Bulan yang lalu anak saya ke Singapura dan menghabiskan beberapa hari liburan disana dan mencoba mengamati kehidupan masyarakatnya. Pulang kerumah, saya bertanya: “Apa yang berkesan dari kehidupan di negeri Singa tersebut?”. Jawabannya adalah… disiplin, pace-nya tinggi, kerja keras. Saya lalu menggali lagi yang dimaksud olehnya pase-nya tinggi itu apa. Anak saya mengatakan, kalau kita berjalan di escalator dan ingin berdiri saja tanpa berjalan, maka kita harus berdiri di sebelah kiri, karena di sebelah kanan untuk orang yang terburu-buru dan berjalan/berlari walaupun diatas escalator. Masyarakat disana kerja keras, temponya tinggi dan fokus. Kalau kita tidak berdiri ditempat yang tepat dan tidak mengikuti kecepatan mereka maka bisa-bisa kita tertabrak.
Kalau kita bawa kedalam kantor, kecepatan dan ketepatan kerja mempengaruhi hasil kerja. Dalam iklim kerja yang multitasking dan harus memenuhi berbagai kepentingan, maka waktu menjadi sangat penting dan berpengaruh kepada kepercayaan tim dan atasan.
Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.
Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?
Cobalah lakukan hal-hal berikut ini untuk memudahkan kita bekerja dengan cepat dan akurat.
1. Luangkan waktu untuk melengkapi dan mengupdate berbagai referensi
2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja
3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk member waktu cadangan. Waktu cadangan berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer crash, atau karena listrik mati), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Waktu cadangan juga berguna untuk melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada atasan kita.
4. Hindari untuk melakukan sesuatu mepet dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra diri kita dihadapan atasan kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.
5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.
6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai aplikasi kantor. Usahakan penguasaan software hingga tingkat mahir untuk membuat presentasi, menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Selain dari meningkatkan tingkat kemahiran pada skill inti, mahirkan diri anda juga dengan alat-alat pendukung yang biasa digunakan dalam pertemuan internasional, seperti video conference
Kecepatan kerja seorang profesional membuat pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar