Speed

Chapter ini sengaja aku tulis untuk mengulas tentang kecepatan dan ketepatan kita mengerjakan tugas-tugas. Dalam keseharian seorang sekretaris eksekutif memiliki sangat banyak tugas dengan tingkat kepentingan yang sangat bervariasi. Oleh sebab itu umumnya para sekretaris memiliki things to do sheet setiap hari untuk menentukan prioritas kerja dan mengecek jangan sampai ada pekerjaan yang terlewatkan.

Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.

Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?

Berikut adalah beberapa tips agar kita bisa melaksanakan tugas kita dengan sigap dan cermat:

1. Luangkan waktu untuk melengkapi berbagai referensi kita (saya sudah bicarakan dalam tayangan sebelumnya).
2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja
3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk memberikan spare time. Spare time berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer hang, atau karena line telpon berhenti mendadak), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Spare time juga berguna untuk kita melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada boss kita.
4. Hindari untuk melakukan sesuatu dekat dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra kita dihadapan boss kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.
5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.
6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai office tools. Pada kantor modern dewasa ini, ada berbagai fasilitas yang bisa digunakan untuk productivity tools. Misalnya software untuk presentasi, untuk menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Mahirkan diri anda juga dengan kebutuhan telephone conferencing atau video conference yang besar kemungkinan sering dilakukan di kantor anda.

Kecepatan kerja seorang sekretaris eksekutif, selain dari membuat proses decision making menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif bagi sekretaris sendiri.

Plan Your Next Career

Anda menginginkan karir ke jenjang yang berbeda? Sebagai seorang sekretaris eksekutif tentu jenjang karir selanjutnya harus pindah jalur pekerjaan ke bidang yang lain. Setiap orang ingin maju bukan? Pasti ada beberapa jenis pekerjaan atau posisi yang akan anda incar sebagai the next big things. Untuk itu banyak yang harus dipersiapkan, dibawah ini adalah contoh-contoh usaha yang bisa dilakukan, antara lain :

1. Tetapkan target kira-kira kapan anda akan lengser dan siap menerima tanggung jawab lain. Bicarakan hal ini dengan atasan langsung sehingga beliau bisa memberikan dukungan dan saran-saran.
2. Lakukan konsultasi dengan divisi dimana pekerjaan yang kita incar itu bernaung. Tanyakan apa saja syarat-syarat untuk menduduki jabatan tertentu yang kita ingini dan kapan kira-kira ada posisi yang kosong. Kita bisa menyatakan ketertarikan kita pada jabatan tersebut dan berupaya untuk melengkapi diri dengan persyaratan dimaksud.
3. Sejak setahun sebelum target perpindahan, lakukan multi tasking dengan menerima beberapa pekerjaan dari divisi yang kita tuju sebagai latihan dan menambah pengetahuan. Periode pengenalan ini bisa dilakukan dengan menawarkan diri untuk terlibatkan langsung di proyek-proyek yang sedang berjalan.

Sebagai contoh, saat aku menentukan ingin pindah ke Communication Department, aku sudah mulai terlibat sedikit demi sedikit dengan pekerjaan disana. Misalnya suatu hari mereka mengadakan Road show tentang produk notebook ke kota-kota di Jawa dan Sulawesi. Aku minta izin untuk ikut ke Makasar dalam Road show tersebut dan diizinkan. Aku diminta membantu penyelenggaraan press conference. Aku bertugas menyiapkan venue, materi, sovenir dan follow up para wartawan yang diundang sehari sebelumnya. Dari sini aku belajar menghadapi wartawan dan melihat langsung bagaimana sebuah press conference dilaksanakan, apa yang boleh disampaikan apa yang tidak boleh disampaikan. Dalam road show tersebut aku juga membantu persiapan seminar dengan pelanggan. Disana aku juga belajar menyiapkan daftar hadir, alat2 presentasi serta berhubungan dengan pihak hotel untuk relokasi demo machine.

Keterlibatan ku di area marketing communication terus berlanjut bila ada kesempatan dan selalu diketahui oleh atasanku. Dengan cara ini maka waktu ada posisi kosong akhirnya aku diperbolehkan untuk pindah profesi karena selama masa pengenalan mereka sudah tahu caraku berkerja.

Dengan kata lain sell yourself, itu intinya adalah jangan ragu-ragu menawarkan diri kepada divisi lain yang ingin kita tuju untuk membantu. Jangan ragu-ragu menyatakan bahwa anda bisa membantu di area mana saja dan akan melakukannya dengan sepenuh hati. Kadang tawaran kita belum tentu berhasil dan diterima, tapi jangan berkecil hati karena berhubungan baik dengan orang-orang yang tepat, bisa mendatangkan kesempatan.

Jangan lupa kita juga harus menyiapkan pengganti kita dengan baik dan seksama. Proses ini harus sepenuhnya diketahui oleh Pimpinan, karena beliau kelak yang akan memutuskan siapa pengganti kita. Dengan teknik pendekatan yang mirip dengan diatas, yaitu kita harus menelaah kira-kira siapa yang bisa dicalonkan. Kemudian secara berkala sekretaris ini diberikan kesempatan menjadi backup kita. Kemudian kita harus minta komentar boss kita tentang pekerjaan dia, apakah memenuhi persyaratan minimal ? Jangan lupa chemistry antara sekretaris dan boss. Ada sekretaris yang sangat pandai tapi chemistry-nya tidak cocok dengan pimpinan, ya apa boleh buat tidak bisa diajukan.

Dengan perencanaan yang matang dan terarah maka perpindahan ke karir selanjutnya bisa berjalan dengan baik.

Komunikasi dan Rasa Humor

Salah satu tugas Sekretaris Eksekutif adalah menjembatani komunikasi antara karyawan secara umum dengan pimpinan kita serta antara para pelanggan dengan perusahaan kita.

Dalam pekerjaan sehari-hari di kantor, seorang sekretaris eksekutif harus membangun gaya komunikasi yang harmonis dengan boss. Bila boss kita seorang yang humoris, kita bisa cukup sedikit relax dan tidak perlu terlalu formal. Tapi apabila beliau adalah seorang yang formal dan direct, maka kita harus menyesuaikan dengan pribadi beliau.

Kita juga dituntut untuk bisa membaca mood. Bila suatu pagi boss kita sedang uring-uringan karena terkena macet dalam perjalanan ke kantor, sedangkan meeting sudah menunggu, ya jangan bertanya macam-macam. Malahan kita harus menenangkan beliau sesaat, misalnya dengan memberi minum air putih segar sebelum masuk keruang meeting agar emosi sudah tenang.

Kemudian bila ingin follow up sesuatu sebaiknya dilakukan dengan ngobrol dahulu tentang hal-hal lain. Setelah bicaranya enak, baru kita tanyakan masalah yang di follow up oleh departement lain misalnya. Sehingga boss tidak merasa sekretaris yang rule the game.

Membangun komunikasi yang harmonis tidaklah mudah dan perlu waktu. Sekretaris harus menempatkan diri sebagai supporter bagi pimpinannya sehingga pimpinan juga harus merasa apapun yang sedang terjadi, keputusannya di dukung oleh pembantunya yang paling dekat. Dengan membangun komunikasi yang harmonis sebetulnya kita juga sedang membangun kepercayaan, dan profesionalitas.

Khusus untuk komunikasi dengan karyawan secara luas, apabila perusahaan tempat kita bekerja mempunyai open door policy, maka biasanya departemen Human Capital akan merancang program misalnya Executive Coffee Session. Dalam acara serupa ini biasanya diundang karyawan-karyawan dari berbagai departemen yang satu level untuk membicarakan berbagai hal seputar policy perusahaan. Peran kita adalah membantu menyeleksi siapa-siapa saja yang bisa diundang, menyiapkan undangan dan membuat risalah hasil diskusi yang akan dilaporkan ke divisi Human Capital untuk ditindak lanjuti.

Apakah Open Door Policy itu? Itu adalah kebijakan perusahaan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan input atau tentang hal-hal yang berhubungan dengan operasi perusahaan. Komunikasi ini dilakukan melalui one-on-one meeting dengan manager karyawan tersebut. Bila dirasa bahwa hasil pembicaraan tidak memuaskan, maka karyawan yang bersangkutan bisa meminta pertemuan dengan manager setingkat diatasnya. Pada umumnya hal ini terjadi apabila ada selisih pendapat, atau persengketaan antara bawahan dan atasan. Pada setiap pertemuan manager akan melaporkan hasil pembicaraan dengan Human Capital department untuk ditindak lanjuti.

Komunikasi informal juga bisa terjadi setiap saat. Misalnya saat kita sedang makan siang bersama dengan rekan-rekan karyawan dan kebetulan mereka mengungkapkan pendapat mereka tentang suatu policy perusahaan yang baru. Kita sebagai sekretaris eksekutif harus melaksanakan fungsi sounding board, yang artinya adalah menjadi pendengar yang baik dan tidak terlalu banyak memberikan response. Topik ini kemudian bila dianggap penting, bisa disampaikan kepada boss kita secara informal tergantung relevansinya. Bila hal itu menyangkut masalah yang krusial dan penting, serta menyangkut kehidupan karyawan banyak, maka tidak ada salahnya disampaikan secara bijaksana. Untuk melakukan ini memang diperlukan pengetahuan yang cukup tentang masalah tersebut. Saya biasanya membaca sebanyak mungkin referensi sebelum menyampaikan uneg2 karyawan kepada boss, sehingga masukan kita bukan masukan yang mentah, tetapi didukung dengan pengetahuan yang cukup dan bahkan data-data. Biasanya bila boss merasa bahwa ada yang harus ditindak lanjuti, maka beliau akan memanggil divisi yang berkepentingan untuk memberikan semacam klarifikasi.

Service and Solution Oriented

Sikap atau etos kerja seorang sekretaris eksekutif yang baik adalah yang dapat memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi dan membantu sekretaris yang lebih junior mendapatkan solusi.

Jadi tidak boleh bersikap atau berkata: “Oh itu bukan tanggung jawab saya, jadi tolong tanya sama yang lain saja”. Atau “Oh Bapak Anu sedang pergi keluar kota jadi maaf kontrak Bapak tidak bisa ditanda tangani sampai beliau kembali”.

Kita akan memberikan nilai tambah pada pekerjaan kita apabila kita membantu siapapun yang datang pada kita dengan sebuah solusi. Agar kita mampu melakukan fungsi ini, kita perlu mempunyai banyak referensi, baik dari buku-buku, catatan nomor telpon dan alamat dan lain-lain. Biasakan diri berpikir bahwa suatu informasi itu kelak bisa dimanfaatkan oleh orang lain.

Dalam rangka memberikan service dan solusi kepada peer maupun kepada rekan kerja, aku gemar mengkoleksi buku sebagai referensi. Dalam bidang sekretaris, di meja ku selalu ada buku-buku yang bermanfaat, antara lain Writing Business Letter, Secretary Handbook, Booklet list dari restaurant yang makanannya enak dan servicenya bagus, list dari maskapai penerbangan, Business Centers yang menyewakan alat video conferencing, list rumah sakit terdekat, salon kecantikan terdekat dengan kantor, nomor telpon rental car internasional, kode area nomor telpon internasional, perbedaan waktu antara kota-kota di dunia, dan lain-lain.

Karena hampir seluruh waktuku bekerja tidak berada di dekat supervisi siapapun, ditambah lokasi kerjaku ada ditempat yang sepi dan jauh dari para staff, maka sangat perlu berbagai referensi untuk mempermudah pekerjaanku. Dengan alasan work unsupervised, maka semua referensi harus handy, tersedia di tempat kerjaku dan mudah dijangkau tangan.

Buku-buku dan berbagai referensi itu bisa dan boleh diakses oleh sekretaris dan staff lain yang membutuhkan. Jadi di salah satu sudut meja kerjaku itu merupakan one stop reference source untuk bermacam hal yang mudah di akses.

Seringkali sekretaris diminta bantuannya untuk mengantar tamu dari luar negeri yang ingin berbelanja atau sekedar mencari sebuah barang yang unik dari Indonesia. Kita harus sudah tahu dimana bisa dicari toko handycraft yang menjual barang berkualitas, dengan harga bagus, bisa dipesan lewat telpon dan barang diantar tepat waktu. Atau dimana bisa dipesan papan nama yang berupa ukiran dari Bali dan berapa lama pembuatannya dan berapa harganya. Referensi seperti ini setiap waktu bisa dibutuhkan. Rajin-rajinlah mengumpulan informasi atau catatan tentang hal-hal yang unik untuk dipergunakan sebagai referensi masa depan.

Selain dengan memiliki berbagai referensi, tentu saja banyak hal yang bisa dicari di internet. Hal lain yang juga membantu adalah bila kita sebagai sekretaris eksekutif menguasai sebanyak mungkin aplikasi office tools. Ini untuk mempermudah pekerjaan kita dan membuat kita bisa diandalkan. Bila ada suatu aplikasi yang tidak kita kuasai, segeralah minta untuk mendapatkan training. Jangan lupa untuk selalu menyimpan nomor telpon trainernya agar bila kita mendapat kesulitan pada saat genting kita bisa mendapat bantuan secara cepat.

Phonebook yang ada di dalam telpon selular kita harus selalu di backup setiap bulan untuk menghindari kehilangan data bila terjadi suatu musibah, misalnya.

Secretary Handbook

Pada sebuah perusahaan yang dinamis dimana jumlah sekretaris cukup banyak dan sering dilakukan rotasi pekerjaan, maka sebuah Secretary Handbook yang diciptakan khusus untuk operasional perusahaan tersebut akan sangat penting. Buku ini berisi segala macam pedoman atau procedure yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris mulai dari awal masuknya hingga procedure-procedure yang berhubungan dengan divisi tertentu. Buku ini diciptakan oleh beberapa sekretaris dibantu oleh sekretary manager, untuk membantu operasional sekretaris berjalan sesuai standard yang baku bagi perusahaan tersebut.

Mulai dari cara menerima telpon, menyampaikan pesan, mengetik surat, memberi nomor surat, reservasi ruangan rapat, permohonan cuti online dan lain sebagainya. Termasuk yang cukup penting adalah secretary back up system. Setiap sekretaris harus mempunyai backup, agar pada saat cuti atau berhalangan hadir di kantor, maka si backup harus mengerjakan tugas-tugas sekretaris yang sedang absen. Ini harus diupdate setiap 6 bulan, agar seorang sekretaris bisa mempunyai backup yang berbeda setelah 6 bulan. Hal ini juga bisa digunakan sebagai informal training, yaitu pengayaan bagi backup agar pengetahuannya bertambah.

Secretary handbook ini sangat didukung oleh management, tetapi membutuhkan usaha yang konsisten agar isinya selalu update. Untuk masa sekarang handbook seperti ini sudah bisa dipasang di intranet kantor kita sehingga updatingnya bisa dilakukan dengan mudah. Seorang sekretaris eksekutif dengan dibantu oleh beberapa orang yang junior dapat melakukan maintenance terhadap site ini. Yang pasti, manfaatnya sangat besar.

Protecting Confidential Information

Informasi rahasia bisa berupa apa saja. Mulai dari hard copy, document soft copy, sms, file digital, atau bahkan informasi verbal yang kita dengar di ruang rapat board of directors. Semua ini harus kita lindungi dan jaga dengan sebaik-baiknya.

Setiap perusahaan mempunyai informasi rahasia. Ada yang berupa data teknis dari sebuah proses produksi, ada yang berhubungan dengan bisnis seperti daftar nama dan alamat pelanggan yang bisa sangat berguna bagi competitor kita. Ada yang sangat berharga seperti sebuah resep masakan dari restoran terkenal misalnya. Resep tersebut mempunyai nilai komersial bagi Resto tersebut. Semua itu harus dilindungi karena sifatnya yang sensitif dan kehilangan informasi tersebut bisa berakibat fatal bagi bisnis.

Kemampuan melindungi informasi rahasia harus dilatih. Ada baiknya dipelajari apa yang dimaksud informasi rahasia atau Confidential Information bagi perusahaan. Karena perusahaan mempunyai kriteria yang jelas dan baku untuk hal ini. Dan umumnya setiap karyawan pada saat masuk kerja harus menanda tangani Non Disclosure Agreement.

Seorang executive secretary harus extra waspada terhadap informasi rahasia. Beberapa kebiasaan yang baik untuk dilakukan selama kita bertugas, yaitu:

1. Clean desk policy, artinya selama kita berada di meja kerja boleh saja dokumen-dokumen rahasia berada di meja. Tetapi setiap kali melangkah keluar dari meja kerja, mata kita harus waspada agar meja dalam keadaan bersih dari semua dokumen rahasia. Termasuk kertas2 atau buku catatan pesan telpon yang sifatnya pribadi atasan.
2. Perlakuan yang sama harus diterapkan di meja boss. Kamar kerja beliau harus dalam keadaan terkunci bila sedang kosong dan ditinggal.
3. Voice mail, atau pesan telpon selalu di hapus kalau sudah di dengar.
4. Password, pin number harus terlindungi.
5. Pastikan semua file dokumen rahasia yang dikirim secara elektronik dalam keadaan password protected atau di Zipp.
6. Filing room (bila ada) harus selalu dikunci dan hanya bisa diakses oleh sekretaris eksekutif atau backup nya.
7. Kalau kita diberi kepercayaan untuk akses ke email atasan kita, harus extra hati-hati mengaksesnya. Jangan sekali-kali mengakses email atasan dari tempat umum dimana banyak orang sekeliling kita.
8. Jadwal boss kita juga bisa menjadi bahan yang diincar pihak-pihak yang ingin mengambil keuntungan. Oleh sebab itu, agenda boss hanya boleh diketahui oleh anggota Board of Directors dan para senior secretaries saja.
9. Jangan sembarangan memberikan nomor telpon pribadi dan nomor telpon selular boss kita kepada orang yang tidak kita kenal baik. Biasakan untuk minta izin dulu bila seseorang minta nomor beliau. Demikian juga alamat rumah. Walaupun yang meminta adalah kerabat atau sahabat beliau. Jadikan hal ini sebagai code of conduct.
10. Setiap surat atau dokumen rahasia harus diberi label ”rahasia” atau “Confidential” sesuai dengan peraturan perusahaan. Surat internal yang rahasia harus diperhatikan pengirimannya. Tidak semua sekretaris boleh membuka amplop “Confidential” atau “Restricted Confidential”.
11. Bila membuat foto copy dari dokumen rahasia, pastikan bahwa tidak ada yang tertinggal diarea foto copy. Bila harus memusnahkan dokumen rahasia biasakan untuk melakukan dengan mesin penghancur kertas/dokumen.
12. Apabila kita sedang berada diluar kantor dan ingin menggunakan notebook kita ditempat umum, jangan lupa lihat sekeliling. Jangan sampai saat kita log on dari belakang ada orang yang bisa membaca dokumen yang sedang kita baca.
13. Hindari untuk meninggalkan notebook di bagasi mobil yang diparkir di tempat umum. Telah banyak sekali kejadian dimana notebook dicuri dari bagasi mobil. Karena selain itu asset kantor, data yang tersimpan disana juga sangat sensitif.
14. Data pribadi pimpinan harus disimpan ditempat yang aman untuk minghindari penyalah gunaan.

Proactive, Self Drive

Setelah boss ku yang pertama kembali ke New Zealand, aku ditugaskan membantu Presiden Direktur perusahaan tersebut. Sekretaris beliau adalah sekretaris eksekutif yang sangat senior dan berpengalaman, serta telah bekerja dengan bossnya selama bertahun-tahun. Jadi aku mendapatkan banyak informasi mengenai cara kerja beliau dari mantan sekretarisnya.

Tidak banyak penyesuaian yang diperlukan hanya ritme kerja dan prioritas kerja yang berubah. Aku juga harus menyesuaikan dengan kebiasaan boss baru tentang beberapa hal. Satu hal yang menonjol dari boss kedua-ku ini adalah beliau bekerja sangat terstruktur, logis, dan well prepared.

Agenda kerja beliau dalam 3 – 4 minggu kedepan sudah terisi dan sangat jarang ada yang berubah. Ini menandakan beliau sangat memegang janji, dan selalu on time.

Ada sebuah kejadian yang kemudian mengajarkan aku agar lebih proactive. Suatu hari kita menerima sebuah undangan untuk boss ku untuk menjadi pembicara pada sebuah seminar yang akan diadakan di Bangkok. Topiknya merupakan keahlian boss ku. Waktu surat tersebut keluar, ada disposisi: ”Tini, please comment”. Aku sempat bingung apa maksudnya. Lalu setelah berkonsultasi dengan seorang manager senior di kantor ku, dia mengatakan bahwa aku harus memberikan saran apakah boss ku sebaiknya memenuhi undangan itu atau tidak, disertai justifikasi yang lengkap. Kemudian aku memberikan komentar atau usulan bahwa bila Bapak menerima undangan itu maka eksposure perusahaan kita semakin bagus. Dan dari sisi jadwal, masih memungkinkan untuk melakukan perjalanan dinas ke Bangkok.

Aku sangat kaget, ternyata usulanku diterima dan aku diperintahkan untuk membalas surat undangan tersebut dan mengatur perjalanan dinas tersebut. Dalam hatiku, wah kok usulanku diterima oleh boss ku dan dilaksanakan. Selain kaget, juga nervous karena ini menyadarkan aku bahwa sekecil apapun tindakan kita ada pengaruhnya. Dan ini merupakan kepercayaan yang diberikan boss ku sehingga aku tidak boleh melakukan kesalahan dan harus selalu mempunyai pertimbangan yang matang.

Setelah peristiwa itu, aku secara berangsur-angsur lebih berani mengemukakan pendapat dan memberi usulan terhadap situasi atau kondisi yang sedang berkembang. Dan setelah beberapa lama dan kepercayaan terhadapku lebih kuat, diskusi dengan boss ku bisa terjadi.

Contoh lain yaitu, saat secara proactive aku menyarankan kepada boss ku untuk lebih sering membaur dengan karyawan operasional. Kebetulan pada saat itu kita melakukan employee gathering tahunan dan ada acara makan malam. Aku mengatakan pada boss ku bahwa ada baiknya Bapak menyisakan waktu untuk membaur ke meja-meja karyawan yang jarang Bapak temui. Siapa tahu ada masukan yang positive dan membawa keakraban diantara karyawan. Pada saat event aku melihat boss ku berjalan dan bicara kepada lebih banyak orang. Aku juga melihat beliau lebih gembira karena suasanya sangat informal bahkan ada karyawan yang berani bercanda dengan beliau. Hasilnya, komunikasi dua arah antara management dengan karyawan semakin terbuka dan kondusif.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dengan hati-hati untuk mengambil inisiatif tindakan. Yaitu kita harus tahu betul area mana saja yang bisa kita tangani segera tanpa harus mendapat perintah dari atasan kita. Setiap tindakan juga harus dikomunikasikan dengan seksama dengan atasan, untuk meyakinkan bahwa tindakan kita berkenan bagi beliau. Misalnya apakah kita dibolehkan untuk masuk ke area pribadinya. Sebagai contoh bila sahabatnya atau keluarganya ulang tahun atau merayakan sesuatu apakah kita diperbolehkan untuk secara proactive memesankan bunga atas nama boss kita kepada yang sedang merayakan ulang tahunnya. Apakah kita bisa memesankan restorant yang bagus dan indah untuk ulang tahun perkawinan boss kita, dan lain sebagainya. Bagaimanapun ada area privat yang biasanya seorang executive tidak mau diganggu gugat.

Apabila terjadi pergantian pimpinan, ini adalah masa yang sulit. Karena kita harus bersikap flexible dan supportive. Pada masa transisi, kita diharapkan untuk memberikan masukan, informasi dan memberikan rasa nyaman bagi pimpinan baru. Situasi ini bisa critical bila tidak ditangani dengan hati-hati. Pada dasarnya kita harus bertindak sebagai advisor bagi pimpinan baru agar kita juga mendapatkan kepercayaan dari beliau.

Banyak cara dan kesempatan untuk being proactive. Kenalilah boss anda dengan baik maka mudahlah bagi kita untuk melakukan pekerjaan kita dengan being proactive dan menciptakan suasana kerja yang kondusive dan produktif.

Organizational skill dan Pendidikan bagi Junior Secretaries

Karir sekretaris adalah karir yang jenjangnya terbilang pendek. Seorang sekretaris yang berpengalaman hanya bisa mencapai posisi Executive Secretary dan kemudian stop. Oleh karena itu perlu dipikirkan bagaimana mengembangkan sumber daya ini agar kelompok ini dapat berkembang dan kemudian hari bisa menjadi sumber daya yang handal.

Ada beberapa pendekatan yang dilakukan perusahaan2 besar, yaitu misalnya memberikan proyek-proyek di tingkat korporat untuk dikerjakan oleh kelompok sekretaris. Contoh proyek, misalnya Acara Rapat Tahunan karyawan. Mereka bisa berperan sebagai event organizer. Ajang ini juga bisa digunakan sebagai latihan kepemimpinan.

Cara lain yaitu bisa dengan system rotasi unit kerja. Dengan demikian setiap sekretaris mendapatkan pengalaman yang berbeda. Disamping itu juga bisa diberikan training yang mendukung bidang kerjanya misalnya, writing skill, presentation skill, negotiation skill, leadership & empowerment, dan lain sebagainya.

Selain tugas sehari-hari, pada beberapa perusahaan, seorang sekretaris eksekutif juga diharapkan untuk mengkoordinasikan pekerjaan sekretaris yang lebih junior dan merencanakan pendidikan untuk mengembangkan keahlian mereka.

Tugas atau fungsi ini bisa dilakukan sebagai kerja kelompok sekretaris atau bekerja sama dengan divisi Human Capital selaku divisi yang mengawasi kegiatan pendidikan dibanyak perusahaan.

Tugas ini tidak bisa sering dilakukan karena pekerjaan sekretaris eksekutif yang sangat sibuk, tetapi kalau bisa dijadwalkan setahun 2 kali sudah bagus. Hal ini juga akan menjadi nilai tambah bagi seorang sekretaris eksekutif.

Pertama-tama kita harus melakukan survey kira-kira program pengembangan seperti apa yang dibutuhkan. Hal ini bisa dilakukan dengan mudah misalnya dengan melakukan rapat dengan semua sekretaris apa yang menjadi keinginan mereka. Setelah itu secara random bisa ditanyakan kepada para boss kira-kira pendidikan apa yang diingingkan. Dari sini bisa disimpulkan apa yang dibutuhkan.

Perlu dicatat bahwa program pengembangan tidak selalu harus berupa formal training. Tetapi bisa juga berupa kesempatan untuk langsung terjun dalam sebuah proyek sebagai committee.

Pengalamanku waktu ditunjuk sebagai Country Coordinator Recognition Event untuk Asia Pacific di Bali, seperti yang aku ceritakan dalam chapter ”empowerment”, itu menjadi training ground bagi seluruh sekretaris dalam banyak hal. Mereka belajar berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris yang jelas dan benar, belajar merencanakan pekerjaan dan melakukannya dengan ketepatan waktu yang dimonitor terus menerus, melatih kreativitas, team building karena bekerja dalam team yang besar, koordinasi, dan ketahanan fisik.

Selain melatih keterampilan, para sekretaris juga dituntut untuk mandiri, mempunyai komitment, dan mengutamakan team success.

Ada sebuah cerita yang berkesan sekali pada event itu. Aku bertanggung jawab untuk menempatkan 920 orang peserta di 3 hotel besar di kawasan Nusa Dua yang kami book sejak 6 bulan sebelumnya. Nah sekitar 5 hari sebelum event semua panitia sudah ada di Bali. Nama-nama peserta sudah dimasukan dalam hotel room reservation, tapi hasilnya ada kelebihan kamar hingga beberapa puluh kamar. Aku sangat stress dan beberapa kali mengadakan rapat dengan orang-orang hotel. Dalam kebingunganku itu, datang rekanku Rita, yang menawarkan solusi: ”Mbak Tini, bagaimana kalau aku dan beberapa teman duduk didepan komputer hotel mendampingi staff front office yang melakukan key in nama-nama peserta, sehingga bisa dicek bersama oleh pihak panitia dan hotel. Lagian Mbak Tini sudah capek mengurusi berbagai hal, kalau harus meneliti nama-nama itu kemungkinan bisa terjadi kesalahan”. Aku berpikir baiklah, give it a try... aku berpikir positif. Baiklah aku setuju”, begitu kataku. Tapi segera laporkan hasilnya dan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya”. Demikian jawabku. Untung pihak hotel menyetujui cara ini karena memang nama peserta itu banyak yang unik seperti misalnya nama peserta dari Thailand, Korea, dan Taiwan. Dengan pendampingan seperti itu ternyata ditemui bahwa banyak nama yang di key in dobel oleh karena itu ada sejumlah kamar yang tersisa. Akhirnya semua peserta bisa mendapat kamar sesuai dengan jumlah ruangan yang di book di tiga hotel tersebut, aduh sungguh lega setelah semua selesai.

Dari kejadian itu bisa dijadikan learning point bahwa pekerjaan satu team lebih akurat daripada kerja sendirian. Dengan semangat team work yang bagus suatu masalah bisa diselesaikan dengan baik.

Menyelenggarakan Secretary Workshop

Sebagi salah satu program pengembangan sekretaris, suatu ketika aku mengusulkan untuk mengadakan Secretary Workshop yang undangannya bisa dijual kepada sekretaris pelanggan perusahaan kami. Usul ini diterima oleh management dan bersedia memberikan modal budget untuk pelaksanaannya.

Para sekretaris menjadi panitia, dan dibagi-bagi menjadi beberapa seksi. Misalnya ada yang mengurus venue, mengurus pembicara & program, mengurus pendaftaran, menyediakan badge, seminar kits, dokumentasi, dan lain-lain.

Panitia juga berpikir bagaimana agar kita bisa mendapatkan banyak peserta. Akhirnya ditemukan idea untuk membuat surat undangan lengkap dengan jadwal program ditambah dengan semacam broshure sederhana yang kami bagikan kepada para sales staff. Setiap sales staff akan rapat dengan pelanggan mereka harus menyampaikan semacam undangan kepada sekretaris pelanggan.

Semua berjalan dengan mulus, dan ternyata peminatnya banyak sekali. Seluruh kapasitas kursi terisi, bahkan ada tambahan beberapa kursi di lajur paling belakang. Itu artinya program ini sukses. Ditambah lagi atas usul Communication Manager pada saat itu, kami mengundang beberapa Majalah Wanita yang mengirim reporter mereka. Jadilah program kami diliput di media masa. Wah senang deh bisa memberikan rasa bangga kepada semua sekretaris, meningkatkan semangat kerja dan kekompakan, lebih dari itu kami semua juga mendapat pujian dari Board of Directors untuk sebuah kerja kolektif dan ide terobosan. Siapa sangka sekretaris juga bisa mendatangkan ”revenue” untuk perusahaan.

Presentasi ke kantor pelanggan dalam rangka berbagi pengetahuan

Karena organisasi sekretaris di perusahaan kami sudah dikenal rapih dan tertata maka suatu ketika kami menerima undangan untuk presentasi di kantor pelanggan. Misalnya mengenai Telephone Handling yang mengacu kepada kepuasan pelanggan. Pada kesempatan seperti ini aku selalu mengajak sekretaris lain agar bersama-sama mendapat pengalaman. Pada kesempatan lain kami juga pergi ke Surabaya untuk presentasi mengenai Secretary Handbook, dan ke Bandung untuk presentasi mengenai Filing System dan Record Management. Semua material yang aku presentasikan selalu mendapat persetujuan lebih dahulu dari Secretary Manager. Bahkan aku juga dilatih untuk presentasi dihadapan Secretary Manager sebelum dilepas ke depan pelanggan. Semua kegiatan ini harus disetujui oleh boss ku.

Learning Point

Bagi sekretaris eksekutif yang bekerja di multinasional company seperti aku, biasanya hal seperti diatas bisa diwujudkan. Tetapi untuk perusahaan nasional dan perusahaan milik perorangan yang tidak begitu besar, mungkin agak sulit untuk dilakukan.

Ada baiknya untuk pengembangan skill sekretaris dibicarakan dengan team HRD sehingga bisa dijadikan bagian dari program pelatihan perusahaan. Jadi sifatnya sekretaris memberikan masukan. Tapi pelaksanaan ada pada HRD department.

Empowerment

Pemberdayaan merupakan suatu konsep yang diadopsi dari kata “empowerment” . Menurut Webster dan Oxford English Dictionary (Priyono dan Pranarka, 1996) kata empowerment atau empower mengandung dua pengertian yaitu; pertama to give power or authority to, kedua to give ability or enable . Jadi dapat dipahami pengertian pertama sebagai memberi kekuasaan, mengalihkan kekuatan atau mendelegasikan otoritas ke pihak lain. Sedangkan pada pengertian kedua dipahami sebagai upaya untuk memberikan kemampuan atau keberdayaan.

Dalam konteks kerja seorang sekretaris eksekutif, empowerment mengandung arti bahwa aku bisa mengambil keputusan atau tindakan tertentu sepanjang risiko dari tindakan itu terukur, dan dalam kerangka yang aman untuk dilakukan.

Pada suatu hari saat pimpinanku sedang pergi keluar kota, aku menerima surat urgent dari perusahaan pelanggan yang menyampaikan keluhan. Menurut prosedur surat semacam itu harus dijawab dalam waktu 24 jam. Tetapi pimpinan ku sedang keluar kota, jadi bagaimana. Aku kemudian menulis surat yang garis besarnya menyampaikan bahwa kami sangat menyesali kejadian yang tidak menyenangkan ini, dan masalah tersebut akan kami tangani segera. Oleh karena Bapak Pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas keluar negeri, maka surat Bapak akan kami sampaikan kepada penanggung jawab masalah dimaksud. Masalah ini juga akan kami sampaikan kepada Pimpinan kami yang akan membalas surat Bapak secara resmi secepatnya beliau kembali, yaitu pada tanggal sekian.

Surat aku tanda tangani, dan aku kirim. Copy surat aku kirim ke pimpinanku yang sedang diluar kota, copy yang lain aku sampaikan kepada pimpinan divisi Customer Service untuk segera diambil tindakan. Dalam waktu kurang dari 48 jam masalah sudah selesai di tangani. Waktu pimpinan ku kembali, beliau memanggil dan menceritakan, bahwa beliau sempat menelpon pelanggan yang complaint itu dan minta maaf. Lalu Pak Pelanggan juga mengucapkan terima kasih untuk response yang sangat cepat. Surat dari aku sebagai sekretaris eksekutif dipandang sebagai pemberdayaan staff yang sudah berjalan dengan baik dan terukur di kantor kami. Aku sangat senang dengan masukan itu, dan cerita ini sering aku tularkan kepada sekretaris lain agar mereka tidak takut mengambil tindakan nyata pada saat urgent selama segala kemungkinan dipikirkan dengan matang.

Banyaknya hal yang bisa kita lakukan secara mandiri tergantung policy perusahaan dan kesepakatan dengan pimpinan. Dibutuhkan pengalaman, daya analisis yang kuat untuk menentukan tindakan yang diperlukan pada saat kritis. Kalau masih ragu sebaiknya bertanya kepada yang lebih senior atau acting eksekutif tentang langkah yang harus diambil.

Contoh lain adalah pada waktu ada memo dari Kantor Pusat Regional di Hongkong, yang mengatakan sebuah program regional yang akan dilaksanakan di Bali memerlukan seorang country coordinator untuk membantu team yang terdiri dari berbagai bangsa. Aku tertarik dengan mega proyek ini oleh karena itu aku memberanikan diri untuk bicara dengan pimpinan. ”Pak saya melihat ada kesempatan untuk menjadi country coordinator untuk event di Bali yang berskala Asia Pacific. Pak, bolehkan saya mengambil job itu ?” demikian kataku suatu pagi. Boss ku agak kaget, dan dia bertanya sampai dua kali, ”Are you sure? Ini tugas berat lho, karena peserta dari event ini berjumlah lebih dari 1000 orang dan ini pekerjaan besar. Lagian pekerjaan kamu yang sehari-hari tetap harus dikerjakan.”. Aku dengan yakin menyahut: ” Pak ini adalah kesempatan baik untuk mendapat ekspose international, lebih dari itu Pak, saya bisa mengajak beberapa sekretaris untuk bergabung nanti pada saatnya. Kan bisa menjadi semacam pengalaman buat mereka.” Boss ku agak terhenyak, lalu berpikir sejenak. Lalu akhirnya dia mengatakan: “ Ok, let’s do it”.

Itu kemudian menjadi event yang sangat dikenang oleh semua sekretaris di perusahaan ku karena aku kemudian mengajak semua sekretaris bekerja di Bali selama 1 minggu lebih. Dan yang paling penting adalah pengalaman. Salah satu nilai tambah yang bisa diberikan sekretaris eksekutif adalah menciptakan sarana untuk sekretaris yang lebih junior untuk berkembang dengan mendapat pengalaman baru. Selain itu, bila kita sebagai sekretaris eksekutif memperlihatkan keyakinan dan kemauan, maka biasanya boss kita dan perusahaan akan mendukung sepenuhnya.

Sebagai catatan, pada masa itu seluruh karyawan mendapatkan pendidikan Leadership dan Seven Habit of Highly Effective People. Aku rasa tentu ada pengaruhnya terhadap kinerja karyawan secara keseluruhan. Karena dengan bekal ini sikap empowered bisa tumbuh dan berkembang.

Kecocokan dengan Pimpinan (Chemistry)

Pada lingkungan kerja yang sangat eksklusif dimana seorang sekretaris eksekutif harus bekerja secara dekat sekali dengan pimpinannya, maka kecocokan karakter sangat berpengaruh kepada suksesnya pekerjaan kita.

Seorang sekretaris eksekutif dituntut untuk menyesuaikan diri dengan pimpinan yang dia bantu. Kita tidak bisa minta beliau yang menyesuaikan diri, jadi tidak ada pilihan, kita yang harus menyiasati agar kebiasaan-kebiasaan yang berbeda antara keduanya bisa diminimalkan.

Boss pertamaku sangat fleksible dan punya karakter membuat semua perkerjaan menjadi mudah dan praktis. Ini sangat membantu aku dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan.

Kecocokan ini sangat penting bagi sekretaris eksekutif dalam mengatur jadwal kerja atasan, menyusun prioritas korespondensi, menerima tamu yaitu mana yang kita pandang dia akan menerima dan mana yang bakal dia tolak. Demikian juga dalam menetukan hotel mana yang dia senangi dan mana yang tidak bila sedang mengatur perjalanan dinas.

Ada kemampuan yang sangat spesifik yang akan baik sekali bagi sekretaris apabila dia memilikinya. Yaitu kemampuan membaca pikiran boss. Misalnya ada tamu yang datang tanpa janji, kita sudah bisa pastikan misalnya beliau pasti tidak akan mau menerima. Atau misalnya ada undangan menjadi pembicara dalam sebuah seminar untuk atasan, maka kita sudah bisa langsung ambil kesimpulan bahwa topik mana yang akan menjadi prioritas beliau mana yang kurang menarik bagi beliau.

Untuk mendapatkan keseimbangan selera, cara berpikir, dan logika atasan, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, misalnya:

1. Cari tahu kebiasaannya dalam bekerja sehari-hari. Ada eksekutif yang produktif pada pagi hari, ada yang sangat produktif pada sore hari hingga malam. Sesuaikan dengan ritme kerja kita.
2. Apakah beliau orang yang tepat waktu atau seseorang yang harus sering diingatkan pada acara selanjutnya.
3. Siapa teman-teman dan sahabatnya, dan siapa orang-orang yang tidak disukainya.
4. Apa makanan kesukaannya, dan bagaimana dia ingin makan siang/malamnya dilakukan. Apakah kita perlu terlibat atau tidak.
5. Kenalkan diri anda dengan keluarganya, untuk meluweskan hubungan kerja.
6. Sampai dimana toleransi beliau mau diganggu untuk masalah urgent. Apakah setiap saat kita bisa mengganggu bila ada yang urgent ?
7. Apakah beliau seorang yang kasual atau resmi, ini penting untuk menyerasikan tingkat atau bobot komunikasi verbal dengan kita. Jangan sampai kita berbicara kelewat akrab pada seorang Bapak yang pembawaannya formal.
8. Cari tahu sejauh mana masalah pribadinya bisa kita tangani. Hal ini sangat perlu untuk menghindari salah paham dengan pihak keluarga atau pihak-pihak yang punya hubungan khusus dengan boss kita.
9. Baik juga untuk tahu apa hobbynya. Karena hobby ini sering kali akan dilaksanakan sambil melakukan perjalanan dinas misalnya, atau bisa mempengaruhi penjadwalan kerja yang bersangkutan.

Bila hal-hal tersebut bisa diketahui, niscaya masalah bisa dihindari. Yang penting kita bisa mencari keharmonisan dalam bekerja, karena bidang ini membutuhkan kecocokan kedua belah pihak. Bagaimanapun, kita perlu mempunyai jiwa meladeni, lebih baik lagi bila bisa dilakukan dengan luwes.

Kesempatan Tidak Datang Dua Kali

Aku sudah bekerja di perusahaan multi nasional selama 6 tahun sebagai sekretaris senior, hingga pada suatu hari aku diminta untuk menggantikan seorang sekretaris eksekutif yang akan cuti hamil. Selama bekerja 6 tahun itu aku sudah beberapa kali berganti departemen. Hal ini menjadi titik awal karirku sebagai sekretaris eksekutif.

Dalam hati aku berpikir mengapa aku yang dipilih sebagai back up secretary padahal saat itu ada beberapa sekretaris yang jauh lebih senior daripada aku. Tapi aku tidak mau berpikir terlalu lama, dan dengan dorongan dari boss ku saat itu, jadilah aku mengerjakan pekerjaan sebagai sekretaris eksekutif selama kurang lebih 3 bulan.

Nancy, sekretaris yang aku gantikan, mengatakan: “jangan kuatir Tini, disini segalanya sudah teratur rapih, semua proses sudah berjalan, jadi kamu tinggal melanjutkan saja. Yang penting kamu harus tepat waktu, teliti, dan berani bertanya. Oh ya, disini juga tidak bisa ditolerir sebuah kesalahan pun, jadi kamu harus berhati-hati. Satu hal lagi yaitu, semua yang kamu tangani adalah rahasia dan hanya boleh diketahui oleh orang-orang yang berkepentingan saja sifatnya. Kamu pasti sudah tahu bagaimana menghandle-nya kan?” ”Baiklah aku akan mengikut semua procedure disini dengan sebaik-baiknya”, kataku menjawab. Kalimat terakhir dari Nancy membuat hatiku berdebar kencang.

Saat itu aku harus menjalankan semua tugas-tugas seorang sekretaris eksekutif bagi seorang Country General Manager yang berkebangsaan New Zealand. Boss ku ini sudah beberapa tahun bekerja di Indonesia jadi satu dua patah kata bahasa Indonesia dia sudah bisa dan aku tidak pernah kuatir dengan bahasa Inggrisku. Jadi aku pikir, kenapa kuatir, toh segala jenis pekerjaan dimeja ini sedikitnya sama dengan yang pernah aku kerjakan sebagai sekretaris senior di Human Resources Department.

Nancy memberi semacam briefing dan training selama 2 hari saja, ditambah segala catatan apa tugas sehari-hari (job desk) sehingga dalam menjalan tugas nanti aku tidak perlu bertanya kian kemari. Apa saja yang harus dan boleh aku kerjakan, apa yang tidak boleh atau harus bertanya atau seizin pimpinan. ”Bahkan kepada sesama board of director’s secretary saja kita belum tentu bisa betukar informasi”, demikian Nancy menegaskan.

Boss ku ini mempunyai kebiasaan melakukan 10 minutes briefing dengan sekretarisnya setiap pagi hari. Jadi kebiasaan itu aku lanjutkan, dan ternyata cara ini sangat membantu aku dalam melaksanakan tugas-tugas dalam sehari dan apa saja yang menjadi prioritas. Walaupun tidak semua eksekutif melakukan ini, tapi kalau bisa dilakukan, akan sangat effektif untuk mempercepat sebuah keputusan dilaksanakan. Setiap siang sesudah makan siang, dia akan menghampiri mejaku dan menanyakan status tugas-tugas yang dia berikan pagi harinya. Lalu aku bisa mengupdate statusnya, dan beliau biasanya mengatakan : Very good Tini, I see some progress. Dengan demikian aku langsung merasakan bahwa pekerjaanku sudah di jalur yang benar. Dan apabila ada kendala pada suatu tugas, bisa langsung disampaikan untuk mendapatkan solusi.

Hari pertama melakukan tugasku sebagai sekretaris eksekutif banyak menyita energi. Antara lain aku harus membiasakan diri dengan telephone line yang menjadi tanggung jawabku. Menghandle berbagai telpon dari para eksekutif dari manca negara. Jadi bahasa Inggrisku langsung terpakai. Email boss ku yang harus ku jawab dan mana yang harus aku laporkan kepada boss ku untuk mendapat perhatian beliau. Kalau ada tamu aku harus mengecek untuk meyakinkan bahwa gelas dan cangkir yang dipakai adalah yang proper untuk para eksekutif. Sampai cara berpakaianku pun harus aku perhatikan benar.

Pekerjaan ini pada dasarnya sangat krusial, karena masalah-masalah yang kita tangani sifatnya sangat penting dan rahasia. Aku sangat rajin melihat list things to do dari Nancy agar tidak ada satu tugaspun yang terlewati. Dan betapa senangnya aku karena boss ku ini sangat pengertian walaupun juga tegas. Dengan cepat aku juga membiasakan diri dengan organisasi perusahaan ini secara mendunia agar aku cepat tahu siapa-siapa saja yang harus ditelpon atau dihubungi untuk masalah-masalah yang genting. Jadi struktur organisasi sudah ada dimeja aku sebagai referensi harian.

Aku juga dengan cepat harus membiasakan diri dengan korespondensi email maupun cetak dengan kondisi ”no mistake” seperti yang dikatakan Nancy. Hari- hari pertama aku sering menghitung jam kerja agar segera berlalu hingga sore. Kalau sudah waktunya pulang duh perasaan lega sekali…. Apalagi kalau hari itu berjalan lancar tanpa kesalahan.

Setelah 3 bulan mengerjakan tugas-tugas sebagai sekretaris eksekutif, aku kembali ke posisi semula yaitu sekretaris di Divisi Human Resources. Sebuah pengalaman yang tidak terlupakan. Baru beberapa minggu kembali ke posisi ku yang lama, aku dipanggil boss ku. Dia memberi kejutan yang sangat diluar dugaanku, yaitu aku ditawari pekerjaan sebagai Sekretaris Eksekutif menggantikan Nancy karena Nancy akan pindah profesi sebagai Communication Specialist di divisi Communication and External Relation.

Ada beberapa kriteria dan karakteristik sekretaris yang baik secara umum (berdasarkan berbagai literature) adalah sebagai berikut:

• Suka membantu (helpful)
• Dapat dipercaya (trustworthy)
• Dapat diandalkan (Reliable)
• Jujur (Honnest)
• Bisa menjaga informasi rahasia
• Organization skill
• Penampilan yang sopan dan bersih
• Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan benar
• Mempunyai etika bertelpon yang baik dan sopan
• Kemampuan menerima instruksi dan melaksanakannya
• Melaksanakan filing system dengan baik dan benar
• Kemampuan mengetik cepat dan akurat.

Tetapi untuk menjadi sekretaris eksekutif, kriteria diatas belumlah cukup. Kalau diteliti ada beberapa hal yang penting untuk dilakukan dan sifat-sifat lain yang harus dimiliki. Pada bab-bab berikut anda bisa mengetahui apa saja yang bisa dijadikan referensi untuk menjadi sekretaris eksekutif yang baik dan handal.

What it takes to be an executive secretary

Profesi sekretaris adalah profesi yang penting dan berkembang dengan pesat sesuai dengan perkembangan kemajuan industri. Sekolah pendidikan sekretaris dan para penyedia kursus singkat sekretaris senantiasa memperbarui bahan pembelajaran bagi sekretaris agar senantiasa sesuai dengan pesatnya kemajuan dunia bisnis.

Ada keahlian yang baku yang harus dimiliki seorang sekretaris. Keahlian dasar seperti mengetik surat, menerima telpon, melaksanakan administrasi sederhana, dan lain sebagainya memang wajib dimilikinya. Tetapi dengan beranjaknya seorang sekretaris menapak profesi ini, maka dituntut lebih banyak pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas. Misalnya untuk mencapai tingkat sekretaris eksekutif, maka seorang sekretaris tidak cukup hanya mempunyai keahlian dasar kesekretarisan. Tetapi banyak hal yang perlu dipelajari sehingga perusahaan dan eksekutifnya yakin bahwa pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris eksekutif bisa berjalan dengan baik. Lebih dari itu, fungsi jabatan tersebut mestinya bisa menciptakan suasana yang kondusif bagi seorang pimpinan dalam bekerja.

Berangkat dari pengalaman pribadi sebagai sekretaris eksekutif selama kurang lebih 7 tahun di PT. IBM Indonesia, dan telah membantu 4 periode pimpinan puncak perusahaan ini yaitu antara tahun 1990 – 1997, maka saya ingin berbagi pengalaman nyata tentang hal-hal yang patut dimiliki oleh seorang sekretaris eksekutif, selain dari keahlian dasar sekretaris yang wajib dikuasai.

Tentu saja semua yang dipaparkan disini adalah berbasis operasi sebuah perusahaan multi nasional, sehingga apabila pembaca bekerja di perusahaan nasional atau perusahaan pribadi misalnya, mungkin harus dilakukan beberapa penyesuaian. Tetapi saya merasa bahwa buku ini tetap bisa dijadikan inspirasi bagaimana kita sebagai sekretaris eksekutif harus bersikap, berpikir, bertindak, menganalisa, mengambil keputusan serta menambah wawasan dalam pekerjaan sehari-hari agar senantiasa mempunyai nilai tambah bagi pimpinan dan perusahaan.

Selain dari keahlian praktis, ada beberapa sikap dan perilaku yang saya tuangkan dalam buku ini yang mudah-mudahan bisa dijadikan ide apabila pembaca menghadapi situasi serupa.

Agar topik bahasan masih mempunyai relevansinya dengan peran sekretaris eksekutif masa sekarang, sengaja saya tidak mengemukakan tentang masalah-masalah dasar yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Tetapi saya mencoba memberikan topik bahasan yang tidak akan basi dengan berjalannya waktu, karena sifatnya melekat pada pribadi seorang sekretaris eksekutif.

Peran sekretaris masa kini akan lebih banyak ditambah dengan tuntutan agar sekretaris cepat beradaptasi dengan kemajuan teknologi perkantoran, kemampuan bahasa asing lebih dari satu, kemampuan penggunaan berbagai office system yang membantu pengerjaan dokumen atau file. Pengetahuan tentang modern record management juga penting untuk dimiliki karena kita sudah menapaki dunia digital office.

Buku ini juga saya tulis dengan niat agar para sekretaris yang sedang bekerja maupun yang masih duduk di akademi sekretaris dapat menggunakan buku ini sebagai inspirasi dan refernsi bilamana ingin mencapai jenjang sebagai sekretaris eksekutif.

Mungkin jalur yang dilalui oleh masing-masing sekretaris tidak sama, juga situasi dan kondisi kantor berbeda. Selain situasi dan prosedur kantor, sifat pimpinan juga mempengaruhi apakah seorang sekretaris eksekutif akan diberi wewenang lebih dari seorang yang membantu pimpinan. Memang banyak faktor yang mempengaruhi baik buruknya kinerja seorang sekretaris eksekutif, tetapi dengan semangat kerja yang baik, perilaku yang positif, saya yakin setiap sekretaris bisa mencapai lebih dari sekedar pembantu pimpinan.

Oleh sebab itu saya ingin sampaikan disini bahwa semua capaian yang saya kemukakan dalam buku ini tidaklah bisa terwujud bila tidak ada dukungan dari pimpinan saya sewaktu saya menjabat sebagai sekretaris eksekutif, serta para sekretaris manager yang membantu saya dan rekan-rekan sekretaris pada waktu itu. Iklim bekerja di perusahaan juga memungkinkan seseorang untuk berkreasi dan berinovasi.

Tidak lupa saya mengucapkan terima kasih kepada para mantan pimpinan saya yaitu Mr. Gowan Pickering, Bapak I G.M. Mantera, Bapak Y.W. Junardy dan Bapak Hari Sulistyono yang pernah menjabat Presiden Direktur PT. IBM Indonesia, yang telah memberikan semua bimbingan dan kepercayaan untuk menciptakan kinerja saya yang positif.

Jakarta, Februari 2008

Ariantini Yatim