir, toh segala jenis pekerjaan dimeja ini sedikitnya sama dengan yang pernah aku kerjakan sebagai sekretaris senior di Human Resources Department.

Nancy memberi semacam briefing dan training selama 2 hari saja, ditambah segala catatan apa tugas sehari-hari (job desk) sehingga dalam menjalan tugas nanti aku tidak perlu bertanya kian kemari. Apa saja yang harus dan boleh aku kerjakan, apa yang tidak boleh atau harus bertanya atau seizin pimpinan. ”Bahkan kepada sesama board of director’s secretary saja kita belum tentu bisa betukar informasi”, demikian Nancy menegaskan.

Boss ku ini mempunyai kebiasaan melakukan 10 minutes briefing dengan sekretarisnya setiap pagi hari. Jadi kebiasaan itu aku lanjutkan, dan ternyata cara ini sangat membantu aku dalam melaksanakan tugas-tugas dalam sehari dan apa saja yang menjadi prioritas. Walaupun tidak semua eksekutif melakukan ini, tapi kalau bisa dilakukan, akan sangat effektif untuk mempercepat sebuah keputusan dilaksanakan. Setiap siang sesudah makan siang, dia akan menghampiri mejaku dan menanyakan status tugas-tugas yang dia berikan pagi harinya. Lalu aku bisa mengupdate statusnya, dan beliau biasanya mengatakan : Very good Tini, I see some progress. Dengan demikian aku langsung merasakan bahwa pekerjaanku sudah di jalur yang benar. Dan apabila ada kendala pada suatu tugas, bisa langsung disampaikan untuk mendapatkan solusi.

Hari pertama melakukan tugasku sebagai sekretaris eksekutif banyak menyita energi. Antara lain aku harus membiasakan diri dengan telephone line yang menjadi tanggung jawabku. Menghandle berbagai telpon dari para eksekutif dari manca negara. Jadi bahasa Inggrisku langsung terpakai. Email boss ku yang harus ku jawab dan mana yang harus aku laporkan kepada boss ku untuk mendapat perhatian beliau. Kalau ada tamu aku harus mengecek untuk meyakinkan bahwa gelas dan cangkir yang dipakai adalah yang proper untuk para eksekutif. Sampai cara berpakaianku pun harus aku perhatikan benar.

Pekerjaan ini pada dasarnya sangat krusial, karena masalah-masalah yang kita tangani sifatnya sangat penting dan rahasia. Aku sangat rajin melihat list things to do dari Nancy agar tidak ada satu tugaspun yang terlewati. Dan betapa senangnya aku karena boss ku ini sangat pengertian walaupun juga tegas. Dengan cepat aku juga membiasakan diri dengan organisasi perusahaan ini secara mendunia agar aku cepat tahu siapa-siapa saja yang harus ditelpon atau dihubungi untuk masalah-masalah yang genting. Jadi struktur organisasi sudah ada dimeja aku sebagai referensi harian.

Aku juga dengan cepat harus membiasakan diri dengan korespondensi email maupun cetak dengan kondisi ”no mistake” seperti yang dikatakan Nancy. Hari- hari pertama aku sering menghitung jam kerja agar segera berlalu hingga sore. Kalau sudah waktunya pulang duh perasaan lega sekali…. Apalagi kalau hari itu berjalan lancar tanpa kesalahan.

Setelah 3 bulan mengerjakan tugas-tugas sebagai sekretaris eksekutif, aku kembali ke posisi semula yaitu sekretaris di Divisi Human Resources. Sebuah pengalaman yang tidak terlupakan. Baru beberapa minggu kembali ke posisi ku yang lama, aku dipanggil boss ku. Dia memberi kejutan yang sangat diluar dugaanku, yaitu aku ditawari pekerjaan sebagai Sekretaris Eksekutif menggantikan Nancy karena Nancy akan pindah profesi sebagai Communication Specialist di divisi Communication and External Relation.

Ada beberapa kriteria dan karakteristik sekretaris yang baik secara umum (berdasarkan berbagai literature) adalah sebagai berikut:

• Suka membantu (helpful)
• Dapat dipercaya (trustworthy)
• Dapat diandalkan (Reliable)
• Jujur (Honnest)
• Bisa menjaga informasi rahasia
• Organization skill
• Penampilan yang sopan dan bersih
• Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan benar
• Mempunyai etika bertelpon yang baik dan sopan
• Kemampuan menerima instruksi dan melaksanakannya
• Melaksanakan filing system dengan baik dan benar
• Kemampuan mengetik cepat dan akurat.

Tetapi untuk menjadi sekretaris eksekutif, kriteria diatas belumlah cukup. Kalau diteliti ada beberapa hal yang penting untuk dilakukan dan sifat-sifat lain yang harus dimiliki. Pada bab-bab berikut anda bisa mengetahui apa saja yang bisa dijadikan referensi untuk menjadi sekretaris eksekutif yang baik dan handal.