Perubahan Menuju Digital PR

Di Indonesia, terutama di kota-kota besar, banyak sekali orang berubah dari menggunakan BB ke android. Alasan yang terbesar adalah kemudahan mengakses informasi dan aplikasi bergerak untuk menjunjang kegiatan sehari-hari dan pekerjaan. Para penjual berbagai merk android dengan berbagai cara mempergunakan kesempatan ini agar dagangan mereka laku, bahkan merk tertentu membuat calon pengguna antri berjam-jam untuk membeli produk mereka.

Disamping itu, beberapa perusahaan besar sudah mulai – atau mempertimbangkan untuk membolehkan karyawan menggunakan perangkat bergerak milik mereka untuk bekerja. Program seperti ini biasa disebut BYOD atau Bring Your Own Device. Berarti makin beragam perangkat bergerak yang bisa mengakses informasi dan aplikasi dari luar perusahaan atau dimanapun mereka sedang bekerja.

Sebagai konsekuensi logis dari perubahan ini, lebih banyak anggota masyarakat yang mengakses berita dan informasi dari android mereka dari pada dari media cetak seperti Koran atau majalah. Kalau tidak dari media online, mereka mengakses Twitter untuk mencari jalan yang tidak macet ditengah kemacetan kota Jakarta.

 Bagaimana pergerakan ini akan mempengaruhi cara kita melakukan kegiatan PR?

• Sudah semakin sulit kita memaksa pembaca bergerak ini untuk membaca tulisan yang lebih panjang dari satu paragraph. Sehingga berita jadi semakin ringkas.
• Pemain PR harus menyesuaikan skill mereka dari menulis key messages yang panjang dan deskriptif, menjadi singkat dengan kata-kata yang mengena. Mereka juga harus menguasai tools2 video editing, dan perangkat digital lainnya. 
• Visual semakin banyak disukai, dan mendapat perhatian lebih banyak, karena orang dalam waktu beberapa detik sudah dapat melihat jatuhnya pesawat di Bali dari fotonya saja misalnya.
• Dalam membuat PR strategi juga harus disesuaikan dengan perubahan ke dunia digital agar mencapai target pembaca yang diinginkan.
• Siaran pers mungkin tidak lagi diberikan kepada media dalam format cetak atau soft copy, tapi dalam bentuk video atau foto2 digital. Oleh sebab itu PR staff harus menguasai video editing dan pengambilan gambar yang memadai. Hal ini juga banyak manfaatnya bagi stasitun TV yang belakangan ini banyak bermunculan.  Dari segi Media, mereka juga terus mencari cara untuk mempercepat sajian kepada para pembaca/penontonnya.   Mungkin ada masih ingat di beberapa kesempatan video yang diambil oleh masyarakat umum dengan smartphone mereka dapat dimunculkan di media besar seperti peristiwa bom Boston baru-baru ini.
• Bagaimana PR bisa mempergunakan social media sebagai salah satu channel untuk terhubung dengan pelanggan yang dituju. Kreatifitas sangat dibutuhkan untuk menggunakan channel ini, seperti misalnya bagaimana membuat link dari FB ke website perusahaan atau ke site lain yang dikehendaki. Hampir semua perusahaan besar sudah membuat akun Facebook atau Twitter untuk memudahkan pembaca atau pelanggan mengakses website mereka dan mendapatkan update terkini tentang produk dan layanan mereka.
• Harus pandai mencari tahu bagaimana “search” engine Google bekerja. Gunakan keywords yang tepat dalam website perusahaan agar masuk ke halaman pertama pencarian orang apabila mereka mencari tahu tentang industri perusahaan client.
• Ukuran sukses tidak lagi bisa diukur dengan jumlah kliping yang kita kumpulkan. Harus ditemukan cara baru antara perusahaan PR dengan client bagaimana mengukur kesuksesan sebuah kegiatan PR.

Industri marketing and communication memang yang paling terdampak dengan perubahan ini, oleh sebab itu keduanya harus bergerak bersama untuk menciptakan sinergi yang tepat.

 

Tradition or No Tradition

Wedding in Indonesia always include question whether we are going to use tradition or not.  Using tradition will have some consequences such as the effort is high and the overall budget is higher.  Some families then do the tradition in partial way, but I think that is not the point.  Tradition from any part of Indonesia for wedding has many regulations, and it has a deep meaning or philosophy for both bride and groom.  In my opinion, if you want to do it do it totally and completely, so it will imprint to both parties for long time.  Otherwise better not to do it at all.  Therefore, we can concentrate to do the Akad Nikah and made the ceremony according to Moslem requirement and legality.

Along the way, it is not as simple as that.  Sometime the other family requested one or two of the traditions need to be executed.  So the other side has to agree to do it as well, because both sides must do the same.  Again, these bring some consequences in the area of need more budget, efforts, involving more vendors and helpers, which cannot be avoided.  It is because both parties are not making a clear and complete agreement for both families what else that are going to be done besides the ceremony of Akad Nikah and Reception.  If this is settled then maybe the complexion of  unnecessary effort and time from both side can be avoided.

Vendor or consultant who is giving services to handle and execute the tradition is varying.  It is better if you choose the one who can provide all details necessary requirement for the ceremony including clothing, flower, decoration, MC, traditional foods, and consultation.  If we do separately, it will take more efforts.  Using tradition during wedding also needs longer planning period and more references to select the professional traditional wedding organizer.

After all the party gone, if we ask the bride and groom whether they still remember what are the meaning of each of the tradition step we were conducting during their wedding, I am sure they don’t remember a thing.  So why we should run something that in real life we do not use that philosophy anymore.  Young people are practical generation; therefore I would rather stick to give them religious messages and advises to run their family life, make it short simple and easy to remember and implement in real life.

So my advice to those who will hold their wedding party, please make sure both family are agree on the tradition.  In the case if both family came from different part of Indonesia, look for agreement which tradition will be followed.  Avoid debating on this; be flexible because it involves big families’ decision. Do not ashamed if you will not be able to run the show because of budget constraint.  Better be open and when agreed upon, do it sincerely.

Melepas Putri Tersayang

Melepas putri yang kita sayangi membina rumah tangga baru adalah moment yang sangat emosional.  Putri yang biasa menjadi mitra berbagi dalam menghadapi masalah dirumah sekaligus putri yang dalam setiap langkah perubahan hidupnya berbagi cerita dengan aku.  Mulai dari awal masuk sekolah, lalu berusaha mencapai cita-cita yang bisa saja berubah dalam beberapa bulan, dan dia hampir selalu mencapainya dengan segala daya upaya. 

Manakala seorang ibu pengajian meminta aku untuk menuliskan sedikit nasehat untuk putriku yang akan melaksanakan akad nikah keesokan harinya, maka cukup lama aku tercenung.  Apa kiranya yang dibutuhkannya dari ku dan apa yang mudah di ingat olehnya.  Anakku ini anak mandiri dan pejuang, male thinking-nya kuat.  Maka aku memutuskan untuk memberikan nasehat yang aku ingin share dalam blog ini.

NASEHAT IBU KEPADA PUTRI TERCINTA (menjelang pernikahannya)

Kunti tersayang,

In shaa Allah besok kamu akan melaksanakan Ijab Kabul dengan calon suami pilihan hatimu.  Ibu dan Bapak ikhlas melepas kamu untuk menjadi seorang istri yang mengabdi kepada Suami.  Dalam  bahtera pernikahan kamu nanti, akan ada masa-masa indah ada juga masa sulit.  Tetapi kalau kamu hidup berpedoman kepada ajaran agama Islam dan taat melaksanakan ibadah, in shaa Allah kamu akan mampu melalui apapun yang terjadi dalam rumah tangga kamu.

Hidup pernikahan harus dijalani dengan ikhlas, tawakal, dan sabar.  Saling sayang dan percaya satu sama lainnya.  Menjadi istri tidaklah mudah, terutama dalam menyeimbangkan antara karir serta pekerjaan dengan tugas-tugas sebagai ibu rumah tangga.  Sediakan waktu memasak untuk suami, dan menyenangkan hatinya selayaknya istri yang baik.  Tapi Ibu yakin, dengan tekad kamu yang kuat kamu akan berhasil menjadi seorang istri yang mumpuni, sayang kepada suami, mendukung suami dan menempuh bahtera kehidupan rumah tangga yang harmonis.

Kunti, anak ibu yang tersayang.  Jadilah istri yang sholehah, dan apabila kamu telah punya momongan, didiklah anak kamu bukan cuma kecerdasan otak semata, tapi juga akhlak dan budi pekerti yang baik berlandaskan agama.  Nah terakhir, yakinlah ibu selalu berdoa buat kamu, dan calon suami mu untuk kebahagiaan kalian selamanya.

Mau Jadi PR Profesional ?

Dalam sebuah acara media briefing saya mendapat bantuan dari staff yang berlatar belakang pendidikan komunikasi massa, tetapi dia belum pernah bekerja sebagai staff humas atau mengerjakan sebuah media briefing.  Jadi pengetahuan apa yang bisa saya berikan kepada mereka agar dapat melaksanakan pekerjaan ini dari awal hingga akhir, atau setidaknya menyangkut riset, perencanaan, implementasi dan reporting.

Maka, saya bicara dengan mereka, ternyata mereka belum pernah berhubungan dengan media.  Kebetulan client adalah sebuah perusahaan TI dan bukan dari Indonesia.  Jadi saya mulai dengan memberikan pengetahuan bagaimana harus menghubungi media, bicara dengan siapa, kapan menelpon, bagaimana membuat surat undangan, memasukan pitching ke dalam undangan, dan seterusnya.   Hal lain adalah saya minta mereka juga melakukan periodik media database update agar data selalu current.  Yang kerap kali orang lupakan adalah mencari informasi mengenai client, baca website mereka, apa produk dan jasa mereka, apa yang akan dikemukakan kepada media (yang biasa kita sebut key messages), bagaimana posisi client terhadap kompetitor mereka di Indonesia, bagaimana membeli produknya, apakah mereka mempunyai customer care center, telpon yang dapat dihubungi oleh pelanggan, dan seterusnya.

Yang tidak kalah pentingnya adalah membuat Indonesia Media landscape (andai kata client bukan dari Indonesia) atau target media landscape industri tertentu bila mereka mau mencari liputan dari industri tertentu saja.  Pembuatan dokumen ini memerlukan riset, walau semua tersedia di Google atau lembaga2 riset yang ada, tapi tetap memerlukan analisa dan ketajaman untuk membuat sebuah kesimpulan.  Pengetahuan tentang produk client ini sangat penting dalam rangka membuat sebuah proposal yang berbobot. 

Lalu dalam proses perencanaan, saya meminta mereka memilih venue untuk media briefing, memilih media mana saja yang akan diundang, membuat surat undangan, proses pengiriman undangan, follow up, menyiapkan venue yang lengkap dengan perlengkapan audio visual, list kehadiran, dan press kit yang terdiri dari siaran pers, brochure produk dan biodata pembicara, mencetak folder.  Agenda juga perlu disiapkan serta kalau acara ini melibatkan pihak mitra client di Indonesia maka pihak2 yang terlibat juga dipersiapkan.  Kalau pembicara belum pernah mendapat media training, kita harus memberi tahu apa yang boleh dikatakan dan yang tidak boleh dikatakan kepada media. 

Menulis siaran pers memerlukan latihan menulis dan memasukan poin-poin yang harus dimasukan sebagai berita kunci.  Penulisan harus singkat, padat, to the point pada paragraph pertama karena hal ini akan menangkap atensi pembaca untuk selanjutnya tertarik pada paragraph2 berikutnya.  Semua dirangkai dalam kalimat2 singkat, karena pembaca media ingin mendapatkan berita terpenting dalam waktu membaca yang sesingkat mungkin.  PR staff juga harus belajar memposisikan diri sebagai awak media, yang waktu menulis berita harus riset beberapa data penunjang, mempunyai batasan jumlah kata dalam satu artikel, foto penunjang, dan deadline.  Kalau staff PR mengerti betul situasi ini, maka dia akan membantu wartawan memberikan foto, data penunjang, sehingga proses penulisan tidak memakan waktu.  Dalam kasus dimana siaran pers disediakan oleh pihak client, maka kita harus membaca dengan teliti dan menyederhanakan agar tulisan tidak terasa seperti kampanye marketing.

Pada tahap pelaksanaan, staff PR diharapkan mengerti betul apa yang akan dipresentasikan kepada media, membawa kamera untuk menangkap moment2 yang bagus, berfungsi sebagai MC, dan mengenal semua pembicara serta jabatannya.  Mampu berinteraksi dengan wartawan dengan sopan dan menjadi orang yang resourceful (mengetahui segala hal) untuk membuat konversasi yang bermutu.  Jangan pernah mengganggap rendah awak media, dan selalu siap menjadi jembatan antara client dengan media.  Pada pelaksanaan, ada saja yang bisa terjadi sehingga perlu penanganan cepat.  Misalnya media yang konfirm tidak hadir, yang bilang tidak bisa datang malah datang.  Juga media yang tidak diundang ikut datang karena diajak temannya.  Kadang ada juga orang yang menyamar jadi awak media tapi tidak membawa kartu nama, tidak membawa kartu pers.  Bila ini terjadi kita harus bijak, dan mencoba bertanya siapa pemimpin redaksi media yang dia wakili.  Kalau benar, coba tanyakan apakah dia kenal beberapa wartawan lain disana.  Itu salah satu cara untuk menghambat masuknya wartawan palsu.

Selesai acara maka kita memasuki tahap reporting.  Media monitoring setiap hari selama periode yang disetujui bersama.  Media yang dimonitor adalah media yang datang.  Kalau sesudah itu siaran pers juga dikirim ke media yang tidak datang, maka semua media yang dikirimi undangan harus di monitor.  Lalu membuat laporan mingguan dari semua kliping serta menterjemahkan dalam bahasa Inggris apabila client berbahasa Inggris.  Membuat evaluasi dari event yang telah berlangsung, apa yang harus diperbaiki, mengupdate media database dengan kartu2 nama awak media yang datang.  Serta mengirim email ucapan terima kasih apabila artikel kita sudah ditulis oleh mereka.  Setelah selesai periode monitoring, kita harus membuat media monitoring analysis.  Yang intinya adalah apa yang menjadi perhatian media berdasarkan semua artikel yang masuk.  Apakah ada catatan bagi client yang harus digaris bawahi.

Itu semua baru dasarnya saja, masih banyak yang bisa dikembangkan, tapi mudah-mudahan berguna bagi mereka yang ingin menjadi PR Profesional.