CUSTOMER SATISFACTION MIND SET

Pagi itu semua persiapan untuk event seminar yang bakal dihadiri kurang lebih 500 orang sudah lengkap semua.  Para crew dan staff registrasi sudah paham semua tugas dan tanggung jawab, dan sudah ditetapkan bahwa registrasi mulai jam 08.00.  Tetapi karena sebagian warga Jakarta lebih menyukai berangkat lebih pagi dari rumah agar terhindar dari kemacetan lalu lintas, maka banyak peserta yang sudah berada di lokasi sebelum jam 08.00.  Kami segera berkonsultasi dengan Client apakah registrasi bisa dibuka sekarang juga, bersyukur Client bersedia untuk membuka Registrasi lebih awal.  Artinya staff Registrasi memang sudah harus siap dengan perlengkapan satu jam lebih awal untuk antisipasi hal seperti ini.  Demikian juga pihak F & B harus siap dengan Coffee & Snacks lebih awal dari jam 08.00.  Ini semua dilakukan demi kenyamanan pelanggan yang sudah bersedia datang di event yang kami selenggarakan.

Pada saat Coffee break pagi, Client kami sempat berkeliling di sekitar meja2 buffet, ternyata dia mengamati apakah staff hotel cukup sigap untuk cepat mengganti piring-piring yang kosong untuk ditambah dengan makanan yang baru.  Ternyata ada keterlambatan, maka kami segera berkoordinasi dengan pihak hotel bahwa plate tidak boleh ada yang kosong.  Demikian juga pengaturan buffet harus dibuat sedemikian rupa agar tidak menimbulkan antrian makan yang terlalu panjang, karena pada acara seperti ini waktu sangat harus diperhitungkan.

Pada sisi yang lain, saat peserta seminar sudah akan pulang dan mereka harus mengambil sovenier di meja registrasi, maka kami dengan sigap mengatur agar antrian tetap rapih dan nyaman bagi semua pihak.  Hal ini sangat penting karena tujuan kami adalah memberikan pengalaman yang nyaman bagi peserta seminar yang kami selenggarakan.

Dari segi staff pendukung event “mindset mengutamakan kepuasan pelanggan” harus ditanamkan sejak awal, sehingga di lapangan mereka bisa mengambil keputusan mana yang seharusnya dilakukan.   Antara lain dengan memberikan “jalur komando” yang jelas apabila ada sesuatu yang terjadi mendadak.  Alat komunikasi juga harus digunakan dengan sebaik-baiknya.

Pada dunia korporasi tingkat kepuasan pelanggan ditentukan oleh beberapa parameter yang bisa dipantau dari tahun ke tahun apakah nilainya meningkat atau menurun.  Tapi yang sangat penting juga kita menanamkan mindset mengutamakan kepuasan pelanggan sebagai salah satu indicator kerja kita.