Upaya Menjaga Keseimbangan Jiwa Pekerja

(dimuat oleh Majalah Human Capital pada tahun 2005)

Seringkali kita mendengar bahwa tingkat produktivitas karyawan banyak dipengaruhi oleh kehidupan yang seimbang. Artinya bila karyawan mempunyai kegiatan kantor dalam porsi yang seimbang dengan kehidupan pribadinya, maka diharapkan mereka dapat memberikan kontribusi kinerja yang sangat tinggi. Perusahaan-perusahaan harus mempertimbangkan bahwa karyawan adalah asset nomor satu yang harus disempurnakan dari waktu ke waktu. Sebagai salah satu tolok ukur keberhasilan perusahaan disamping nilai penjualan misalnya, maka tingkat keseimbangan antara pekerjaan dan waktu pribadi bisa mempengaruhi tinggi rendahnya berhentinya karyawan (attrition rate).

Perusahaan semestinya memperhatikan hal ini dan ada berbagai cara yang bisa dilakukan, antara lain dengan menyelenggarakan berbagai program untuk karyawan. Sebelumnya harus dianalisa dari sudut mana masalah ini akan dikelola.

Beberapa kemungkinan pendekatan yang paling sesuai dengan masalah yang dihadapi karyawan sehari-hari antara lain:

· Kesehatan

· Beban kerja

· Kualitas hubungan antara manusia

· Work Style

Marilah coba kita bahas satu persatu dan bagaimana elemen-elemen diatas berhubungan dengan kualitas kerja karyawan.

Kesehatan

Dalam dunia bisnis yang semakin hari semakin memberikan tekanan yang tinggi, maka kesehatan karyawan sangat penting. Baik kesehatan fisik maupun kesehatan emosional. Seorang karyawan yang sangat sadar dengan kesehatan mereka, apa bila diteliti akan produktivitas yang lebih baik dibandingkan dengan mereka yang acuh kepada kesehatan.

Sebagai ilustrasi, seorang karyawan yang sadar akan nutrisi yang sehat, berolah raga secara teratur, pandai membagi waktu, pandai mengelola stress, pandai bergaul akan menghasilkan seorang karyawan yang handal. Sebaliknya seorang karyawan yang menderita kelelahan fisik karena kurang berolah raga, kurang pandai membagi waktu antara kerja dan lingkup sosial, besar kemungkinan ia akan menemui berbagai kendala dalam bekerja.

Analisa kondisi kesehatan karyawan bisa dimulai dengan menganalisa keluhan penyakit yang sering diderita karyawan. Ini bisa dimulai dari claim medis yang datanya bisa didapat di HRD departemen. Dari sana bisa dianalisa apakah sebagian karyawan sering menderita flu misalnya, atau tekanan darah tinggi, atau penyakit yang lain. Setelah dianalisa keluhan terbanyak karyawan kemudian bisa dibuatkan program untuk penanggulangan atau antisipasi. Contoh-contoh program yang bisa dibuat misalnya:

· Edukasi mengenai masalah kesehatan : misalnya dengan memanggil dokter spesialist yang bisa memberikan presentasi mengenai nutrisi yang sehat. Diet yang baik dan olah raga yang harus dilakukan oleh pekerja dengan tingkat stress yang tinggi.

· Mengundang seorang psychologist yang akan menerangkan bagaimana karyawan bisa mengelola stress ditempat kerja.

· Secara periodic (misalnya 3 bulan sekali), karyawan diberikan nutrisi sehat seperti buah-buahan sambil diberikan artikel singkat tentang manfaat buah bagi kesehatan.

· Memberikan tawaran untuk menjadi member sebuah club fitness (optional) dengan subsidi dari perusahaan.

· Menyelenggarakan employee gathering diluar gedung, misalnya dengan mengadakan tea walk yang diikuti dengan game2 yang sehat. Acara ini juga bisa digunakan sebagai reward untuk kerja keras karyawan dalam setahun.

· Children party, umum dilakukan perusahaan besar untuk memberikan kesempatan keluarga karyawan mendapat hiburan segar. Hal yang umum dilakukan juga semacam Family day.

· Children@work, acara ini bisa diselenggarakan untuk anak-anak karyawan yang diundang ke tempat kerja orang tuanya agar dapat melihat bagaimana sebenarnya dunia kerja. Acara ini juga bisa diikuti dengan berbagai games berdasarkan usia anak. Acara seperti Children Party dan Children@work bisa diserahkan sebagai project kepada para sekretaris misalnya sebagai Committee. Sehingga pada saat yang sama bisa dianggap sebagai program pengembangan bagi para sekretaris.

Beban Kerja

Sebagai salah satu tugas para manajer adalah mengawasi keseimbangan beban kerja para karyawannya. Analisa mengenai hal ini bisa melalui survey karyawan, atau wawancara dengan karyawan oleh manajernya masing-masing. Keseimbangan beban kerja sangat mempengaruhi kondisi moral karyawan. Beban kerja yang terpantau dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Tugas menajemen untuk mencari solusi menyeluruh apabila ada kendala yang jelas. Semuanya ini harus dipertimbangkan mengingat proses kerja secara keseluruhan jangan sampai terganggu. Berikut ini kemungkinan penyelesaiannya

· Apakah ada proses bisnis yang dapat di sederhanakan atau di mekanisasi. Apakah ada aplikasi software yang bisa digunakan untuk membantu situasi ini ?

· Mata rantai proses yang disederhanakan

· Apakah perlu menambah staff

· Apakah perlu reorganisasi

· Apakah ada pendidikan khusus yang harus diberikan kepada staff untuk meningkatkan produktivitas.

Kualitas hubungan antar karyawan

Komunikasi antara atasan dan bawahan serta policy “open door” sangat besar artinya bagi kesehatan moral karyawan. Tetapi hal ini sangat tergantung dari sikap para eksekutif di perusahaan tersebut. Ada beberapa channel komunikasi yang bisa dilakukan untuk menyikapi hal ini, misalnya:

1. Dari level yang paling kecil, yaitu unit meeting seminggu sekali. Hal ini selain bisa digunakan sebagai sarana untuk memantau kemajuan pekerjaan, sekaligus sebagai media komunikasi antar karyawan dan manajer bisa ada uneg-uneg yang perlu disampaikan.

2. One-on-One, pertemuan karyawan dengan manajemen untuk issue yang sangat sensitive. Karyawan seyogyanya diperbolehkan untuk meminta pertemuan dengan top manajemen bila dirasa perlu, biasa disebut dengan “Executive Interview”.

3. Pimpinan perusahaan melakukan “Coffee Session” dengan karyawan dari berbagai divisi. Hal ini perlu dilakukan untuk melihat apakah ada issue antar departement yang perlu disikapi. Program ini harus dikelola oleh HRD, karena apapun hasil diskusinya akan dibawakan di rapat bulanan para manajer.

4. President Director Memo – bisa dikirimkan kepada karyawan secara periodic untuk menginformasikan berbagai policy perusahaan atau tentang hasil kinerja perusahaan secara menyeluruh.

5. Bulletin board – yang bisa dikelola oleh Communication Department bisa menampung berbagai kegiatan perusahaan dengan foto-foto yang atraktif untuk membangkitkan semangat kerja. Disini juga bisa dipasang misalnya karyawan berprestasi, penerima spesial award atau best sales person, misalnya.

6. Intranet perusahaan yang dapat memberikan informasi yang sangat luas bagi karyawan, mulai dari peraturan perusahaan, konsultasi melalui chatting dengan HRD. Intranet perusahaan biasanya dikelola oleh IT Department yang bekerjasama dengan Comms department.

Pada sisi religious, sangatlah baik untuk memberikan kesempatan karyawan untuk melakukan ibadah menurut agama mereka masing-masing, dengan cara menyediakan sarana ibadah seperti “praying room” untuk muslim dan kegiatan misa setiap minggu untuk mereka yang beragama Kristen. Acara tahunan seperti Buka Puasa Bersama atau Halal Bihalal serta Acara Natal akan mendekatkan hubungan antar karyawan maupun karyawan dengan atasan yang sifatnya sosial, jadi bukan melulu urusan pekerjaan.

Work Style

Bila kita hidup dan bekerja di Jakarta atau di kota-kota besar lainnya, maka pulang pergi dari rumah ke kantor saja sudah memberikan stress tersendiri. Ini disebabkan karena semua kegiatan perusahaan harus dilakukan di kantor. Dengan memberikan “fleksibilitas” kepada para karyawan untuk dapat bekerja dari rumah maka hal itu secara signifikan akan mengurangi stress para karyawan. Tentu saja policy ini mempunyai beberapa konsekuensi, tetapi di era internet sekarang ini, pola bekerja dari remote area sudah sangat umum. Gaya bekerja seperti ini disebut “mobile working” yaitu karyawan dibolehkan bekerja dari remote location, bisa dari rumah, airport, dari lokasi pelanggan dan lain sebagainya. Sebagai dukungan, perusahaan menyediakan notebook bagi setiap karyawan yang eligible, dan sambungan telpon dari rumah ke kantor untuk akses internet 24 jam. Perubahan gaya bekerja ini juga ditunjang kemajuan teknologi telepon genggam yang sudah bisa mengakses internet dan email. Kecepatan penyampaian pesan sangat bergantung dari peralatan tersebut. Proses pendukung juga perlu disiapkan, misalnya setiap karyawan yang sedang bekerja dari luar kantor, telpon kantornya harus di forward ke telepon genggam sehingga tidak ada pesan telpon yang meleset. Kedisiplinan karyawan untuk merepons email juga harus diperhatikan. Pola bekerja seperti ini selain bisa membantu karyawan menyeimbangkan kehidupan mereka, di sisi lain juga bisa menghasilkan penghematan. Ini karena perusahaan tidak harus menyediakan perabotan kantor sejumlah karyawannya, jadi cukup misalnya 1 set perangkat untuk 3 karyawan. Ini juga artinya menghemat sewa ruang kantor. Dari sisi lain, manajer juga harus membiasakan diri ‘tidak bertemu muka dengan staff’ melainkan hanya secara virtual. Kinerja staff dilihat dari hasil akhir tugasnya. Memang gaya ini membutuhkan tingkat kepercayaan yang tinggi dan kredibilitas karyawan sangat dituntut.

Semua elemen tadi menumbuhkan keseimbangan hidup karyawan antara kerja dan kehidupan pribadi atau sosial. Tetapi alangkah baiknya bila semua itu tadi mempunyai ukuran sukses yang jelas, sehingga mudah dievaluasi.