Siang hari itu seorang sahabat menelpon, dahulu kami pernah bekerja dalam satu perusahaan. Seperti biasa kami saling memberi kabar dan berbagi pengalaman, lalu dia langsung bilang.. mbak aku mau curhat. Aku bilang ya silahkan saja, semoga aku bisa memberikan pandangan yang memberikan jalan keluar.
Ternyata sahabat ini menghadapi suatu kondisi dimana mantan orang nomor satu diperusahaan dia yang sudah keluar, tapi masih suka meminta informasi atau bahan tulisan untuk keperluan bisnisnya. Sahabatku susah menolak karena bekas boss besar, jadi kharismanya masih kuat .. bahkan hanya dengan SMS beliau bisa minta tolong dikirimkan sesuatu. Pada kali ini ternyata informasi yang dikirimkan temanku masuk dalam kategori ’rahasia’ dan sebetulnya harus melalui prosedur resmi untuk mengirimkannya pada pihak luar.
Kejadian seperti ini mungkin umum dialami oleh kita-kita yang berkubang dengan informasi. Bagaimanapun karyawan yang sudah keluar tidak berhak untuk akses kepada informasi rahasia atau yang memang bukan untuk konsumsi publik. Kecuali informasi yang sudah ada di ruang publik misalnya di web perusahaan atau newsletter.
Bagaimana kita menyikapi masalah ini ?
Menurut pendapatku, kita berpijak dahulu dengan kebijakan perusahaan yang khusus mengatur masalah informasi rahasia. Jangan karena pihak yang meminta bekas pejabat di kantor kita lalu kita menskip peraturan atau prosedur pemberian informasi. Memang suka serba salah, tetapi menurutku kalau kita bisa menyampaikan dengan bahasa yang sopan dan baik, yang bersangkutan pasti bisa menerima.
Sebagai contoh, apabila kita menerima permintaan informasi tentang perusahaan kita hanya melalui SMS itu kurang benar. Kita harus menyampaikan kepada yang bersangkutan mohon menulis email untuk keperluan tersebut, sehingga email tersebut bisa kita teruskan kepada atasan kita yang berhak memberikan izin untuk informasi dimaksud bisa keluar. Apabila semua prosedur telah dilalui dan persetujuan telah diberikan maka informasi bisa diberikan dengan ”damai”. Atau apabila memang informasi yang diminta ternyata memang bukan untuk konsumi pihak luar, ya bisa dengan tenang kita sampaikan secara formal maaf kami tidak bisa memberikan bahan tersebut karena bukan untuk konsumsi publik. Korespondensi seperti ini dibutuhkan karena apabila pada suatu saat ada audit mengapa, oleh siapa sebuah informasi keluar dari perusahaan, semua riwayat kejadiannya bisa ditelaah kembali. Ini juga bisa menjadi bukti bahwa kita sudah menjalankan suatu kebijakan dengan baik dan benar.
Sikap ini memang bisa saja jadi mengganggu hubungan pertemanan yang baik dengan kawan kita yang sudah diluar perusahaan. Mereka lalu mencap kita ahhh lu so formal deh. Tetapi penting dilakukan untuk menjaga integritas kita dalam pekerjaan. Dengan teknik berkomunikasi yang baik dan pada tempatnya, maka hal tersebut bisa dihindari atau diproporsikan sebagaimana mestinya.
Untuk karyawan yang sudah keluar, bukan Cuma akses kepada informasi saja yang diamankan. Biasanya segala asset hardware bahkan sampai sekecil power cable harus dikembalikan. Hal ini untuk mencegah penyusupan kedalam perusahaan oleh orang yang tidak berkepentingan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar