Seorang rekan yang bekerja di divisi Human Resources
Development menelpon. Dia kesal karena
sekretaris di kantor dia tidak bisa menulis surat, sehingga pekerjaan ini
dihibahkan kepada dia yang notabene tidak termasuk kewajibannya. Tetapi karena para boss di kantor tersebut
menganggap sekretaris mereka kurang handal dalam menulis surat bisnis, maka
orang lain yang mempunyai kemampuan akan dimanfaatkan.
Di era bisnis dimana komunikasi serba elektronik, kita sudah
jarang membuat surat bisnis tertulis kepada pelanggan. Sebagian besar komunikasi sudah dilakukan
dalam bentuk surat elektronik atau melalui teks pesan singkat lewat smart
phone. Kecenderungan yang berlaku,
komunikasi tertulis tidak menggunakan akidah surat menyurat bisnis yang dulu
dipergunakan.
Oleh sebab itu seorang
sekretaris masa kini kalau disuruh menulis surat complaint resmi dari pelanggan
secara tertulis maka dia akan menemui kesulitan bagaimana memulainya.
Maka saran saya kepada teman tadi, ketika dia mengetest calon karyawan untuk posisi sekretaris coba lakukan test membuat
surat bisnis. Karena kemampuan menulis
itu sangat penting bagi sekretaris dalam meniti karirnya kelak. Dan semakin tinggi kemampuan menulisnya, dia
berpotensi akan selalu dilibatkan dalam rapat-rapat penting perusahaan untuk
membuat risalah rapat, misalnya.
Kalau masalah bagaimana memulai suatu surat, bisa di
tanyakan kepada Mr. Google, maka dalam sekejap akan bermunculan contoh
surat-surat bisnis sesuai kebutuhan Anda.
Nah apabila anda seorang sekretaris maka rajin-rajinlah menulis.
Kalau komunikasi bisnis dilakukan melalui email, maka perlu
diperhatikan bahasa yang resmi, tanpa singkatan, dan format yang mendekati
surat resmi hard copy. Jangan lupa
selalu mencantumkan nama anda, jabatan, alamat kantor, dan nomor telpon yang
bisa dihubungi. Kemampuan menulis sebetulnya diperlukan oleh semua profesi,
oleh sebab itu bagi sekretaris bakat ini bisa dijadikan batu loncatan untuk
pindah karir ke bidang lain di kemudian hari.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar