Semalam, disalah satu stasiun televise, dibicarakan masalah Family Value, yang salah satunya adalah perlakukan kita kepda PRT atau pembantu rumah tangga. Dicontohkan ada sebuah keluarga yang mempunyai PRT sudah bekerja 29 tahun di rumah keluarga ini. Dia bekerja disana hingga menikah dan punya anak. Kenapa sang PRT bisa begitu lama betah dirumah keluarga ini ? Kemudian diperbincangkan.
Selain dari hal-hal yang dibicarakan disana, memang banyak rumah tangga yang bisa mempertahankan PRT mereka sampai waktu yang cukup lama. Kalau aku teliti ada beberapa hal yang umum ditemui, misalnya beberapa dibawah ini:
• Umumnya mereka memperlakukan PRT seperti keluarga sendiri.
• Tidak membedakan makanan yang dimakan didalam dan yang dimakan dibelakang. Bagi PRT ini adalah big deal, karena mereka kemudian merasa diperlakukan sama dengan keluarga majikan.
• Berkomunikasi dengan gaya kekeluargaan, tidak kaku sehingga tidak terlalu terasa siapa boss siapa pembantu.
• Memberikan tingkat kepercayaan yang tinggi pada PRT. Ada seorang ibu yang kalau keluar kota maka PRTnya yang memilihkan baju sampai padu padan dengan asesoris, tas dan sepatu. Termasuk untuk pengelolaan keuangan rumah tangga sehari-hari dalam jumlah kecil. Bahkan ada yang mempercayakan kunci-kunci lemari kepada PRT nya.
• Memberikan perhatian pada keluarga PRT, dan termasuk bila dia sedang sakit untuk dibawa ke dokter dan dibelikan obat.
• Kalau PRT sudah punya anak, ada keluarga yang menyekolahkan anak PRT. Pada suatu hari aku mampir kerumah kerabatku dan mendengar dia sedang memberi pelajaran bahasa Inggris. Ternyata kerabatku itu sedang mengajar bahasa Inggris anak PRT nya yang baru masuk SMP. Aku sempat tersentuh, karena jarang ada majikan yang mau meluangkan waktu untuk anak PRTnya.
Dilain pihak, memang tidak juga bisa dipungkiri bahwa tidak semua PRT baik dan tahu diri. Maka bila kondisi diatas cocok dengan karakter dari PRT maka hasilnya akan bagus. Tetapi ada saja PRT yang sudah diajari tapi tetap tidak bisa dibina karena malas, tidak ada semangat belajar, suka bohong, dan lain sebagainya. Belum lagi kalau mereka cuma berorientasi kepada uang.
Pada masa bulan Puasa dan mendekati Idul Fitri, masa dimana PRT pulang mudik, memang terasa bahwa bagaimanapun jasa mereka masih dibutuhkan untuk kelancaran pekerjaan rumah tangga kita. Tahun ini aku tidak menggunakan PRT infal selama PRT pulang kampung. Alih-alih, aku mengajak anak2ku dan suami untuk bekerja sama berbagi pekerjaan, dengan harapan agar anak2 juga bisa merasakan capeknya untuk memantain rumah agar tetap bersih, teratur dan rapih. Capeknya PRT sama dengan capek kita, karena kita sama2 manusia – itu nilai yang ingin aku berikan kepada anak2 agar kelak bisa memberikan apresiasi kepada pekerjaan PRT. Lagi pula kerjasama dirumah mempererat hubungan antar anggota keluarga, bukan ?
Jumat, 26 September 2008
Senin, 08 September 2008
Komunikasi dengan Manajer
Suatu hari Riri kesal dan berkeluh kesah kepada temannya, pasalnya dia merasa tugas dan tanggung jawabnya di kantor sudah sedemikian banyaknya sehingga sudah sepatutnya dia mendapat penyesuaian gaji. Tentu teman Riri ini menyarankan agar Riri langsung minta bertemu dengan managernya untuk membicarakan hal ini. Kata Riri: Aduh, aku gak nyaman deh bicara dengan boss tentang pekerjaanku, aku sih pengennya boss itu mengerti kek bahwa kita itu sudah kerja setengah mati, dan patut untuk mendapat sebuah perubahan... Pada akhirnya Riri tetap menggerutu tapi perubahan tidak kunjung datang.
Contoh lain, Condro seorang staff di divisi Teknologi Informasi sebuah Bank BUMN, dia adalah salah satu operator yang menjalankan system kartu kredit. System ini beroperasi 24 jam dan setiap pagi dan sore harus disampaikan laporan harian. Condro sudah lama menemukan bahwa dalam salah satu proses dalam melakukan job ada masalah, dan setiap hari masalah itu muncul dalam Laporan Harian, dan sudah dibaca oleh para system programmer yang harusnya segera mengambil langkah perbaikan. Tetapi Condro tidak membawa masalah ini kepada orang-orang yang kompeten, sebaliknya dia selalu menggerutu mengapa orang lain tidak sensitif terhadap masalah ini.
Dalam penyampaian suatu ide, masukan, atau upaya perbaikan kepada manager, staff harus menggunakan teknik berkomunikasi yang tepat. Ada beberapa teknik berkomunikasi dengan atasan yang mudah diingat dan diimplementasikan dalam pekerjaan sehari-hari, antara lain:
• Sebelum bertemu dengan manajer, siapkan semua data penunjang. Agar pembicaraan tidak bertele-tele catat semua yang anda kehendaki atau anda usulkan dan latar belakang mengapa hal itu harus dilakukan. Dalam kasus Riri, dia harus membuat laporan kinerja dia selama misalnya 2 tahun terakhir sebagai justifikasi permintaan penyesuaian gaji. Bila ada, pujian-pujian dari rekan kerja dari divisi lain yang tercatat di email misalnya, juga bisa disampaikan sebagai bukti bahwa Riri bekerja dengan baik dan prima. Itu bisa dijadikan sebagai suatu justifikasi.
• Menurut Jill Geisler dalam salah satu article yang berjudul ”Managing Your Manager”, staff juga harus mengetahui gaya komunikasi manajernya. Misalnya apakah dia orang yang suka dengan data yang lengkap, memo yang formal, atau kunjungan singkat juga boleh? Apakah orangnya humoris atau serius. Bila kita mengetahui gaya komunikasi atasan, kita harus bisa menyesuaikan agar tujuan lebih mungkin tercapai.
• Harus sensitif terhadap masalah yang sedang dihadapi manajer. Misalnya apakah perusahaan sedang dalam keadaan limbung, apakah manajer kita sedang menghadapi deadline yang kritikal. Semakin staff tahu apa saja yang sedang dilakukan manajernya, semakin dia sensitif apakah masalah yang akan dia bawakan tidak akan menambah tekanan terhadap manajer. Apabila benar, maka mungkin harus dicarikan waktu yang lebih menguntungkan dan lebih tepat.
• Ketahuilah nilai-nilai yang dianut perusahaan. Dalam contoh Condro misalnya, sebuah bank yang menerbitkan kartu kredit pasti akan menyandang motto ”kepuasan pelanggan adalah utama”. Nah dengan alasan itu, maka Condro seharusnya bisa segera menyampaikan masalah dalam system IT nya untuk mendapatkan perhatian segera dari manajernya agar tidak terjadi hal yang fatal dan berakibat kepada menurunnya kepuasan pelanggan.
• Dalam menyampaikan ide atau masukan, gunakanlah intonasi yang positif. Misalnya ”kita harus segera mencari solusi dari problem dalam system kartu kredit yang sudah menjadi momok setiap hari bagi operator” bandingkan dengan bila disampaikan begini : ”saya menemukan jawaban dari masalah yang kelak bisa menjadi penyebab dari menurunkan kepuasan pelanggan Pak.” baru kemudian dengan kalimat-kalimat yang pendek dan jelas disampaikan permasalahan yang harus diubah secepatnya. Dan rencana perbaikannya juga bisa disampaikan sekalian, disertai dengan apa saja keuntungan-keuntungan yang bisa didapat bila dilakukan perbaikan dalam system.
• Anda juga harus siap dengan kenyataan bahwa ide atau masukan anda bisa saja ditolak. Jadi sebelum pembicaraan dimulai, harus diingat bahwa hasil dari pembicaraan ini bisa negatif atau positif. Dalam kasus Riri, bisa saja manajer kemudian mengatakan bahwa selain dari penyesuaian gaji yang belum bisa dilakukan, Riri bisa saja diberikan tools baru dalam work station dia agar beban kerja bisa berkurang. Solusinya tidak harus kenaikan gaji bukan, karena dari sisi perusahaan, penyempurnaan keseimbangan kerja juga bisa membuat karyawan merasa lebih ringan pekerjaannya.
• Akan sangat membantu bila anda membuat catatan dari semua pembicaraan, dan melakukan tindak lanjut. Kemukakan pada akhir diskusi bahwa kesimpulan yang bisa diambil dari pembicaraan hari itu adalah sebagai berikut. Dan bahwa anda akan menindak lanjuti sesuai dengan target date yang telah disetujui bersama. Catatan ini juga penting untuk diberikan kepada pihak lain apabila ide atau masukan itu melibatkan staff dari divisi lain.
• Setelah itu, tunjukan bahwa anda konsisten dengan keputusan yang telah diambil, dan menyelesaikan persoalan tadi dengan baik. Karena ini akan merupakan track record anda, bahwasanya anda seorang yang konsisten dan mengambil tanggung jawab.
Contoh lain, Condro seorang staff di divisi Teknologi Informasi sebuah Bank BUMN, dia adalah salah satu operator yang menjalankan system kartu kredit. System ini beroperasi 24 jam dan setiap pagi dan sore harus disampaikan laporan harian. Condro sudah lama menemukan bahwa dalam salah satu proses dalam melakukan job ada masalah, dan setiap hari masalah itu muncul dalam Laporan Harian, dan sudah dibaca oleh para system programmer yang harusnya segera mengambil langkah perbaikan. Tetapi Condro tidak membawa masalah ini kepada orang-orang yang kompeten, sebaliknya dia selalu menggerutu mengapa orang lain tidak sensitif terhadap masalah ini.
Dalam penyampaian suatu ide, masukan, atau upaya perbaikan kepada manager, staff harus menggunakan teknik berkomunikasi yang tepat. Ada beberapa teknik berkomunikasi dengan atasan yang mudah diingat dan diimplementasikan dalam pekerjaan sehari-hari, antara lain:
• Sebelum bertemu dengan manajer, siapkan semua data penunjang. Agar pembicaraan tidak bertele-tele catat semua yang anda kehendaki atau anda usulkan dan latar belakang mengapa hal itu harus dilakukan. Dalam kasus Riri, dia harus membuat laporan kinerja dia selama misalnya 2 tahun terakhir sebagai justifikasi permintaan penyesuaian gaji. Bila ada, pujian-pujian dari rekan kerja dari divisi lain yang tercatat di email misalnya, juga bisa disampaikan sebagai bukti bahwa Riri bekerja dengan baik dan prima. Itu bisa dijadikan sebagai suatu justifikasi.
• Menurut Jill Geisler dalam salah satu article yang berjudul ”Managing Your Manager”, staff juga harus mengetahui gaya komunikasi manajernya. Misalnya apakah dia orang yang suka dengan data yang lengkap, memo yang formal, atau kunjungan singkat juga boleh? Apakah orangnya humoris atau serius. Bila kita mengetahui gaya komunikasi atasan, kita harus bisa menyesuaikan agar tujuan lebih mungkin tercapai.
• Harus sensitif terhadap masalah yang sedang dihadapi manajer. Misalnya apakah perusahaan sedang dalam keadaan limbung, apakah manajer kita sedang menghadapi deadline yang kritikal. Semakin staff tahu apa saja yang sedang dilakukan manajernya, semakin dia sensitif apakah masalah yang akan dia bawakan tidak akan menambah tekanan terhadap manajer. Apabila benar, maka mungkin harus dicarikan waktu yang lebih menguntungkan dan lebih tepat.
• Ketahuilah nilai-nilai yang dianut perusahaan. Dalam contoh Condro misalnya, sebuah bank yang menerbitkan kartu kredit pasti akan menyandang motto ”kepuasan pelanggan adalah utama”. Nah dengan alasan itu, maka Condro seharusnya bisa segera menyampaikan masalah dalam system IT nya untuk mendapatkan perhatian segera dari manajernya agar tidak terjadi hal yang fatal dan berakibat kepada menurunnya kepuasan pelanggan.
• Dalam menyampaikan ide atau masukan, gunakanlah intonasi yang positif. Misalnya ”kita harus segera mencari solusi dari problem dalam system kartu kredit yang sudah menjadi momok setiap hari bagi operator” bandingkan dengan bila disampaikan begini : ”saya menemukan jawaban dari masalah yang kelak bisa menjadi penyebab dari menurunkan kepuasan pelanggan Pak.” baru kemudian dengan kalimat-kalimat yang pendek dan jelas disampaikan permasalahan yang harus diubah secepatnya. Dan rencana perbaikannya juga bisa disampaikan sekalian, disertai dengan apa saja keuntungan-keuntungan yang bisa didapat bila dilakukan perbaikan dalam system.
• Anda juga harus siap dengan kenyataan bahwa ide atau masukan anda bisa saja ditolak. Jadi sebelum pembicaraan dimulai, harus diingat bahwa hasil dari pembicaraan ini bisa negatif atau positif. Dalam kasus Riri, bisa saja manajer kemudian mengatakan bahwa selain dari penyesuaian gaji yang belum bisa dilakukan, Riri bisa saja diberikan tools baru dalam work station dia agar beban kerja bisa berkurang. Solusinya tidak harus kenaikan gaji bukan, karena dari sisi perusahaan, penyempurnaan keseimbangan kerja juga bisa membuat karyawan merasa lebih ringan pekerjaannya.
• Akan sangat membantu bila anda membuat catatan dari semua pembicaraan, dan melakukan tindak lanjut. Kemukakan pada akhir diskusi bahwa kesimpulan yang bisa diambil dari pembicaraan hari itu adalah sebagai berikut. Dan bahwa anda akan menindak lanjuti sesuai dengan target date yang telah disetujui bersama. Catatan ini juga penting untuk diberikan kepada pihak lain apabila ide atau masukan itu melibatkan staff dari divisi lain.
• Setelah itu, tunjukan bahwa anda konsisten dengan keputusan yang telah diambil, dan menyelesaikan persoalan tadi dengan baik. Karena ini akan merupakan track record anda, bahwasanya anda seorang yang konsisten dan mengambil tanggung jawab.
Selasa, 02 September 2008
Presiden Marah-marah
Presiden marah pada saat rapat cabinet dan tertangkap kamera media. Adegan tersebut sempat beberapa kali ditayangkan oleh berbagai TV swasta, dan pada sebuah kesempatan juga digunakan sebagai bahan diskusi. Marahnya Presiden segera menjadi bahan pembicaraan, apakah wajar seorang Presiden marah langsung kepada bawahannya didepan rapat kabinet. Ada yang komentar bahwa Presiden juga manusia, tidak luput dari rasa geram. Presiden merasa topik bahasan yang sedang dibawakannya sangat penting jadi semua yang hadir harus berkonsentrasi dan memberi perhatian penuh.
Kalau kita menengok peristiwa serupa di kantor tempat kita kerja misalnya. Apakah pernah terjadi anda sedang rapat dengan presiden direktur perusahaan anda, kemudian pada saat beliau bicara, anda bicara dengan sebelah anda, lalu anda ditegur, atau diberi pertanyaan secara mendadak ? Sebagai analogi, di kantor saya dahulu selalu disosialisasikan yang namanya meeting code of conduct. Misalnya peserta dilarang terlambat datang. Apabila ada peserta yang datang terlambat dikenakan denda Rp. 50.000. Tidak boleh menerima telpon genggam didalam ruangan rapat, serta harus di silent. Tetapi peserta juga tidak kalah pinternya. Mereka memang tidak menerima telpon selularnya, tapi karena diperbolehkan membawa laptop, maka semua membuka laptopnya dengan maksud segera mencatat things to do-nya. Tapi kan sekalian bisa chatting dengan orang yang ada diluar ruang rapat.
Code of conduct adalah pedoman karyawan dalam melaksanakan operasi bisnis sehari-hari. Itu adalah panduan perilaku bisnis sehari-hari. Sebetulnya code of conduct itu luas sekali cakupannya. Bukan saja mengatur perilaku kita selama kita rapat, tapi dalam semua pekerjaan kita. Termasuk cara manager berkomunikasi dengan bawahan, bagaimana melindungi data karyawan atau data rahasia lainnya, bagaimana berurusan dengan pemerintah, cara berbisnis dan lain sebagainya. Pada beberapa perusahaan multinasional, code of conduct diujikan setiap tahun. Sebelum diuji, karyawan diharuskan mengambil course online beberapa menit, kemudian ada test yang harus diselesaikan. Setelah selesai setiap karyawan harus memberikan sertifikasi.
Dengan adanya code of conduct atau biasa juga disebut business conduct guidelines, ditambah dengan sertifikasi setiap tahun, maka karyawan sudah harus mengerti dalam membawa dirinya pada saat bekerja di kantor maupun ketika berhubungan dengan pelanggan. Setiap karyawan harusnya sudah tahu apa-apa saja hal yang dilarang dan melanggar code of conduct. Karena pelanggaran terhadap hal itu akan berakibat yang bersangkutan menerima surat peringatan.
Kembali ketopik awal, kita semua yakin bahwa bapak-bapak para menteri kabinet sudah mengerti betul bagaimana code of conduct selama Rapat Kabinet, tapi kok masih saja ada yang nyeleneh ? Atau mungkin karena pelanggaran terhadap itu tidak dikenakan penalty, jadi yah cuek saja toh tidak ada sangsi.
Kalau kita menengok peristiwa serupa di kantor tempat kita kerja misalnya. Apakah pernah terjadi anda sedang rapat dengan presiden direktur perusahaan anda, kemudian pada saat beliau bicara, anda bicara dengan sebelah anda, lalu anda ditegur, atau diberi pertanyaan secara mendadak ? Sebagai analogi, di kantor saya dahulu selalu disosialisasikan yang namanya meeting code of conduct. Misalnya peserta dilarang terlambat datang. Apabila ada peserta yang datang terlambat dikenakan denda Rp. 50.000. Tidak boleh menerima telpon genggam didalam ruangan rapat, serta harus di silent. Tetapi peserta juga tidak kalah pinternya. Mereka memang tidak menerima telpon selularnya, tapi karena diperbolehkan membawa laptop, maka semua membuka laptopnya dengan maksud segera mencatat things to do-nya. Tapi kan sekalian bisa chatting dengan orang yang ada diluar ruang rapat.
Code of conduct adalah pedoman karyawan dalam melaksanakan operasi bisnis sehari-hari. Itu adalah panduan perilaku bisnis sehari-hari. Sebetulnya code of conduct itu luas sekali cakupannya. Bukan saja mengatur perilaku kita selama kita rapat, tapi dalam semua pekerjaan kita. Termasuk cara manager berkomunikasi dengan bawahan, bagaimana melindungi data karyawan atau data rahasia lainnya, bagaimana berurusan dengan pemerintah, cara berbisnis dan lain sebagainya. Pada beberapa perusahaan multinasional, code of conduct diujikan setiap tahun. Sebelum diuji, karyawan diharuskan mengambil course online beberapa menit, kemudian ada test yang harus diselesaikan. Setelah selesai setiap karyawan harus memberikan sertifikasi.
Dengan adanya code of conduct atau biasa juga disebut business conduct guidelines, ditambah dengan sertifikasi setiap tahun, maka karyawan sudah harus mengerti dalam membawa dirinya pada saat bekerja di kantor maupun ketika berhubungan dengan pelanggan. Setiap karyawan harusnya sudah tahu apa-apa saja hal yang dilarang dan melanggar code of conduct. Karena pelanggaran terhadap hal itu akan berakibat yang bersangkutan menerima surat peringatan.
Kembali ketopik awal, kita semua yakin bahwa bapak-bapak para menteri kabinet sudah mengerti betul bagaimana code of conduct selama Rapat Kabinet, tapi kok masih saja ada yang nyeleneh ? Atau mungkin karena pelanggaran terhadap itu tidak dikenakan penalty, jadi yah cuek saja toh tidak ada sangsi.
Langganan:
Postingan (Atom)