Leadership is about taking the initiative

During one of my discussions with the young restaurant steward supervisor, he asked one question on how to motivate staff that are feeling demotivated.  I asked him to further explain the situation in order to answer his question.  Rudy, the person I am talking about, happens to be a supervisor in the Irish Restaurant.  That day, his manager was involved in a heated argument with the owner of the restaurant.  As the situation escalated, the lady owner unfortunately said something terribly hurtful for the manager.  Spontaneously the manager declared that she will quit, as she could not accept the treatment which, according to her, hurt her pride as a professional.

After the incident, the entire staff, all of which had heard about the resignation of the Manager that they love to work with began to feel demotivated and some even expressed their desire to resign as well.  Rudy – as being the person in the middle – does not want this to happen, because they have built a strong teamwork and are always able to resolve problem together.  Rudy wants to do something to make the team solid again, but how?

I explored further the background of working relationship between the staff members and the owner, and it was found that there are some practices that are not favorable for the staff, but since there is no  regular meeting to discuss these matters, or company SOP, then the aspirations from the staff cannot be conveyed to the owner.

In order to address Rudy’s predicament, I first asked Rudy to tell  the team to understand that in every company there is always one person that behaves unusual.  So where ever we go, we will possibly face the same situation.  Secondly, it is important that they understand that the teamwork that they have built for almost a year will vanish in vain, so Rudy need to ask them to be patient because he will try to talk to the owner.  Fortunately, Rudy managed to obtain the opportunity to discuss how the staff feels about certain issues openly but in a polite manner and the owner finally listened to what need to be done.  He then called everyone, and conducted a general meeting where all of the staff members can express what they think about the current operations of the restaurant, and take note.  The meeting happened twice, and most staff was given the chance to speak. 

The owner also conducted a personal meeting with the restaurant manager, and after some long discussions, the manager decided to stay and not resign.  The owner also changed her behavior and the way she approaches the staffs, so the working atmosphere is now very conducive.  At the end, everybody is happy, some improvement in the working process has been made,  and this was made possible because Rudy took the initiative to bridge the communication.

I told Rudy that it is very good that he took the initiative to speak directly with the owner in this critical situation, because when a group of people are not comfortable with the working condition, the productivity will be impacted, and so thus affect the profit negatively.

Pengaruh Social Media terhadap PR

PR telah berubah secara besar-besaran setelah derasnya perubahan cara orang mengakses informasi dari smartphone serta terbukanya kesempatan untuk berkreasi melalui media online dan  social media.  Sehingga bisa dikatakan, PR sekarang bukan hanya media relation, mengirimkan artikel atau siaran pers seperti yang kita lakukan satu dekade yang lalu.

PR yang sekarang mengarah ke Digital PR, yaitu usaha untuk mengkombinasikan PR tradisional dengan content marketing, social media dan kekuatan search engine.  Sehingga satu berita yang statik ditransformasikan menjadi dialog atau forum diskusi melalui website perusahaan – dan oleh sebab itu sering kali membypass media dan bicara langsung dengan target pembaca kita secara online.

Dengan cara ini berita dapat disebar lebih luas, lebih cepat, dan lebih tepat tertuju ke target pembaca yang spesifik daripada sebelumnya.  Hal ini memungkinkan kita memaksimalkan nilai berita, daripada hanya puas dengan pemuatan dalam satu media.  Lebih-lebih lagi apabila kita menggunakan social media, blogs, media online yang menyediakan tempat untuk bertukar pikiran – sehingga pesan kita bukan hanya berita satu arah, tetapi menciptakan dialog dan terhubung dengan target pembaca.

Sebagai PR professional, salah satu cara untuk menyatukan content marketing kedalam PR mix adalah mengkaji ulang isi dari siaran pers dan artikel menjadi konten yang segar.  Dari satu siaran pers bisa di bentuk ulang menjadi slide presentasi yang dapat di share, postingan di blog, info grafik di website, bisa dipasang di LinkedIn news update, dan dipasang di Koran ekonomi online yang relevan dan bahkan di halaman Facebook.  Memang pada setiap posting harus ada bedanya karena isi disesuaikan dengan target pembaca media tersebut.  Tapi kalau proses ini diulang beberapa kali, maka dari satu konten bisa mengambang di berbagai media, dan menciptakan kelompok pembaca yang berbeda-beda.  Bukankah itu memperkaya tebaran konten yang ingin kita sebarkan?

Selain itu, saat anda menggubah ulang pesan-pesan kunci siaran pers anda, hilangkan bagian yang sifatnya membanggakan diri, menjual, dan capaian2 perusahaan anda, karena hal ini tidak membuat pembaca ingin berdiskusi tentang masalah itu.  Hal itu hanya membuat orang berpikir bahwa anda hanya mengkemas informasi komersial kedalam berbagai social media.  Jadi tampak seperti iklan.  Lebih baik nada tulisan Anda adalah bagaimana anda bisa memberikan nilai tambah bagi pembaca.

Promosi Silang

Setelah anda menulis konten, lanjutkanlah dengan satu langkah lagi untuk konten digital PR.  Fungsi ini seharusnya tidak menjadi ranah IT, atau web programmer – fungsi ini harus menjadi bagian dari fungsi Marketing yang harus dimasukan kedalam kegiatan PR.  Kemudian integrasikan kata kunci dengan search engine agar mampu mengekspose berita anda kepada orang2 yang mencari berita melalui search engine.  Gunakan keywords yang sama untuk postingan siaran pers dan byline artikel, postingan blog, sehingga anda bisa mendapatkan dampak yang maksimum secara keseluruhan.

Kemudian bagikanlah melalui social media secara gencar.  Ingat saja tiga kata content – search - social itu adalah tiga serangkai yang harus selalu diingat.  Ada lagi tambahan yaitu Twitter, cari list wartawan yang punya akun twitter dan follow.

Dari segi individu PR pro, tidak ada kata lain selain belajar, belajar dan belajar.  Tidak ada yang lebih penting dari selalu belajar – skills yang segar sangat penting bagi sukses anda sebagai marketing atau PR pro.  Selalu tantang diri anda secara konstan belajar dan mengimplementasikan teknologi serta skill baru, mengadaptasi proses sesuai dengan lingkungan Anda.  Ini sangat penting bagi investasi di diri anda sendiri.

Perubahan Menuju Digital PR

Di Indonesia, terutama di kota-kota besar, banyak sekali orang berubah dari menggunakan BB ke android. Alasan yang terbesar adalah kemudahan mengakses informasi dan aplikasi bergerak untuk menjunjang kegiatan sehari-hari dan pekerjaan. Para penjual berbagai merk android dengan berbagai cara mempergunakan kesempatan ini agar dagangan mereka laku, bahkan merk tertentu membuat calon pengguna antri berjam-jam untuk membeli produk mereka.

Disamping itu, beberapa perusahaan besar sudah mulai – atau mempertimbangkan untuk membolehkan karyawan menggunakan perangkat bergerak milik mereka untuk bekerja. Program seperti ini biasa disebut BYOD atau Bring Your Own Device. Berarti makin beragam perangkat bergerak yang bisa mengakses informasi dan aplikasi dari luar perusahaan atau dimanapun mereka sedang bekerja.

Sebagai konsekuensi logis dari perubahan ini, lebih banyak anggota masyarakat yang mengakses berita dan informasi dari android mereka dari pada dari media cetak seperti Koran atau majalah. Kalau tidak dari media online, mereka mengakses Twitter untuk mencari jalan yang tidak macet ditengah kemacetan kota Jakarta.

 Bagaimana pergerakan ini akan mempengaruhi cara kita melakukan kegiatan PR?

• Sudah semakin sulit kita memaksa pembaca bergerak ini untuk membaca tulisan yang lebih panjang dari satu paragraph. Sehingga berita jadi semakin ringkas.
• Pemain PR harus menyesuaikan skill mereka dari menulis key messages yang panjang dan deskriptif, menjadi singkat dengan kata-kata yang mengena. Mereka juga harus menguasai tools2 video editing, dan perangkat digital lainnya. 
• Visual semakin banyak disukai, dan mendapat perhatian lebih banyak, karena orang dalam waktu beberapa detik sudah dapat melihat jatuhnya pesawat di Bali dari fotonya saja misalnya.
• Dalam membuat PR strategi juga harus disesuaikan dengan perubahan ke dunia digital agar mencapai target pembaca yang diinginkan.
• Siaran pers mungkin tidak lagi diberikan kepada media dalam format cetak atau soft copy, tapi dalam bentuk video atau foto2 digital. Oleh sebab itu PR staff harus menguasai video editing dan pengambilan gambar yang memadai. Hal ini juga banyak manfaatnya bagi stasitun TV yang belakangan ini banyak bermunculan.  Dari segi Media, mereka juga terus mencari cara untuk mempercepat sajian kepada para pembaca/penontonnya.   Mungkin ada masih ingat di beberapa kesempatan video yang diambil oleh masyarakat umum dengan smartphone mereka dapat dimunculkan di media besar seperti peristiwa bom Boston baru-baru ini.
• Bagaimana PR bisa mempergunakan social media sebagai salah satu channel untuk terhubung dengan pelanggan yang dituju. Kreatifitas sangat dibutuhkan untuk menggunakan channel ini, seperti misalnya bagaimana membuat link dari FB ke website perusahaan atau ke site lain yang dikehendaki. Hampir semua perusahaan besar sudah membuat akun Facebook atau Twitter untuk memudahkan pembaca atau pelanggan mengakses website mereka dan mendapatkan update terkini tentang produk dan layanan mereka.
• Harus pandai mencari tahu bagaimana “search” engine Google bekerja. Gunakan keywords yang tepat dalam website perusahaan agar masuk ke halaman pertama pencarian orang apabila mereka mencari tahu tentang industri perusahaan client.
• Ukuran sukses tidak lagi bisa diukur dengan jumlah kliping yang kita kumpulkan. Harus ditemukan cara baru antara perusahaan PR dengan client bagaimana mengukur kesuksesan sebuah kegiatan PR.

Industri marketing and communication memang yang paling terdampak dengan perubahan ini, oleh sebab itu keduanya harus bergerak bersama untuk menciptakan sinergi yang tepat.

 

Mau Jadi PR Profesional ?

Dalam sebuah acara media briefing saya mendapat bantuan dari staff yang berlatar belakang pendidikan komunikasi massa, tetapi dia belum pernah bekerja sebagai staff humas atau mengerjakan sebuah media briefing.  Jadi pengetahuan apa yang bisa saya berikan kepada mereka agar dapat melaksanakan pekerjaan ini dari awal hingga akhir, atau setidaknya menyangkut riset, perencanaan, implementasi dan reporting.

Maka, saya bicara dengan mereka, ternyata mereka belum pernah berhubungan dengan media.  Kebetulan client adalah sebuah perusahaan TI dan bukan dari Indonesia.  Jadi saya mulai dengan memberikan pengetahuan bagaimana harus menghubungi media, bicara dengan siapa, kapan menelpon, bagaimana membuat surat undangan, memasukan pitching ke dalam undangan, dan seterusnya.   Hal lain adalah saya minta mereka juga melakukan periodik media database update agar data selalu current.  Yang kerap kali orang lupakan adalah mencari informasi mengenai client, baca website mereka, apa produk dan jasa mereka, apa yang akan dikemukakan kepada media (yang biasa kita sebut key messages), bagaimana posisi client terhadap kompetitor mereka di Indonesia, bagaimana membeli produknya, apakah mereka mempunyai customer care center, telpon yang dapat dihubungi oleh pelanggan, dan seterusnya.

Yang tidak kalah pentingnya adalah membuat Indonesia Media landscape (andai kata client bukan dari Indonesia) atau target media landscape industri tertentu bila mereka mau mencari liputan dari industri tertentu saja.  Pembuatan dokumen ini memerlukan riset, walau semua tersedia di Google atau lembaga2 riset yang ada, tapi tetap memerlukan analisa dan ketajaman untuk membuat sebuah kesimpulan.  Pengetahuan tentang produk client ini sangat penting dalam rangka membuat sebuah proposal yang berbobot. 

Lalu dalam proses perencanaan, saya meminta mereka memilih venue untuk media briefing, memilih media mana saja yang akan diundang, membuat surat undangan, proses pengiriman undangan, follow up, menyiapkan venue yang lengkap dengan perlengkapan audio visual, list kehadiran, dan press kit yang terdiri dari siaran pers, brochure produk dan biodata pembicara, mencetak folder.  Agenda juga perlu disiapkan serta kalau acara ini melibatkan pihak mitra client di Indonesia maka pihak2 yang terlibat juga dipersiapkan.  Kalau pembicara belum pernah mendapat media training, kita harus memberi tahu apa yang boleh dikatakan dan yang tidak boleh dikatakan kepada media. 

Menulis siaran pers memerlukan latihan menulis dan memasukan poin-poin yang harus dimasukan sebagai berita kunci.  Penulisan harus singkat, padat, to the point pada paragraph pertama karena hal ini akan menangkap atensi pembaca untuk selanjutnya tertarik pada paragraph2 berikutnya.  Semua dirangkai dalam kalimat2 singkat, karena pembaca media ingin mendapatkan berita terpenting dalam waktu membaca yang sesingkat mungkin.  PR staff juga harus belajar memposisikan diri sebagai awak media, yang waktu menulis berita harus riset beberapa data penunjang, mempunyai batasan jumlah kata dalam satu artikel, foto penunjang, dan deadline.  Kalau staff PR mengerti betul situasi ini, maka dia akan membantu wartawan memberikan foto, data penunjang, sehingga proses penulisan tidak memakan waktu.  Dalam kasus dimana siaran pers disediakan oleh pihak client, maka kita harus membaca dengan teliti dan menyederhanakan agar tulisan tidak terasa seperti kampanye marketing.

Pada tahap pelaksanaan, staff PR diharapkan mengerti betul apa yang akan dipresentasikan kepada media, membawa kamera untuk menangkap moment2 yang bagus, berfungsi sebagai MC, dan mengenal semua pembicara serta jabatannya.  Mampu berinteraksi dengan wartawan dengan sopan dan menjadi orang yang resourceful (mengetahui segala hal) untuk membuat konversasi yang bermutu.  Jangan pernah mengganggap rendah awak media, dan selalu siap menjadi jembatan antara client dengan media.  Pada pelaksanaan, ada saja yang bisa terjadi sehingga perlu penanganan cepat.  Misalnya media yang konfirm tidak hadir, yang bilang tidak bisa datang malah datang.  Juga media yang tidak diundang ikut datang karena diajak temannya.  Kadang ada juga orang yang menyamar jadi awak media tapi tidak membawa kartu nama, tidak membawa kartu pers.  Bila ini terjadi kita harus bijak, dan mencoba bertanya siapa pemimpin redaksi media yang dia wakili.  Kalau benar, coba tanyakan apakah dia kenal beberapa wartawan lain disana.  Itu salah satu cara untuk menghambat masuknya wartawan palsu.

Selesai acara maka kita memasuki tahap reporting.  Media monitoring setiap hari selama periode yang disetujui bersama.  Media yang dimonitor adalah media yang datang.  Kalau sesudah itu siaran pers juga dikirim ke media yang tidak datang, maka semua media yang dikirimi undangan harus di monitor.  Lalu membuat laporan mingguan dari semua kliping serta menterjemahkan dalam bahasa Inggris apabila client berbahasa Inggris.  Membuat evaluasi dari event yang telah berlangsung, apa yang harus diperbaiki, mengupdate media database dengan kartu2 nama awak media yang datang.  Serta mengirim email ucapan terima kasih apabila artikel kita sudah ditulis oleh mereka.  Setelah selesai periode monitoring, kita harus membuat media monitoring analysis.  Yang intinya adalah apa yang menjadi perhatian media berdasarkan semua artikel yang masuk.  Apakah ada catatan bagi client yang harus digaris bawahi.

Itu semua baru dasarnya saja, masih banyak yang bisa dikembangkan, tapi mudah-mudahan berguna bagi mereka yang ingin menjadi PR Profesional.

