Komunikasi dengan Manajer

Suatu hari Riri kesal dan berkeluh kesah kepada temannya, pasalnya dia merasa tugas dan tanggung jawabnya di kantor sudah sedemikian banyaknya sehingga sudah sepatutnya dia mendapat penyesuaian gaji. Tentu teman Riri ini menyarankan agar Riri langsung minta bertemu dengan managernya untuk membicarakan hal ini. Kata Riri: Aduh, aku gak nyaman deh bicara dengan boss tentang pekerjaanku, aku sih pengennya boss itu mengerti kek bahwa kita itu sudah kerja setengah mati, dan patut untuk mendapat sebuah perubahan... Pada akhirnya Riri tetap menggerutu tapi perubahan tidak kunjung datang.

Contoh lain, Condro seorang staff di divisi Teknologi Informasi sebuah Bank BUMN, dia adalah salah satu operator yang menjalankan system kartu kredit. System ini beroperasi 24 jam dan setiap pagi dan sore harus disampaikan laporan harian. Condro sudah lama menemukan bahwa dalam salah satu proses dalam melakukan job ada masalah, dan setiap hari masalah itu muncul dalam Laporan Harian, dan sudah dibaca oleh para system programmer yang harusnya segera mengambil langkah perbaikan. Tetapi Condro tidak membawa masalah ini kepada orang-orang yang kompeten, sebaliknya dia selalu menggerutu mengapa orang lain tidak sensitif terhadap masalah ini.

Dalam penyampaian suatu ide, masukan, atau upaya perbaikan kepada manager, staff harus menggunakan teknik berkomunikasi yang tepat. Ada beberapa teknik berkomunikasi dengan atasan yang mudah diingat dan diimplementasikan dalam pekerjaan sehari-hari, antara lain:
• Sebelum bertemu dengan manajer, siapkan semua data penunjang. Agar pembicaraan tidak bertele-tele catat semua yang anda kehendaki atau anda usulkan dan latar belakang mengapa hal itu harus dilakukan. Dalam kasus Riri, dia harus membuat laporan kinerja dia selama misalnya 2 tahun terakhir sebagai justifikasi permintaan penyesuaian gaji. Bila ada, pujian-pujian dari rekan kerja dari divisi lain yang tercatat di email misalnya, juga bisa disampaikan sebagai bukti bahwa Riri bekerja dengan baik dan prima. Itu bisa dijadikan sebagai suatu justifikasi.
• Menurut Jill Geisler dalam salah satu article yang berjudul ”Managing Your Manager”, staff juga harus mengetahui gaya komunikasi manajernya. Misalnya apakah dia orang yang suka dengan data yang lengkap, memo yang formal, atau kunjungan singkat juga boleh? Apakah orangnya humoris atau serius. Bila kita mengetahui gaya komunikasi atasan, kita harus bisa menyesuaikan agar tujuan lebih mungkin tercapai.
• Harus sensitif terhadap masalah yang sedang dihadapi manajer. Misalnya apakah perusahaan sedang dalam keadaan limbung, apakah manajer kita sedang menghadapi deadline yang kritikal. Semakin staff tahu apa saja yang sedang dilakukan manajernya, semakin dia sensitif apakah masalah yang akan dia bawakan tidak akan menambah tekanan terhadap manajer. Apabila benar, maka mungkin harus dicarikan waktu yang lebih menguntungkan dan lebih tepat.
• Ketahuilah nilai-nilai yang dianut perusahaan. Dalam contoh Condro misalnya, sebuah bank yang menerbitkan kartu kredit pasti akan menyandang motto ”kepuasan pelanggan adalah utama”. Nah dengan alasan itu, maka Condro seharusnya bisa segera menyampaikan masalah dalam system IT nya untuk mendapatkan perhatian segera dari manajernya agar tidak terjadi hal yang fatal dan berakibat kepada menurunnya kepuasan pelanggan.
• Dalam menyampaikan ide atau masukan, gunakanlah intonasi yang positif. Misalnya ”kita harus segera mencari solusi dari problem dalam system kartu kredit yang sudah menjadi momok setiap hari bagi operator” bandingkan dengan bila disampaikan begini : ”saya menemukan jawaban dari masalah yang kelak bisa menjadi penyebab dari menurunkan kepuasan pelanggan Pak.” baru kemudian dengan kalimat-kalimat yang pendek dan jelas disampaikan permasalahan yang harus diubah secepatnya. Dan rencana perbaikannya juga bisa disampaikan sekalian, disertai dengan apa saja keuntungan-keuntungan yang bisa didapat bila dilakukan perbaikan dalam system.
• Anda juga harus siap dengan kenyataan bahwa ide atau masukan anda bisa saja ditolak. Jadi sebelum pembicaraan dimulai, harus diingat bahwa hasil dari pembicaraan ini bisa negatif atau positif. Dalam kasus Riri, bisa saja manajer kemudian mengatakan bahwa selain dari penyesuaian gaji yang belum bisa dilakukan, Riri bisa saja diberikan tools baru dalam work station dia agar beban kerja bisa berkurang. Solusinya tidak harus kenaikan gaji bukan, karena dari sisi perusahaan, penyempurnaan keseimbangan kerja juga bisa membuat karyawan merasa lebih ringan pekerjaannya.
• Akan sangat membantu bila anda membuat catatan dari semua pembicaraan, dan melakukan tindak lanjut. Kemukakan pada akhir diskusi bahwa kesimpulan yang bisa diambil dari pembicaraan hari itu adalah sebagai berikut. Dan bahwa anda akan menindak lanjuti sesuai dengan target date yang telah disetujui bersama. Catatan ini juga penting untuk diberikan kepada pihak lain apabila ide atau masukan itu melibatkan staff dari divisi lain.
• Setelah itu, tunjukan bahwa anda konsisten dengan keputusan yang telah diambil, dan menyelesaikan persoalan tadi dengan baik. Karena ini akan merupakan track record anda, bahwasanya anda seorang yang konsisten dan mengambil tanggung jawab.