Saat bekerja dalam tim, kadang kita diberi tugas untuk melakukan sesuatu tanpa mengetahui gambar besarnya seperti apa. Sehingga apabila kita mengerjakan tugas itu, kita tidak mengetahui pengaruhnya kepada bagian lain atau mengapa kita harus melakukan hal itu.
Bagi karyawan, bekerja secara sepotong-sepotong membuat bingung dan sulit untuk mengukur apakah kerja dia sudah bagus atau belum. Sebaliknya, apabila karyawan bekerja tidak bagus apa juga dampaknya kepada yang lainnya atau kepada kinerja tim secara menyeluruh.
Seorang pemimpin diharapkan memberikan gambaran besar tentang pekerjaan unitnya atau apabila bekerja untuk sebuah proyek, maka penting untuk memberikan pengertian menyeluruh tentang target kinerja, tengat waktu, kecepatan, persyaratan masing2 individu, tahapan pekerjaan dan korelasinya, budget, dan ukuran sukses yang akan digunakan, dan seterusnya. Dengan demikian setiap anggota tim mempunyai gambaran jelas tujuan pekerjaannya, dan apa dampaknya apabila dia tidak mengerjakan tugas itu dengan sempurna atau tidak tepat waktu.
Kemampuan untuk melihat gambaran besar bisa dilatih. Kemampuan ini sangat menguntungkan, karena dengan demikian sang pemain dapat dengan mudah dan cepat menganalisa bila sesuatu terjadi, apakah ada bagian pekerjaan yang harus dipercepat, atau ditambah sumber dayanya, atau ditambah alatnya.
Sebagai contoh, dalam sebuah proyek implementasi digital archiving system, ada beberapa tim yang terdiri dari tim IT programmer yang berinteraksi dengan users dan memastikan apakah SW yang akan digunakan perlu kustomisasi. Kemudian ada group Admin support yang tugasnya menscaning semua dokumen yang akan di file dalam bentuk digital, dan membuat users manual, melaksanakan training, dan lain sebagainya.
Para scanner operator dari group Admin, mendapat kuota untuk menscan 1000 halaman dokumen per hari. Agar dalam sekian minggu satu departemen sudah dapat mentest aplikasinya dalam bentuk prototype. Apa yang terjadi apabila salah satu scanner operator sakit? Maka kuota scanning 1000 halaman per hari akan meleset, padahal kuota mingguan tidak boleh berkurang. Oleh sebab itu, para scanner operator saya berikan gambaran besar dari proyek ini sehingga mereka paham betul sebab dan akibat dari satu masalah.
Setelah diberikan peta pekerjaan seperti apa serta korelasinya satu sama lain, maka tim ini segera berkumpul dan membuat semacam kesepakatan. Misalnya kuota harian harus selesai jam 5.00 sore. Jangan lembur apabila tidak perlu benar untuk menjaga agar stamina terjaga. Karena kalau beberapa kali lembur, potensi sakit akan timbul. Kalau toh ada yang sakit maka yang lain harus mengcover, alhasil pekerjaan mereka akan lebih banyak (hal ini menyebabkan setiap individu menjaga jangan sampai sakit karena akan menjadi beban bagi yang lainnya). Usaha lain adalah, tim ini minta kepada project manager untuk ditambah sebuah mesin scanner lagi agar kecepatan kerja naik, dan sisa waktu bisa digunakan untuk membantu users membereskan filing – yang notabene bisa meningkatkan kerjasama.
Mengetahui gambaran besar sangat memberikan pengaruh positf kepada tim. Selain keseluruhan proyek berjalan tepat waktu – juga kemampuan anggota tim menyelesaikan masalah meningkat. Interaksi dengan users jadi lebih berkualitas karena masing-masing pemain mempunyai gambaran besarnya, who is doing what, and why.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar