Internal Communication Channel

Komunikasi internal dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan agar karyawan dapat bekerja selaras dengan berbagai kebijakan perusahaan dan sesuai dengan target yang diharapkan.

Ada beberapa pendekatan untuk merencanakan sebuah komunikasi internal. Yaitu dengan dipilihnya beberapa media komunikasi internal disesuaikan dengan isi materi yang akan disampaikan kepada karyawan. Beberapa media komunikasi (communication channel) yang dikenal adalah sebagai berikut :

1. Manager – employee communication : Ini adalah komunikasi yang paling sederhana dalam pekerjaan sehari-hari. Dapat dilakukan kapan saja oleh seorang manager kepada anak buahnya. Bisa dalam rangka choaching atau mentoring atau dalam suasana sosial misalnya pada saat makan siang bersama.
2. Unit Meeting : Ini adalah rapat mingguan sebuah divisi atau unit kerja untuk membicarakan kemajuan pekerjaan atau pencapaian unit dimaksud. Rapat ini juga bisa digunakan untuk problem solving atau meninjau kemajuan proyek.
3. Board of Directors Meeting : Ini adalah rapat anggota BOD yang diselenggarakan untuk membicarakan masalah-masalah inti perusahaan dan sangat berhubungan langsung dengan pencapaian bisnis di perusahaan tersebut. Di rapat ini juga dapat dibicarakan masalah karyawan yang luas dan berdampak besar bagi produktivitas perusahaan.
   
4. Employee General Meeting : ini adalah rapat keseluruhan karyawan yang umumnya diadakan ½ tahun sekali. Gunanya untuk memberikan gambaran pencapaian bisnis perusahaan dan beberapa pengumuman penting sehubungan dengan perubahan struktur organisasi, misalnya. Pada kesempatan ini juga sangat baik digunakan untuk mengumumkan Award kepada beberapa individual yang berprestasi, gunanya untuk memberikan semangat kepada karyawan yang lain.
5. Executive Coffee Session: Ini adalah sebuah inisiatif dari pihak eksekutif untuk mengundang beberapa karyawan dari berbagai divisi untuk berdiskusi secara terbuka dengan pimpinan perusahaan. Sangat baik untuk dilakukan secara berkala untuk melihat kesehatan perusahaan secara menyeluruh. Hal ini juga baik untuk menfasilitasi masalah-masalah yang tidak terselesaikan di tingkat people manager, sehingga karyawan dapat langsung menyampaikannya kepada pimpinan perusahaan. Apabila perusahaan akan melakukan hal ini, sebaiknya diadministrasikan dengan baik siapa-siapa saja yang telah diundang dan masalah apa saja yang perlu penangan segera. Untuk kemudian disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
6. Bulletin Board : Ini dipergunakan oleh divisi komunikasi untuk melakukan komunikasi publik. Misalnya dibuat bulletin board pada setiap lantai agar karyawan dapat melihat pengumuman, foto-foto sebuah acara, award atau penghargaan, dan hal-hal lain yang sifatnya lebih informal. Ini dibutuhkan untuk meringankan stress karyawan yang dapat istirahat sesaat untuk membaca hal-hal ringan yang bermanfaat. Misalnya penangan sebuah penyakit yang sedang berjangkit dan lain sebagainya.
7. Newsletter : ini juga dikendalikan oleh divisi komunikasi bekerja sama dengan Marketing. Newsletter dapat digunakan secara internal agar semua karyawan sadar berita dan dapat membantu komunikasi eksternal dengan bahan-bahan dari newsletter tersebut. Umumnya ini berkaitan dengan produk perusahaan yang sedang dipasarkan.
8. Intranet : ini adalah website yang diperuntukan bagi komunitas internal. Disini bisa disimpan berbagai peraturan perusahaan yang dapat diakses oleh para karyawan. Intranet ini harus diupdate setiap saat agar bisa dijadikan acuan pada saat bekerja sehari-hari. Pada era belakangan ini intranet juga bisa digunakan untuk media konsultasi antara karyawan dengan manajemen.

Media komunikasi diatas sifatnya resmi dan diatur oleh perusahaan dalam hal ini Human Capital Department. Karena saat ini hampir seluruh perusahaan telah menggunakan jasa internet, maka komunikasi melalui email, sms dan video conferencing dapat dilakukan kapan saja dan darimana saja. Hanya yang perlu diingat adalah semua hasil pembicaraan tersebut harus dicatat dalam sebuah minutes of meeting, agar kelak bisa digunakan sebagai kontrol kilas balik atau untuk kepentingan audit.

Kemajuan teknologi tidak membatasi pertemuan / komunikasi tatap muka, oleh karena itu sebaiknya para karyawan membiasakan dirinya dengan teknologi baru yang digunakan oleh perusahaan. Misalnya fasilitas telephone yang canggih, messaging, video conferencing, chatting, dan lain sebagainya.

Karyawan perusahaan yang terus menerus diberi informasi, akan membentuk sebuah kebersamaan dalam usaha, dan satu bahasa dalam pencapaian target bisnis. Kesadaran akan suatu masalah dapat menciptakan solusi yang cepat dan tepat. Tentunya kerahasiaan juga dijaga dengan baik dengan cara memilah-milah informasi mana untuk kalangan mana.