Dunia mobile semakin ringan dan menyebar karena teknologi menunjang untuk orang bekerja secara mobile. Frekuensi pertemua tatap muka semakin kurang dilakukan karena hampir semua langkah bisnis bisa di instruksikan melalui perangkat cellular phone atau smart phone.
Tapi coba kita amati efek dari dunia yang serba verbal ini. Seorang system analist sedang membuat program untuk divisi Keuangan, menerima panggilan telpon dari atasannya yang menginstruksikan penambahan fungsi2 tertentu. Setelah itu sang programmer melakukan permintaan itu sesuai permintaan. Setelah melalui beberapa testing ternyata ada kesalahan pada pemrograman.
Sang programmer disalahkan kenapa menambahkan fungsi tertentu itu, tapi dia mengatakan itu atas perintah atasan. Sang atasan mengelak, dan mengatakan wah saya lupa pernah nyuruh begitu. Karena tidak ada bukti tertulis, maka kesalahan tetap pada programmer yang tidak teliti untuk meminta konfirmasi dari atasannya melalui email.
Contoh diatas sangat umum terjadi, terutama akhir-akhir ini dimana orang sudah semakin tinggi tingkat tekanan pekerjaannya sehingga tidak sempat lagi memperhatikan bahwa konfirmasi sebuah perintah melalui email, sebagai media tertulis dan bisa di lacak, tidak dilakukan lagi. Dan karena kurangnya kepedulian staff operasional, maka tidak adanya perintah lewat email dianggap biasa saja.
Kebiasaan ini sangat tidak konstruktif. Sesibuk2nya kita apabila memberikan instruksi penting melalui cell phone, sebaiknya harus disusul dengan konfirmasi dengan email. Bahkan order kepada supplier memang bisa dengan telepon, tapi tentunya konfirmasi mengenai jumlah, warna, ukuran, target penyelesaian, model dan lain2 harus disusulkan lewat email bukan?
Hal tersebut juga penting apabila kelak kemudian hari diadakan audit, karena semua data tentang pemberi perintah, penerima perintah dan penerima hasil akhir akan diperiksa. Ini juga pelajaran bagi staff yang mempunyai boss yang hobby memberikan perintah melalui cell phone atau chatting. Apabila boss malas mengkonfirmasi, maka kita bisa proaktif untuk mengirimkan email berisi konfirmasi bahwa telah melakukan apa2 sesuai dengan perintah. Email ini bisa dijadikan bukti apabila kelak kemudian hari ada perkara yang timbul.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar