Protecting Confidential Information

Informasi rahasia bisa berupa apa saja. Mulai dari hard copy, document soft copy, sms, file digital, atau bahkan informasi verbal yang kita dengar di ruang rapat board of directors. Semua ini harus kita lindungi dan jaga dengan sebaik-baiknya.

Setiap perusahaan mempunyai informasi rahasia. Ada yang berupa data teknis dari sebuah proses produksi, ada yang berhubungan dengan bisnis seperti daftar nama dan alamat pelanggan yang bisa sangat berguna bagi competitor kita. Ada yang sangat berharga seperti sebuah resep masakan dari restoran terkenal misalnya. Resep tersebut mempunyai nilai komersial bagi Resto tersebut. Semua itu harus dilindungi karena sifatnya yang sensitif dan kehilangan informasi tersebut bisa berakibat fatal bagi bisnis.

Kemampuan melindungi informasi rahasia harus dilatih. Ada baiknya dipelajari apa yang dimaksud informasi rahasia atau Confidential Information bagi perusahaan. Karena perusahaan mempunyai kriteria yang jelas dan baku untuk hal ini. Dan umumnya setiap karyawan pada saat masuk kerja harus menanda tangani Non Disclosure Agreement.

Seorang executive secretary harus extra waspada terhadap informasi rahasia. Beberapa kebiasaan yang baik untuk dilakukan selama kita bertugas, yaitu:

1. Clean desk policy, artinya selama kita berada di meja kerja boleh saja dokumen-dokumen rahasia berada di meja. Tetapi setiap kali melangkah keluar dari meja kerja, mata kita harus waspada agar meja dalam keadaan bersih dari semua dokumen rahasia. Termasuk kertas2 atau buku catatan pesan telpon yang sifatnya pribadi atasan.
2. Perlakuan yang sama harus diterapkan di meja boss. Kamar kerja beliau harus dalam keadaan terkunci bila sedang kosong dan ditinggal.
3. Voice mail, atau pesan telpon selalu di hapus kalau sudah di dengar.
4. Password, pin number harus terlindungi.
5. Pastikan semua file dokumen rahasia yang dikirim secara elektronik dalam keadaan password protected atau di Zipp.
6. Filing room (bila ada) harus selalu dikunci dan hanya bisa diakses oleh sekretaris eksekutif atau backup nya.
7. Kalau kita diberi kepercayaan untuk akses ke email atasan kita, harus extra hati-hati mengaksesnya. Jangan sekali-kali mengakses email atasan dari tempat umum dimana banyak orang sekeliling kita.
8. Jadwal boss kita juga bisa menjadi bahan yang diincar pihak-pihak yang ingin mengambil keuntungan. Oleh sebab itu, agenda boss hanya boleh diketahui oleh anggota Board of Directors dan para senior secretaries saja.
9. Jangan sembarangan memberikan nomor telpon pribadi dan nomor telpon selular boss kita kepada orang yang tidak kita kenal baik. Biasakan untuk minta izin dulu bila seseorang minta nomor beliau. Demikian juga alamat rumah. Walaupun yang meminta adalah kerabat atau sahabat beliau. Jadikan hal ini sebagai code of conduct.
10. Setiap surat atau dokumen rahasia harus diberi label ”rahasia” atau “Confidential” sesuai dengan peraturan perusahaan. Surat internal yang rahasia harus diperhatikan pengirimannya. Tidak semua sekretaris boleh membuka amplop “Confidential” atau “Restricted Confidential”.
11. Bila membuat foto copy dari dokumen rahasia, pastikan bahwa tidak ada yang tertinggal diarea foto copy. Bila harus memusnahkan dokumen rahasia biasakan untuk melakukan dengan mesin penghancur kertas/dokumen.
12. Apabila kita sedang berada diluar kantor dan ingin menggunakan notebook kita ditempat umum, jangan lupa lihat sekeliling. Jangan sampai saat kita log on dari belakang ada orang yang bisa membaca dokumen yang sedang kita baca.
13. Hindari untuk meninggalkan notebook di bagasi mobil yang diparkir di tempat umum. Telah banyak sekali kejadian dimana notebook dicuri dari bagasi mobil. Karena selain itu asset kantor, data yang tersimpan disana juga sangat sensitif.
14. Data pribadi pimpinan harus disimpan ditempat yang aman untuk minghindari penyalah gunaan.