Need for Achievement

Hari hujan dari pagi, udara kurang bersahabat. Hari sabtu begini biasanya anak saya masih tidur karena keduanya adalah wanita-wanita pekerja keras. Karena suasana masih sepi, maka saya membuka notebook saya hendak memeriksa bahan presentasi tentang Komunikasi Bisnis yang akan saya ajarkan di kantor untuk karyawan-karyawan baru. Tiba-tiba saya teringat kepada pertanyaan salah satu teman sesama ibu rumah tangga yang kemarin sharing sama saya “apakah cara saya mendidik anak salah, yaitu menjaga mereka sejak kecil, jemput antar sekolah agar mereka tidak bergaul dengan orang2 yang salah, dan semua kebutuhan dipenuhi, tapi sekarang mereka kok seperti kurang motivasi untuk berkarya dan kurang drive”.

Tak lama kemudian anak saya yang kecil, yang sekarang bekerja sebagai konsultan human resources di perusahaan multinasional, bangun dan menggelendot. Seperti biasa hari sabtu kita awali dengan membuat jadwal mau kemana dan apa prioritas week end ini. Lalu saya mengutarakan pertanyaan yang sangat sederhana, Kez… apakah menurut kamu cara mendidik ibu kepada kamu dan kakak itu sudah baik dan benar? Kez masih terkantuk-kantuk, dan mencoba mengerti mengapa saya bertanya seperti ini. Oh lalu saya bilang ini buat blog ibu.

Kata Kez “dari kecil tuh aku udah punya “need for achievement”, pengen selalu dapat rangking, sejak TK seneng ikut kegiatan yang bisa naik panggung dan ikut perlombaan-perlombaan. Contohnya waktu SMP aku ikut lomba story telling bahasa Inggris sampai jadi juara 2 seluruh DKI, waktu masa kuliah aku pengen banget ikut misi budaya ke Spanyol dan Portugal walaupun ibu bilang enggak punya biaya, dan nilai kuliah enggak boleh jelek, dan semua itu tercapai, dan sangat memenuhi kebutuhan untuk mencapai sesuatu yang saya miliki dalam hati saya”

Mhhh lalu saya mencoba mengkaitkan pernyataan Kez itu dengan cara mendidik saya yang dari kecil selalu melibatkan anak-anak dalam kegiatan yang sifatnya menaikan rasa percaya diri dia. Seperti misalnya, sejak TK dia saya ajarkan “kalau kamu ikut ibu ke super market lalu kamu terpisah, kamu gak boleh takut dan panic, tapi tanya sama mbak-mbak kasir katakan bahwa saya terpisah dari ibu saya namanya Tini. Nanti mereka akan bantu kamu mencari ibu. Dan ini memang pernah terjadi, walaupun Kez sempat nangis juga. Atau misalnya saya encourage dia untuk ikut lomba gambar, lomba paduan suara dan lain sebagainya. Setelah kuliah, saya memberikan pengertian bahwa masa kuliah dia hanya 4 tahun, karena biaya yang tersedia juga cuma buat 4 tahun. Maka alhamdullilah dia lulus dengan baik dan ditambah beberapa prestasi non akademik yang dia capai dan dia senangi.

Manusia membutuhkan need for achievement untuk bisa maju dan kreatif dalam menata hidup. Karena Kez punya kebutuhan itu, maka setiap awal tahun dia membuat listing apa yang ingin dicapai baik secara personal maupun secara professional – dan bagaimana mencapainya. Dari sejak dini saya membiasakan mengobrol dan diskusi dengan anak-anak tentang semua kegiatan mereka, dan dimana perlu saya melakukan coaching. Kadang bertukar pikiran karena mereka juga sekarang sudah berkembang melampaui saya kemampuannya. Tapi komunikasi dua arah ini sangat saya rasakan sebagai jembatan untuk mengetahui sejak dini apakah ada masalah yang sedang dia hadapi dan membicarakan bagaimana mengelolanya. Memiliki kebutuhan akan achievement memang sangat berpengaruh kepada drive kita dalam mengelola hidup, aktivitas sehari-hari, mengembangkan karir, berbisnis, dan seterusnya.

Dalam hubungannya dengan pendidikan anak, perasaan itu bisa ditumbuhkan sejak kecil dengan memberikan motivasi, dan menajamkan instink mereka – bukan saja kemampuan akademis.

KOMUNIKASI DENGAN KARYAWAN

Komunikasi antara manager dengan karyawan merupakan hal yang penting dalam organisasi.  Karyawan membutuhkan petunjuk dari supervisor mereka, dan manajemen butuh input dari karyawan.  Hampir semua perusahaan tidak punya masalah berkomunikasi dengan karyawan, tetapi untuk mendapatkan input dari karyawan lebih sulit.  Kalau karyawan memilih diam dan tidak menyuarakan keinginan mereka, itu bisa berarti kebebasan berkomunikasi dua arah belum tercapai.  Hambatan seperti ini bisa mengakibatkan kehilangan kesempatan bisnis, terlambat mencapai tengat waktu atau kegagalan proyek.

Pada beberapa staff yang pernah bercerita kepada saya, alasan mereka diam antara lain karena karyawan berpikir “Saya tidak mau terlihat tidak competent”, dan “memangnya saya siapa berani mengusulkan ide kepada management?”.  Alasan lain adalah mereka tahu manager sibuk dengan perencanaan jangka panjang dan langkah2 strategis, sehingga mereka tidak mau menginterupsi dengan masalah operasi sehari-hari.  Dilain pihak, manajer akan menemui kesulitan mengukur apakah dia sudah mengelola perusahaan dengan efektif atau belum, tanpa adanya input dari karyawan.

Cara yang mudah untuk membuat karyawan berkomunikasi dengan lebih baik adalah membangun interaksi positif dengan karyawan, dan antara karyawan dengan kelompok kerjanya.  Dengan menghilangkan dinding penghalang komunikasi, maka manajer membantu setiap individu untuk melihat visi strategis perusahaan dihubungkan dengan tugas individu mereka.

Proses ini bisa dilalui dengan beberapa cara:

Open door policy: Sampaikan kepada karyawan bahwa mereka boleh datang, atau minta waktu untuk bicara secara pribadi tentang permasalahan yang mereka hadapi dalam pekerjaannya. Diskusi ini harus dilakukan dalam suasana yang tenang dan tidak memberikan tekanan pada karyawan.  Kalau hal ini bisa dijalankan, maka keterbukaan dari arah karyawan akan berkembang.

Komunikasikan visi perusahaan: Komunikasi adalah proses dua arah.  Karyawan mempunyai hak untuk meminta penjelasan tentang ekspektasi perusahaan, persyaratan kerja dan parameter ukuran kesuksesan sebuah tugas.  Disisi lain, manager harus mendorong karyawan untuk berkomunikasi dengan senior team, agar setiap individu mengerti tugas2 orang lain dan apa yang bisa dilakukan sesuai dengan budget dan target.  Karyawan harus secara proaktif memberitahu manager apa kendala yang mereka temui di lapangan, dan manager harus bisa membantu.  Manager harus mendorong pengertian akan visi perusahaan dan menerangkan bagaimana pekerjaan yang dilakukan kini bisa berkontribusi kepada visi tersebut.  Oleh sebab itu input karyawan dibutuhkan untuk pencapaian visi secara keseluruhan.

Berbagi keahlian dan pengetahuan:  Ada baiknya setiap minggu dilakukan unit meeting, dimana seorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan keahlian tertentu bisa berbagi pengalaman.  Kegiatan ini bisa termasuk berbagi informasi mengenai hasil survey, tingkat kepuasan pelanggan, atau data2 pencapaian perusahaan.  Diskusi semacam ini bisa merangsang karyawan untuk bertanya atau memberikan usulan. 

Ciptakan lingkaran motivasi: Dengan mengkomunikasikan bagaimana pengaruh pekerjaan terhadap tujuan akhir perusahaan dapat memberikan motivasi bagi karyawan akan pentingnya peran mereka.  Mengumumkan suksesnya suatu proyek dalam team meeting juga bisa memberikan motivasi dan menumbuhkan perasaan di apresiasi oleh atasan di depan team.  Banyak karyawan yang bekerja bukan semata-mata mencari uang, tapi ingin mendapatkan pengakuan akan kerja keras mereka. 

Menetapkan tingkat kualitas kerja:  Group yang efektif harus membuat dokumentasi tentang pengertian sukses.  Sukses bisa berdasarkan beberapa parameter yang mudah dimengerti oleh karyawan.  Pada setiap jenis kerja bisa diberikan criteria sukses sehingga masing2 karyawan tahu kualitas kerja yang seperti apa yang diharapkan dari mereka.  Demikian juga satu karyawan lebih baik tahu juga apa ukuran sukses dari rekan kerja dari jenis pekerjaan yang berbeda.  

Big Picture

Saat bekerja dalam tim, kadang kita diberi tugas untuk melakukan sesuatu tanpa mengetahui gambar besarnya seperti apa. Sehingga apabila kita mengerjakan tugas itu, kita tidak mengetahui pengaruhnya kepada bagian lain atau mengapa kita harus melakukan hal itu.

Bagi karyawan, bekerja secara sepotong-sepotong membuat bingung dan sulit untuk mengukur apakah kerja dia sudah bagus atau belum. Sebaliknya, apabila karyawan bekerja tidak bagus apa juga dampaknya kepada yang lainnya atau kepada kinerja tim secara menyeluruh.

Seorang pemimpin diharapkan memberikan gambaran besar tentang pekerjaan unitnya atau apabila bekerja untuk sebuah proyek, maka penting untuk memberikan pengertian menyeluruh tentang target kinerja, tengat waktu, kecepatan, persyaratan masing2 individu, tahapan pekerjaan dan korelasinya, budget, dan ukuran sukses yang akan digunakan, dan seterusnya. Dengan demikian setiap anggota tim mempunyai gambaran jelas tujuan pekerjaannya, dan apa dampaknya apabila dia tidak mengerjakan tugas itu dengan sempurna atau tidak tepat waktu.

Kemampuan untuk melihat gambaran besar bisa dilatih. Kemampuan ini sangat menguntungkan, karena dengan demikian sang pemain dapat dengan mudah dan cepat menganalisa bila sesuatu terjadi, apakah ada bagian pekerjaan yang harus dipercepat, atau ditambah sumber dayanya, atau ditambah alatnya.

Sebagai contoh, dalam sebuah proyek implementasi digital archiving system, ada beberapa tim yang terdiri dari tim IT programmer yang berinteraksi dengan users dan memastikan apakah SW yang akan digunakan perlu kustomisasi. Kemudian ada group Admin support yang tugasnya menscaning semua dokumen yang akan di file dalam bentuk digital, dan membuat users manual, melaksanakan training, dan lain sebagainya.

Para scanner operator dari group Admin, mendapat kuota untuk menscan 1000 halaman dokumen per hari. Agar dalam sekian minggu satu departemen sudah dapat mentest aplikasinya dalam bentuk prototype. Apa yang terjadi apabila salah satu scanner operator sakit? Maka kuota scanning 1000 halaman per hari akan meleset, padahal kuota mingguan tidak boleh berkurang. Oleh sebab itu, para scanner operator saya berikan gambaran besar dari proyek ini sehingga mereka paham betul sebab dan akibat dari satu masalah.

Setelah diberikan peta pekerjaan seperti apa serta korelasinya satu sama lain, maka tim ini segera berkumpul dan membuat semacam kesepakatan. Misalnya kuota harian harus selesai jam 5.00 sore. Jangan lembur apabila tidak perlu benar untuk menjaga agar stamina terjaga. Karena kalau beberapa kali lembur, potensi sakit akan timbul. Kalau toh ada yang sakit maka yang lain harus mengcover, alhasil pekerjaan mereka akan lebih banyak (hal ini menyebabkan setiap individu menjaga jangan sampai sakit karena akan menjadi beban bagi yang lainnya). Usaha lain adalah, tim ini minta kepada project manager untuk ditambah sebuah mesin scanner lagi agar kecepatan kerja naik, dan sisa waktu bisa digunakan untuk membantu users membereskan filing – yang notabene bisa meningkatkan kerjasama.

Mengetahui gambaran besar sangat memberikan pengaruh positf kepada tim. Selain keseluruhan proyek berjalan tepat waktu – juga kemampuan anggota tim menyelesaikan masalah meningkat. Interaksi dengan users jadi lebih berkualitas karena masing-masing pemain mempunyai gambaran besarnya, who is doing what, and why.

Komunikasi dengan Manajer

Suatu hari Riri kesal dan berkeluh kesah kepada temannya, pasalnya dia merasa tugas dan tanggung jawabnya di kantor sudah sedemikian banyaknya sehingga sudah sepatutnya dia mendapat penyesuaian gaji. Tentu teman Riri ini menyarankan agar Riri langsung minta bertemu dengan managernya untuk membicarakan hal ini. Kata Riri: Aduh, aku gak nyaman deh bicara dengan boss tentang pekerjaanku, aku sih pengennya boss itu mengerti kek bahwa kita itu sudah kerja setengah mati, dan patut untuk mendapat sebuah perubahan... Pada akhirnya Riri tetap menggerutu tapi perubahan tidak kunjung datang.

Contoh lain, Condro seorang staff di divisi Teknologi Informasi sebuah Bank BUMN, dia adalah salah satu operator yang menjalankan system kartu kredit. System ini beroperasi 24 jam dan setiap pagi dan sore harus disampaikan laporan harian. Condro sudah lama menemukan bahwa dalam salah satu proses dalam melakukan job ada masalah, dan setiap hari masalah itu muncul dalam Laporan Harian, dan sudah dibaca oleh para system programmer yang harusnya segera mengambil langkah perbaikan. Tetapi Condro tidak membawa masalah ini kepada orang-orang yang kompeten, sebaliknya dia selalu menggerutu mengapa orang lain tidak sensitif terhadap masalah ini.

Dalam penyampaian suatu ide, masukan, atau upaya perbaikan kepada manager, staff harus menggunakan teknik berkomunikasi yang tepat. Ada beberapa teknik berkomunikasi dengan atasan yang mudah diingat dan diimplementasikan dalam pekerjaan sehari-hari, antara lain:
• Sebelum bertemu dengan manajer, siapkan semua data penunjang. Agar pembicaraan tidak bertele-tele catat semua yang anda kehendaki atau anda usulkan dan latar belakang mengapa hal itu harus dilakukan. Dalam kasus Riri, dia harus membuat laporan kinerja dia selama misalnya 2 tahun terakhir sebagai justifikasi permintaan penyesuaian gaji. Bila ada, pujian-pujian dari rekan kerja dari divisi lain yang tercatat di email misalnya, juga bisa disampaikan sebagai bukti bahwa Riri bekerja dengan baik dan prima. Itu bisa dijadikan sebagai suatu justifikasi.
• Menurut Jill Geisler dalam salah satu article yang berjudul ”Managing Your Manager”, staff juga harus mengetahui gaya komunikasi manajernya. Misalnya apakah dia orang yang suka dengan data yang lengkap, memo yang formal, atau kunjungan singkat juga boleh? Apakah orangnya humoris atau serius. Bila kita mengetahui gaya komunikasi atasan, kita harus bisa menyesuaikan agar tujuan lebih mungkin tercapai.
• Harus sensitif terhadap masalah yang sedang dihadapi manajer. Misalnya apakah perusahaan sedang dalam keadaan limbung, apakah manajer kita sedang menghadapi deadline yang kritikal. Semakin staff tahu apa saja yang sedang dilakukan manajernya, semakin dia sensitif apakah masalah yang akan dia bawakan tidak akan menambah tekanan terhadap manajer. Apabila benar, maka mungkin harus dicarikan waktu yang lebih menguntungkan dan lebih tepat.
• Ketahuilah nilai-nilai yang dianut perusahaan. Dalam contoh Condro misalnya, sebuah bank yang menerbitkan kartu kredit pasti akan menyandang motto ”kepuasan pelanggan adalah utama”. Nah dengan alasan itu, maka Condro seharusnya bisa segera menyampaikan masalah dalam system IT nya untuk mendapatkan perhatian segera dari manajernya agar tidak terjadi hal yang fatal dan berakibat kepada menurunnya kepuasan pelanggan.
• Dalam menyampaikan ide atau masukan, gunakanlah intonasi yang positif. Misalnya ”kita harus segera mencari solusi dari problem dalam system kartu kredit yang sudah menjadi momok setiap hari bagi operator” bandingkan dengan bila disampaikan begini : ”saya menemukan jawaban dari masalah yang kelak bisa menjadi penyebab dari menurunkan kepuasan pelanggan Pak.” baru kemudian dengan kalimat-kalimat yang pendek dan jelas disampaikan permasalahan yang harus diubah secepatnya. Dan rencana perbaikannya juga bisa disampaikan sekalian, disertai dengan apa saja keuntungan-keuntungan yang bisa didapat bila dilakukan perbaikan dalam system.
• Anda juga harus siap dengan kenyataan bahwa ide atau masukan anda bisa saja ditolak. Jadi sebelum pembicaraan dimulai, harus diingat bahwa hasil dari pembicaraan ini bisa negatif atau positif. Dalam kasus Riri, bisa saja manajer kemudian mengatakan bahwa selain dari penyesuaian gaji yang belum bisa dilakukan, Riri bisa saja diberikan tools baru dalam work station dia agar beban kerja bisa berkurang. Solusinya tidak harus kenaikan gaji bukan, karena dari sisi perusahaan, penyempurnaan keseimbangan kerja juga bisa membuat karyawan merasa lebih ringan pekerjaannya.
• Akan sangat membantu bila anda membuat catatan dari semua pembicaraan, dan melakukan tindak lanjut. Kemukakan pada akhir diskusi bahwa kesimpulan yang bisa diambil dari pembicaraan hari itu adalah sebagai berikut. Dan bahwa anda akan menindak lanjuti sesuai dengan target date yang telah disetujui bersama. Catatan ini juga penting untuk diberikan kepada pihak lain apabila ide atau masukan itu melibatkan staff dari divisi lain.
• Setelah itu, tunjukan bahwa anda konsisten dengan keputusan yang telah diambil, dan menyelesaikan persoalan tadi dengan baik. Karena ini akan merupakan track record anda, bahwasanya anda seorang yang konsisten dan mengambil tanggung jawab.

Tanggung Jawab vs Hubungan Baik

Siang hari itu seorang sahabat menelpon, dahulu kami pernah bekerja dalam satu perusahaan. Seperti biasa kami saling memberi kabar dan berbagi pengalaman, lalu dia langsung bilang.. mbak aku mau curhat. Aku bilang ya silahkan saja, semoga aku bisa memberikan pandangan yang memberikan jalan keluar.

Ternyata sahabat ini menghadapi suatu kondisi dimana mantan orang nomor satu diperusahaan dia yang sudah keluar, tapi masih suka meminta informasi atau bahan tulisan untuk keperluan bisnisnya. Sahabatku susah menolak karena bekas boss besar, jadi kharismanya masih kuat .. bahkan hanya dengan SMS beliau bisa minta tolong dikirimkan sesuatu. Pada kali ini ternyata informasi yang dikirimkan temanku masuk dalam kategori ’rahasia’ dan sebetulnya harus melalui prosedur resmi untuk mengirimkannya pada pihak luar.

Kejadian seperti ini mungkin umum dialami oleh kita-kita yang berkubang dengan informasi. Bagaimanapun karyawan yang sudah keluar tidak berhak untuk akses kepada informasi rahasia atau yang memang bukan untuk konsumsi publik. Kecuali informasi yang sudah ada di ruang publik misalnya di web perusahaan atau newsletter.

Bagaimana kita menyikapi masalah ini ?
Menurut pendapatku, kita berpijak dahulu dengan kebijakan perusahaan yang khusus mengatur masalah informasi rahasia. Jangan karena pihak yang meminta bekas pejabat di kantor kita lalu kita menskip peraturan atau prosedur pemberian informasi. Memang suka serba salah, tetapi menurutku kalau kita bisa menyampaikan dengan bahasa yang sopan dan baik, yang bersangkutan pasti bisa menerima.

Sebagai contoh, apabila kita menerima permintaan informasi tentang perusahaan kita hanya melalui SMS itu kurang benar. Kita harus menyampaikan kepada yang bersangkutan mohon menulis email untuk keperluan tersebut, sehingga email tersebut bisa kita teruskan kepada atasan kita yang berhak memberikan izin untuk informasi dimaksud bisa keluar. Apabila semua prosedur telah dilalui dan persetujuan telah diberikan maka informasi bisa diberikan dengan ”damai”. Atau apabila memang informasi yang diminta ternyata memang bukan untuk konsumi pihak luar, ya bisa dengan tenang kita sampaikan secara formal maaf kami tidak bisa memberikan bahan tersebut karena bukan untuk konsumsi publik. Korespondensi seperti ini dibutuhkan karena apabila pada suatu saat ada audit mengapa, oleh siapa sebuah informasi keluar dari perusahaan, semua riwayat kejadiannya bisa ditelaah kembali. Ini juga bisa menjadi bukti bahwa kita sudah menjalankan suatu kebijakan dengan baik dan benar.

Sikap ini memang bisa saja jadi mengganggu hubungan pertemanan yang baik dengan kawan kita yang sudah diluar perusahaan. Mereka lalu mencap kita ahhh lu so formal deh. Tetapi penting dilakukan untuk menjaga integritas kita dalam pekerjaan. Dengan teknik berkomunikasi yang baik dan pada tempatnya, maka hal tersebut bisa dihindari atau diproporsikan sebagaimana mestinya.

Untuk karyawan yang sudah keluar, bukan Cuma akses kepada informasi saja yang diamankan. Biasanya segala asset hardware bahkan sampai sekecil power cable harus dikembalikan. Hal ini untuk mencegah penyusupan kedalam perusahaan oleh orang yang tidak berkepentingan.

Internal Communication Channel

Komunikasi internal dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan agar karyawan dapat bekerja selaras dengan berbagai kebijakan perusahaan dan sesuai dengan target yang diharapkan.

Ada beberapa pendekatan untuk merencanakan sebuah komunikasi internal. Yaitu dengan dipilihnya beberapa media komunikasi internal disesuaikan dengan isi materi yang akan disampaikan kepada karyawan. Beberapa media komunikasi (communication channel) yang dikenal adalah sebagai berikut :

1. Manager – employee communication : Ini adalah komunikasi yang paling sederhana dalam pekerjaan sehari-hari. Dapat dilakukan kapan saja oleh seorang manager kepada anak buahnya. Bisa dalam rangka choaching atau mentoring atau dalam suasana sosial misalnya pada saat makan siang bersama.
2. Unit Meeting : Ini adalah rapat mingguan sebuah divisi atau unit kerja untuk membicarakan kemajuan pekerjaan atau pencapaian unit dimaksud. Rapat ini juga bisa digunakan untuk problem solving atau meninjau kemajuan proyek.
3. Board of Directors Meeting : Ini adalah rapat anggota BOD yang diselenggarakan untuk membicarakan masalah-masalah inti perusahaan dan sangat berhubungan langsung dengan pencapaian bisnis di perusahaan tersebut. Di rapat ini juga dapat dibicarakan masalah karyawan yang luas dan berdampak besar bagi produktivitas perusahaan.
   
4. Employee General Meeting : ini adalah rapat keseluruhan karyawan yang umumnya diadakan ½ tahun sekali. Gunanya untuk memberikan gambaran pencapaian bisnis perusahaan dan beberapa pengumuman penting sehubungan dengan perubahan struktur organisasi, misalnya. Pada kesempatan ini juga sangat baik digunakan untuk mengumumkan Award kepada beberapa individual yang berprestasi, gunanya untuk memberikan semangat kepada karyawan yang lain.
5. Executive Coffee Session: Ini adalah sebuah inisiatif dari pihak eksekutif untuk mengundang beberapa karyawan dari berbagai divisi untuk berdiskusi secara terbuka dengan pimpinan perusahaan. Sangat baik untuk dilakukan secara berkala untuk melihat kesehatan perusahaan secara menyeluruh. Hal ini juga baik untuk menfasilitasi masalah-masalah yang tidak terselesaikan di tingkat people manager, sehingga karyawan dapat langsung menyampaikannya kepada pimpinan perusahaan. Apabila perusahaan akan melakukan hal ini, sebaiknya diadministrasikan dengan baik siapa-siapa saja yang telah diundang dan masalah apa saja yang perlu penangan segera. Untuk kemudian disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
6. Bulletin Board : Ini dipergunakan oleh divisi komunikasi untuk melakukan komunikasi publik. Misalnya dibuat bulletin board pada setiap lantai agar karyawan dapat melihat pengumuman, foto-foto sebuah acara, award atau penghargaan, dan hal-hal lain yang sifatnya lebih informal. Ini dibutuhkan untuk meringankan stress karyawan yang dapat istirahat sesaat untuk membaca hal-hal ringan yang bermanfaat. Misalnya penangan sebuah penyakit yang sedang berjangkit dan lain sebagainya.
7. Newsletter : ini juga dikendalikan oleh divisi komunikasi bekerja sama dengan Marketing. Newsletter dapat digunakan secara internal agar semua karyawan sadar berita dan dapat membantu komunikasi eksternal dengan bahan-bahan dari newsletter tersebut. Umumnya ini berkaitan dengan produk perusahaan yang sedang dipasarkan.
8. Intranet : ini adalah website yang diperuntukan bagi komunitas internal. Disini bisa disimpan berbagai peraturan perusahaan yang dapat diakses oleh para karyawan. Intranet ini harus diupdate setiap saat agar bisa dijadikan acuan pada saat bekerja sehari-hari. Pada era belakangan ini intranet juga bisa digunakan untuk media konsultasi antara karyawan dengan manajemen.

Media komunikasi diatas sifatnya resmi dan diatur oleh perusahaan dalam hal ini Human Capital Department. Karena saat ini hampir seluruh perusahaan telah menggunakan jasa internet, maka komunikasi melalui email, sms dan video conferencing dapat dilakukan kapan saja dan darimana saja. Hanya yang perlu diingat adalah semua hasil pembicaraan tersebut harus dicatat dalam sebuah minutes of meeting, agar kelak bisa digunakan sebagai kontrol kilas balik atau untuk kepentingan audit.

Kemajuan teknologi tidak membatasi pertemuan / komunikasi tatap muka, oleh karena itu sebaiknya para karyawan membiasakan dirinya dengan teknologi baru yang digunakan oleh perusahaan. Misalnya fasilitas telephone yang canggih, messaging, video conferencing, chatting, dan lain sebagainya.

Karyawan perusahaan yang terus menerus diberi informasi, akan membentuk sebuah kebersamaan dalam usaha, dan satu bahasa dalam pencapaian target bisnis. Kesadaran akan suatu masalah dapat menciptakan solusi yang cepat dan tepat. Tentunya kerahasiaan juga dijaga dengan baik dengan cara memilah-milah informasi mana untuk kalangan mana.