Kutu Loncat

Judul diatas mempunyai  arti seorang karyawan yang sering berpindah pekerjaan, kadang beberapa bulan atau setahun sudah pindah ke perusahaan lain untuk alasan apapun.  Tergantung dari karakter orang tersebut dan apa yang menjadi latar belakang atau visi dia bekerja itu apa, hal inilah yang akan membuat seseorang itu dapat beradaptasi dengan lingkungan, membuat rencana karir dengan menimba ilmu di perusahaan tempatnya bekerja.

Dilain pihak, bagi perusahaan – penting untuk memberikan job desk yang jelas kepada setiap karyawan baru dan melakukan evaluasi kinerja pada setiap 6 bulan atau 1 tahun.  Sehingga karyawan merasa jelas apa yang diharapkan dari dirinya dan apa yang belum tercapai dalam kurun waktu tertentu.

Penting juga untuk memberikan arah usaha perusahaan akan kemana.  Apa yang menjadi target perusahaan dalam waktu dekat dan 5 tahunan, sehinggga karyawan tahu apa peran dia untuk mencapai target tersebut dan termotivasi untuk bekerja lebih baik.  Jadi bila ada karyawan yang keluar hanya setelah beberapa bulan bekerja, jangan langsung menyalahkan karyawan saja, tetapi ini adalah saat dimana pemilik perusahaan menganalisa hal2 apa yang belum dilaksanakan.   Karena karyawan bekerja bukan hanya untuk mencari uang misalnya, tapi orang mencari karir, pengetahuan, networks, gengsi, atau sense of achievement.

Bagi karyawan, kalau pindah2 perushaaan hanya pada posisi yang sama, untuk apa dilakukan.  Setiap pindah perusahaan seyogyanya merupakan peningkatan dari posisi sebelumnya, sehingga worth trying.   Oleh sebab itu kalau anda seorang Kutu Loncat, coba pertimbangkan sebelum loncatan anda menjadi hal yang kurang membawa arti bagi karir anda kedepannya.

Service beyond your responsibility

Seorang sahabat baru membeli mobil baru dari merk yang cukup terkenal.  Dia dapat informasi dari suatu pameran mobil di suatu mall di Jakarta.  Setelah siap membeli teman ini menghubungi sales rep nya dan beberapa minggu kemudian mereka melakukan test drive.  Sales rep ini cukup cooperative, waktu teman saya memilih salah satu lease company yang ingin diambil, pihak show room menyarankan leasing dari bank lain, karena katanya di bank ini rate bunganya tidak setinggi yang diminta teman saya itu.  Jadi disetujui saja.

Pada pertemuan pertama dengan wakil dari leasing company, teman saya itu sudah mengatakan dan menjelaskan bahwa karena dia tinggal di daerah selatan, minta dihubungkan dengan perusahaan asuransi kendaraan yang mempunyai rekanan bengkel di daerah Selatan Jakarta juga.  Mereka menyanggupi dengan gagah dan tegas.  Saat ditanya berapa lama proses ganti nama di kantor polisi mereka bilang 26 hari kerja.  Teman saya berpikir wah itu lama sekali, lalu mereka menawarkan mengurus surat ijin sementara, dengan biaya 1.5 juta.  Nah saat mobil diantar kerumah ehhh surat ijin belum selesai, dan setelah di follow up 3 hari berturut2 baru selesai.  Dan setelah di pakai seminggu STNK asli sudah selesai.  Lah kalau tahu begitu kan teman saya ini gak perlu membuat surat ijin sementara donk, buang-buang uang saja.

Memang nasib teman saya sedang kurang beruntung, mobil dipakai seminggu ehhh disenggol orang dan orangnya lari.  Jadi lah bumber belakang penyok.  Jadi dia bertanya kepada leasing company ini oh iya polis asuransi belum jadi, tapi nomor polis sudah ada.  Usut punya usut ternyata Asuransi ini hanya punya rekanan bengkel daerah Jakarta Pusat , Timur dan Utara.   Lah kan sudah dipesankan bahwa minta perusahaan Asuransi yang punya rekanan bengkel di Selatan.  Maka kecewalah teman saya itu dan langsung menelpon sales rep pertama yang melayani dia.   Yang disampaikan bukan complaint tapi dia memberikan input bahwa wakil dari leasing company itu tidak bekerja secara thourough dan tidak memperhatikan kenyamanan pelanggan.  Jelas dengan demikian teman saya itu tidak puas dan segan untuk merekomendasikan merk mobil ini kepada orang lain.

Sebagai staff yang berada di garda depan perusahaan dan langsung melayani pelanggan, hal-hal yang simple harus diperhatikan dengan seksama.  Bagaimana profil pelanggan dan apa yang memudahkan bagi mereka, harus diupayakan apabila dia ingin mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang baik.  Segala sesuatu usaha yang sifatnya “jasa” harus memperhatikan masalah2 kecil dan sering kali justru yang kecil2 ini yang menjadi bahan pembicaraan mereka apabila mereka puas.

Andai kata sales leasing company itu memperhatikan permintaan pelanggan untuk dicarikan perusahaan asuransi yang mempunyai rekanan di wilayah Jakarta Selatan, maka tidak akan timbul complaint.  Ini masalah simple tapi sangat merepotkan pihak pelanggan bila terjadi insiden.  Ini juga cara berpikir forward thinking, apa yang kira2 bisa terjadi dua sampai tiga langkah kedepan bagi pelanggannya, jadi bukan hanya deal selesai surat2 selesai lalu tinggal.

Para staff customer service juga harus sangat forward thinking agar mampu memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan.  Pikirkanlah bagaimana kalau kita yang jadi pelanggan itu.  Sudah membeli mobil dengan harga mahal tapi layanan yang diterima tidak setara, bahkan layanan kelas teri.

Partnership

In country like Indonesia where job opening availability is very limited comparing with the number of graduate students looking for a job, drive people to look for non-permanent job according to their skill and experience individually.  People who works independently are having various skill and if those people create a group to do larger job, than they create partnership.

Last week, I discussed with my cousin who own a production house which using this type of partnership.  He is not hiring anybody except that maybe one administrator who stays in the office, but he has many whom he called “coworkers” who can be called anytime to do a project together.  One person expert in graphical design, one person video recording and editing, one person handle contract and sales, one person who has broad network handle talents.  He calls his office as “open space” where this group can elaborate the big picture and distribution of responsibilities among them for certain project.  Member of this group is equally experienced in their field so after such a meeting they can work on their own whether in their office or anywhere else.  But the most important things they have the same idealism so the work can progress in measurable manner.

Working independently needs a commitment and an attitude where they have to do things without supervision.  Discipline is a must, because they have to work according to agreed timeline, they also have a weekly meeting to review progress.  We can identify them from their blog, or website where they usually show their creativity or expertise.

From client point of view, these people are potential to be given a project.  From budgeting point of view usually these group can be lesser than if we choose big firm.  

Working with them is not complicated, but they usually required early payment. 

This type of partnership is a good way to solve the hiring issue, as long as you have skill which is unique and good personal confidence in dealing with people, find your group out there and start doing things together.

Job Interview

Beberapa waktu lalu saya sudah menulis tentang tips membuat Resume yang baik.  Nah bila aanda telah melayangkan beberapa surat lamaran kerja, ada baiknya anda mempersiapkan diri untuk menghadapi job interview.

Job interview atau wawancara kerja, adalah pintu utama untuk mendapatkan pekerjaan.  Pada beberapa perusahaan dan paa tingkat jenis pekerjaan tertentu, perusahaan juga mengadakan psikotest, interview dan test kesehatan.

Bagaimana mempersiapkan diri untuk job interview?  Secara umum berikut ini adalah yang biasanya dilakukan di perusahaan-perusahaan di Indonesia:

1     Anda akan diminta mengisi beberapa formulir standard untuk data pribadi dari divisi Human Resources.

2    Anda akan di wawancara oleh Staff HR untuk masalah2 umum, misalnya kemampuan anda yang paling baik apa, lalu pertanyaan2 seputar kemampuan komunikasi, bekerja dalam Team, dan karakter, minat serta apakah anda kuat bekerja dalam tekanan (pressure).

3    Pada tahap selanjutnya anda akan dipertemukan dengan divisi yang membutuhkan keahlian anda di perusahaan itu.  Misalnya anda melamar untuk posisi IT Specialist, maka tahap ini akan melihat seberapa dalam pengetahuan dan pengalaman anda untuk di cocokan dengan kebutuhan mereka.  Ini adalah tahap yang lebih teknis.  Pada tahap ini bentuknya bisa berupa anda diminta untuk presentasi dalam bahasa Inggris atau Indonesia dengan topic bahasan yang telah ditentukan sebelumnya, misalnya implementasi suatu proyek tertentu.

4    Apabila anda melamar pekerjaan sebagai orang yang akan berhubungan dengan client, maka biasanya ada satu lagi tahap wawancara untuk melihat apakah penampilan, wawasan, cara berpikir, latar belakang keluarga, menunjang atau sepaham dengan kultur perusahaan tersebut.  Ini penting karena Anda akan mewakili perusahaan ketika berhubungan dengan client.  Ini umum dilakukan untuk job seperti konsultan atau legal adviser.

5    Selanjutnya kalau anda berhasil melampaui semua tahap diatas, makan anda akan menerima tawaran pekerjaan.

Nah, tidak terlalu sulit kan?  Siapkan mental, dan penampilan yang menarik dan lakukan wawancara senatural mungkin.

Respect for the Individual

"Respect for the individual" adalah istilah ketika kita mampu menghormati keberagaman dan menciptakan lingkungan kerja saling menghormati dan memperlakukan orang dengan respek. Sikap ini merefleksikan nilai-nilai budaya yang kita junjung dan percayai.&n

bsp; Istilah itu juga mengandung arti kemampuan untuk memperlakukan orang lain dengan terhormat, mau mendengar opini orang lain, serta mendukung sesama teman kerja ketika mereka butuh bantuan baik secara profesional maupun secara personal.

Bersikap etis artinya “mengatakan apa yang hendak kita perbuat, dan melakukan apa yang pernah kita ucapkan”.   Bersikap etis mencerminkan seseorang mempunyai integritas yang tinggi, mampu merespek orang lain, selalu berusaha melakukan hal yang  terbaik.  Ada beberapa hal yang mempengaruhi seseorang menjadi pribadi yang etis atau kurang etis, misalnya apakah individu ini bisa menggabungkan kepercayaan pribadinya dengan apa yang terjadi di tempat kerjanya.  Apabila nilai-nilai yang dianut kurang lebih sama, maka dia dengan mudah akan mampu menyesuaikan diri.  Setiap perusahaan biasanya menargetkan hasil kerja yang telah ditentukan – tetapi yang juga penting adalah sikap profesional seperti bagaimana karyawan mempunyai rasa memiliki pada pekerjaannya, bertanggung jawab dan mengutamakan hasil kerja. 

Dalam lingkungan kerja sehari-hari, seorang karyawan akan menghormati pimpinannya apabila dia juga diperlakukan dengan terhormat.  Misalnya apabila ada karyawan yang kinerjanya kurang bagus, sebaiknya dipanggil dan ditanya mengapa kinerjanya menurun.  Masalah pribadi karyawan sebaiknya tidak dibicarakan secara terbuka, karena dengan menjaga kerahasiaan seorang karyawan artinya pimpinan menghormati karyawan ini dan peningkatan kerja dengan lebih mudah akan tercapai. Pemimpin yang demikian adalah pemimpin yang memperlakukan karyawan selaku mitra usaha untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan untuk jangka panjang.

Motivational Leadership

Pada perusahaan2 startups perlu dikembangkan motivational leadership.  Kadang perusahaan pemula belum mempunyai proses kerja yang lengkap dan pembagian tugas yang seimbang.  Seorang leader yang mengembangkan bisnis, merangkap mengawasi operasional sehari-hari sekaligus mengerjakan fungsi sales, akan kesusahan apabila ada karyawan yang mendadak keluar.  Maka turnover jadi tinggi karena pemimpin tidak sempat melakukan langkah2 yang bisa membuat karyawan betah kerja di perusahaan mereka.

Salah satu aspek motivational leadership adalah sikap terbuka akan ide2 baru, dan bersedia untuk selalu berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.  Pemimpin jangan henti member

ikan inspirasi tentang cara kerja yang lebih efisien, tentang gaya komunikasi yang proaktif, serta tujuan perusahaan secara menyeluruh baik jangka pendek maupun jangka panjang.  Dengan berbagi hal-hal tersebut dengan karyawan, maka karyawan akan lebih mengerti mengapa suatu kebijakan harus diambil, dan kemudian mereka bisa menyelaraskan kebiasaan bekerja sesuai dengan tujuan akhir perusahaan.

Memotivasi karyawan adalah hal penting lainnya yang harus diperhatikan.  Kadang ada waktunya perusahaan menghadapi jumlah proyek yang sangat banyak dan membuat volume pekerjaan setiap karyawan meningkat tajam.  Inilah masa dimana seorang pemimpin harus memberikan motivasi positif kepada karyawannya agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik dan terstruktur.  Apabila ada karyawan yang sangat bagus kinerjanya segeralah diberikan reward dan diumumkan didepan semua karyawan.  Hal ini untuk memotivasi karyawan lain agar berbuat yang sama, dan memandang pekerjaan mereka yang berat dan banyak sebagai jembatan untuk mendapat penghargaan dan pengakuan.

Cara lain untuk memotivasi karyawan adalah sistem mentor.  Karyawan senior berlaku sebagai mentor dari karyawan baru dan bertanggung jawab dalam pengembangannya.  Pengembangan kemampuan kerja karyawan bisa dilakukan dengan berbagai cara selain memberikan training, yaitu memberikan tugas2 yang diukur standar suksesnya.  Dengan mengukur tingkat kesuksesan suatu tugas maka dapat dilihat pencapaian seseorang dalam mengerjakan hal2 yang menjadi pekerjaannya.  Bagi mentor pekerjaan pengembangan karyawan ini bisa dipakai sebagai wahana menunjukan rasa kepemimpinan pada manajemen dan bisa dipakai sebagai bagian dari point yang akan dievaluasi pada akhir tahun.

Role modelling atau memberikan contoh perilaku, cara kerja, kebiasaan kerja dan bersikap di kantor juga bisa memotivasi karyawan untuk bekerja lebih giat.  Seorang pemimpin yang datang ke kantor tidak tepat waktu, dan pemberian bonus yang tidak mempunyai jadwal tetap, atau karyawan yang lalai tidak ditegur, akan memberikan citra buruk dihadapan karyawan.  Sebisanya seorang pemimpin harus memberikan contoh2 yang positif dan produktif. Semua karyawan harus diperlakukan sama, tidak ada anak emas dan dihormati kebutuhan2nya.  Nilai2 organisasi akan mencerminkan bagaimana culture perusahaan tersebut.

Pindah Kerja?

Jaman sekarang seorang pegawai bekerja di satu perusahaan dalam waktu yang relatif lebih pendek dibandingkan dengan 15 tahun yang lalu.  Kalau dulu kita mendengar bahwa seseorang sering pindah pekerjaan itu seperti “kutu loncat”, tetapi kalau sekarang hal itu belum tentu jelek.  Dalam beberapa kasus yang saya temui, seorang profesional pindah pekerjaan dalam waktu yang relatif pendek disebabkan oleh keinginan untuk mendapatkan lebih banyak pengalaman dan pengembangan skill yang bersangkutan.

Seorang karyawan muda berbakat misalnya memilih untuk bekerja sebagai konsultan untuk kira-kira dua tahun pertama guna mendapatkan ilmu yang luas dibidang yang dia tekuni.  Kemudian waktu dirasa pengalaman dan skill cukup, dia akan pindah bekerja di korporasi untuk mengimplementasikan skill dan pengetahuan pada kondisi riel, dan mencari tahu bagaimana semua teori yang dia ketahui bisa di implementasikan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Dari segi loyalitas, maka bisa disimpulkan jaman sekarang karyawan lebih loyal pada profesinya, bukan pada perusahaan dia bekerja.  Loyalitas pada profesi membuat karyawan selalu berkeinginan untuk meningkatkan kompetensi.  Ditambah dengan kesempatan untuk bekerja pada wilayah regional, maka loyalitas pada profesi sangatlah masuk akal.   Kalau ditelaah lebih dalam, semakin lama perusahaan juga tidak bisa memberikan rasa aman jangka panjang dalam hal pemeliharaan karyawan2 yang bagus.  Apalagi sekarang ada bisnis outsourcing, maka karyawan tidak bisa bergantung pada satu perusahaan saja.

Dari sudut pandang pemilik perusahaan, mungkin yang perlu disadari adalah bagaimana memaksimalkan pemberian kesempatan kerja sekaligus memberikan pengalaman yang unik bermanfaat bagi karyawan.  Seorang karyawan yang bagus dan berbakat akan selalu haus akan pengalaman baru, maka perusahaan menfasilitasi untuk tumbuh kembangnya karyawan dengan memberikan proyek atau tugas-tugas khusus yang menantang.  Jadi selain remunerasi yang bagus (setara dengan pasar) kesempatan berkembang akan dipertimbangkan oleh karywan2 berkualitas untuk tetap loyal atau bekerja lebih lama.

Sedangkan dari sudut karyawan, yang harus diperhatikan adalah kemampuan leadership, bahasa Inggris yang sangat bagus serta mampu berkomunikasi dengan baik, dan keahlian dalam bidang yang sedang ditekuni.  Jangan lupa track record sangat diperhitungkan oleh perusahaan2 yang bagus, maka jangan lupa terus mengembangkan diri dan mencari kesempatan untuk berkembang secara signifikan, karena hal-hal itulah yang membuat Anda menjadi pribadi yang sering dicari oleh perusahaan bagus.  Walaupun ada juga kemungkinan sering pindah kerja diartikan sebagai kurangnya komitmen.  Tapi ingat, komitmen bukan satu-satunya parameter apakah Anda seorang karyawan yang berpotensi.  Jadi banyak hal yang bisa diupayakan agar menjadikan diri Anda sebagai individu yang dicari.

CUSTOMER SATISFACTION MIND SET

Pagi itu semua persiapan untuk event seminar yang bakal dihadiri kurang lebih 500 orang sudah lengkap semua.  Para crew dan staff registrasi sudah paham semua tugas dan tanggung jawab, dan sudah ditetapkan bahwa registrasi mulai jam 08.00.  Tetapi karena sebagian warga Jakarta lebih menyukai berangkat lebih pagi dari rumah agar terhindar dari kemacetan lalu lintas, maka banyak peserta yang sudah berada di lokasi sebelum jam 08.00.  Kami segera berkonsultasi dengan Client apakah registrasi bisa dibuka sekarang juga, bersyukur Client bersedia untuk membuka Registrasi lebih awal.  Artinya staff Registrasi memang sudah harus siap dengan perlengkapan satu jam lebih awal untuk antisipasi hal seperti ini.  Demikian juga pihak F & B harus siap dengan Coffee & Snacks lebih awal dari jam 08.00.  Ini semua dilakukan demi kenyamanan pelanggan yang sudah bersedia datang di event yang kami selenggarakan.

Pada saat Coffee break pagi, Client kami sempat berkeliling di sekitar meja2 buffet, ternyata dia mengamati apakah staff hotel cukup sigap untuk cepat mengganti piring-piring yang kosong untuk ditambah dengan makanan yang baru.  Ternyata ada keterlambatan, maka kami segera berkoordinasi dengan pihak hotel bahwa plate tidak boleh ada yang kosong.  Demikian juga pengaturan buffet harus dibuat sedemikian rupa agar tidak menimbulkan antrian makan yang terlalu panjang, karena pada acara seperti ini waktu sangat harus diperhitungkan.

Pada sisi yang lain, saat peserta seminar sudah akan pulang dan mereka harus mengambil sovenier di meja registrasi, maka kami dengan sigap mengatur agar antrian tetap rapih dan nyaman bagi semua pihak.  Hal ini sangat penting karena tujuan kami adalah memberikan pengalaman yang nyaman bagi peserta seminar yang kami selenggarakan.

Dari segi staff pendukung event “mindset mengutamakan kepuasan pelanggan” harus ditanamkan sejak awal, sehingga di lapangan mereka bisa mengambil keputusan mana yang seharusnya dilakukan.   Antara lain dengan memberikan “jalur komando” yang jelas apabila ada sesuatu yang terjadi mendadak.  Alat komunikasi juga harus digunakan dengan sebaik-baiknya.

Pada dunia korporasi tingkat kepuasan pelanggan ditentukan oleh beberapa parameter yang bisa dipantau dari tahun ke tahun apakah nilainya meningkat atau menurun.  Tapi yang sangat penting juga kita menanamkan mindset mengutamakan kepuasan pelanggan sebagai salah satu indicator kerja kita.

Transformasi Peran Staff menjadi Pemimpin

Seorang profesional muda sempat berdiskusi dengan saya, dia diterima bekerja di sebuah perusahaan multinasional dan mendapat jabatan ‘senior staff’.  Pada level ini dia diharapkan untuk berfungsi sebagai leader dan mendapat tanggung jawab yang sangat berbeda dengan waktu dia masih staff biasa.

Hal yang pertama dialaminya adalah – dia harus mengambil keputusan sendiri, mengkoordinasikan pekerjaan dengan team, dan mendapat tugas secara horizontal maupun vertical.  Paradigma sebagai staff dimana ada manager yang membagi tugas, dan mereview hasil kerja pada waktu tertentu sudah beralih ke leadership yang harus dijalankan tanpa adanya atasan yang memberi instruksi setiap saat. 

Pada posisi ini sudah tidak bisa mengharapkan ada atasan yang membela dia apabila terjadi slack dengan divisi lain.  Tidak ada yang memberi semangat untuk bekerja lebih baik, you are on your own.  Dan tantangannya juga lebih banyak, misalnya rencana kerja kita tidak serta merta disetujui banyak pihak, pasti ada kritik dan kadang hal itu harus dijawab dengan bijaksana.

Adaptasi ini terasa cukup berat bagi rekan saya ini, dan membutuhkan beberapa kiat2.  Sebagai senior dia harus bekerja dalam skala besar dan oleh sebab itu dia harus memiliki kemampuan:

·         Koordinasi

·         Berorientasi hasil akhir

·         Cepat mengambil keputusan dalam waktu yang tepat

·         Memberikan guidance kepada team member

·         Mampu memberikan big picture kepada team

·         Kepada atasan sifatnya berkonsultasi

·         Percaya diri

·         Empowered & mempunyai Real-time mind set

·         Berani mengambil risiko dan mampu mengkalkulasi risiko yang diambil

·         Bekerja secara cross function

·         Kemampuan komunikasi yang baik dengan team member maupun dengan executive

·         Kemampuan mengelola sumber daya manusia

Masa transisi bisa panjang bisa cepat, tergantung kemampuan individu tersebut beradaptasi dan motivasi dia bekerja.  Bekerja sebagai senior staff bukannya tidak boleh bertanya, tetapi bisa melakukan afirmasi dengan rekan sesama senior untuk mendapatkan penguatan wawasan dalam pengambilan keputusan.

Kenaikan pangkat memang diharapkan semua orang, tetapi ada baiknya mempersiapkan diri secara mental (mentalitas tidak mudah menyerah) dan pengetahuan tentang struktur organisasi dan alur komunikasi, agar transisi ini berjalan dengan mulus.

Real-Time Attitude

Saya sedang membaca buku yang cukup menarik yaitu “Real Time Marketing & PR” by David Meerman Scott. Ada hal yang sangat menarik perhatian saya dan ingin segera berbagi dengan pembaca blog ini yaitu bab mengenai “Real Time Attitude”.

Real Time Attitude adalah sikap dan cara berpikir yang berfokus kepada pentingnya  kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

Dalam sebuah perusahaan besar, kerap kali kualitas personal seperti kepatuhan terhadap rencana jangka panjang, ketelitian dan konsistensi dianggap hal penting dalam menjalankan rencana perusahaan; dibandingkan dengan tindakan individu yang sifatnya mempercepat proses seperti misalnya imaginasi, kreativitas, inisiatif dan improvisasi.  Perusahaan besar memang di desain untuk bergerak sesuai dengan rencana dan diukur tingkat suksesnya berdasarkan tolok ukur yang lugas.

Dari sisi marketing, minat pelanggan bisa dibeli dengan pemasangan iklan di media massa, walaupun demikian pelanggan masa kini bisa saja mengatur kecepatan mereka sendiri karena pengaruh kecepatan perubahan konten pada mass media.  Misalnya dengan menggunakan peralatan mobile, mereka bisa beraktivitas dan melakukan berbagai transaksi secara real time. Inisiatif mereka semakin tidak bisa di prediksi, karena mereka juga berimprovisasi melalui jalur-jalur yang berkecepatan tinggi.

BUSINESS AS USUAL

Dengan perkembangan ini perusahaan besar harus melakukan usaha yang besar pula untuk mengadopsi mind set berdasarkan keinginan pelanggan yang real-time.  Karena real-time mind set ini tidak bisa dipelajari di perguruan tinggi dan tidak ada dalam agenda perusahaan, maka banyak orang mengatakan bahwa cara berpikir ini sangat berisiko dan gegabah.  Oleh sebab itu secara umum perusahaan besar tetap memilih cara-cara yang hati-hati dibandingkan harus bergerak cepat dan gesit.  Dalam proses itulah banyak waktu terbuang untuk melakukan checking, mendapatkan persetujuan, riset, serta meminta pendapat para ahli.Pada saat akhirnya keputusan diambil, seringkali sudah terlambat.

Beberapa karakteristik yang kerap kita jumpai dalam dunia korporasi, yaitu:

·         Menunggu, untuk memastikan

·         Bekerja berdasarkan checklist yang telah dibuat lima tahun yang lalu bersama bisnis plan.

·         Mengukur hasil bisnis setiap kuartal

·         Mengorganisasikan kampanye marketing dan komunikasi yang sudah berjalan berbulan-bulan.

·         Harus mendapatkan persetujuan dari Manager.

·         Melaksanakan keputusan berdasarkan input dari staff anda.

·         Mengikut sertakan para ahli, agency dan penasehat hukum.

·         Melaksanakan riset yang ekstensif

·         Mengevaluasi semua alternative.

·         Inginnya sempurna sebelum diumumkan ke public.

·         Merespon kepada pelanggan saat kita bisa.

·         Menghubungi media, analis dan komentator hanya pada saat yang nyaman bagi perusahaan.

      

      Semua itu tidak sepenuhnya salah.  Tentu saja riset, planning dan kerjasama antara tim adalah unsur2 yang sangat penting.  Masalahnya adalah kecepatan dan ketepatan seringkali dikorbankan demi sebuah “proses”.  Untuk menanggulangi hal itu anda perlu mengadopsi mind set real-time secara sadar dan proaktif.

      

      THE REAL TIME MIND SET

      

      Real time mind set mengatur ulang pentingnya kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

      

      Mengembangkan real time mindset bukanlah sebuah keharusan, dan bukan juga anda harus meninggalkan proses bisnis yang sekarang,  karena fokus dan kolaborasi juga penting.

      Cara yang cerdas adalah menjalankan kedua pendekatan, yaitu dengan menjalankan keseluruhan spectrum tetapi dengan kegesitan.  Dapat mengenali kapan anda harus mengesampingkan prosedur, dan mengembangkan kemampuan untuk merespon dengan cepat.

      

      Keuntungan kompetitif yang kuat akan mengalir ke organisasi dengan orang-orang yang memahami kekuatan informasi real-time.

      Mengembangkan kapasitas tersebut membutuhkan usaha yang mendukung; seperti mendorong karyawan untuk mengambil inisiatif, memuji mereka yang sukses pergi keluar dengan cepat dan mendapat hasil, serta mendorong kembali mereka yang gagal.  Semua itu tidak ada yang mudah.

Ciri-ciri Real time business antara lain sebagai berikut:

·         Bertindak sebelum kesempatan hilang.

·         Merubah rencana sesuai dengan perkembangan pasar.

·         Mengukur hasil hari ini.

·         Melaksanakan berdasarkan apa yang terjadi sekarang.

·         Melaksanakan strategi dan taktik berdasarkan “breaking news”.

·         Memberikan empowerment kepada karyawan anda untuk bertindak.

·         Bertindak pada saat yang tepat.

·         Mendorong karyawan untuk membuat keputusan bijak dengan cepat, tanpa disuruh.

·         Dengan cepat mengevaluasi alternatifnya dan pilih tindakan yang tepat.

·         Dalam pengembangan produk dan jasa, cepat selesaikan dan keluarkan dengan cepat, tidak ada hal yang sepenuhnya sempurna.

·         Merespon pada pelanggan pada waktu yang mereka kehendaki.

·         Segera hubungi media saat mereka membutuhkan input anda.

NO MORE BUSINESS AS USUAL

Prosesnya dimulai dengan pengertian bahwa metode konvensional dapat menjadi penghambat fungsi bisnis – terutama pada bidang public relation – dimana dunia komunikasi adalah dunia yang instan.

Pendekatan konvensional mendukung kampanye yang membutuhkan orang bekerja sampai berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk mencapai targetnya.  Agencies harus di kontak dan dimintai pendapat, alur informasi harus dibuat.  Ruang iklan harus dibeli, ruang meeting dan kopi/snaks harus disiapkan untuk rapat2 panjang.

Pada saat planning, Marketing dan PR Teams biasanya melihat kebelakang.  Apa yang kita lakukan lima atau enam kuartal yang lalu?  Apa yang terjadi pada trade show tahun lalu? Saat melakukan itu mereka melupakan apa yang sedang terjadi saat ini.

Cara ini adalah cara yang aman dalam bekerja, karena mengikuti plan dan prosesnya.  Hanya melakukan apa yang diharapkan dan tidak usah ada risiko dan masalah.  Sedangkan kebalikannya, merespon sesuatu secara real time membuat perasaan tidak nyaman dan membutuhkan pemikiran yang cepat dan pengambilan risiko.

Jadi mengapa kita harus berubah?

·         Karena kini masalah berubah sangat cepat dibandingkan kampanye secara conventional yang biasa kita lakukanl

·         Karena bila anda lambat, competitor yang berorientasi real time akan merebut kesempatan besar dari depan mata anda sebelum anda menyadarinya.

·         Karena perusahaan anda akan terlihat  tidak menguasai masalah saat krisis terjadi dan anda tidak bisa berkata apa2 selama satu jam.

·         Karena satu orang customer yang punya gitar rusak tapi tidak dihiraukan oleh staff anda – bisa mengguncang dunia dengan kekecewaannya.

Perubahan mind set kearah real time mind set harus dilakukan dari top management hingga level staff yang paling bawah.  Pelatihan dan pengertian tentang empowerment dan pentingnya bagi bisnis.  Para manager sangat penting untuk dari waktu ke waktu memberikan percontohan dalam real time mind set.  Apabila semua lini sudah bisa melakukannya maka citra perusahaan akan bersinar dan mendongkrak kepuasan pelanggan secara bersamaan.

Menulis Resume yang Menarik

Pada beberapa kesempatan bekerja dalam proyek yang terdiri dari beberapa orang bekerja dalam tim, saya sering menerima pertanyaan bagaimana menulis resume yang bagus. Lalu biasanya saya memberikan beberapa tips, tapi dalam beberapa kesempatan saya minta mereka memberikan resume yang telah mereka buat.

Beberapa orang belum menyadari bahwa resume adalah alat untuk mempertunjukan nilai-nilai profesional dan kekuatan unik dari diri Anda. Resume yang ditulis dengan bagus dan menarik. adalah langkah pertama dan landasan untuk menjual diri Anda pada calon employer.

Selain dari data-data personal yang umum dicantumkan, beberapa hal penting dibawah ini patut dipertimbangkan:

Target posisi yang anda inginkan
Sebutkan jabatan yang anda inginkan dan sesuaikan kualifikasi dan pengalaman yang relevan dengan jabatan ini pada awal resume anda. Demikian juga pendidikan, training dan posisi-posisi pada project harus diseleksi dengan baik. Misalnya anda mengincar posisi senior marketing communication, maka semua kualifikasi dan pengalaman sebagai marcom sebaiknya diceritakan di awal dalam struktur yang singkat dan padat.

Jabarkan pengalaman kerja Anda
Daftar pengalaman kerja yang relevan juga harus dijabarkan dengan jelas. Misalnya Anda pernah menjabat staff marcom di suatu perusahaan. Jangan hanya menyebut nama jabatan dan nama perusahaan saja. Tetapi jabarkan dengan singkat tugas-tugas yang anda kerjakan, dan besarnya cakupan tanggung jawab Anda pada saat itu. Misalnya anda terlibat sebagai project manager dari sebuah event regional yang diselengarakan di Bali. Sebutkan secara singkat tugas itu meliputi apa saja, dan melibatkan berapa staff dari beberapa negara dan hal-hal yang relevan untuk menggambarkan pengalaman Anda yang nyata. Lakukan ini pada setiap jenjang pengalaman yang relevan dengan target posisi yang anda inginkan.

Jangan membuat resume yang terlalu padat
Tidak usah menyebutkan semua pengalaman apabila anda telah bekerja 15 tahun dan berpindah jabatan beberapa kali. Resume tidak usah terlalu panjang. Tempatkan pendidikan, training dan sertifikasi pada halaman pertama apabila posisi yang anda inginkan mengharuskan adanya sertifikasi. Cantumkan juga pencapaian yang relevan serta beberapa penghargaan yang telah Anda terima dengan menyebutkan nama awardnya dan kapan diterimanya.

Sebutkan lebih banyak prestasi daripada tugas-tugas.
Jangan membosankan pembaca dengan list dari tanggung jawab Anda dan fokuskan dengan prestasi yang berdampak kepada pertumbuhan perusahaan. Gunakan bullet points untuk menarik perhatian dalam mencantumkan prestasi dan batasi sampai 5 capaian besar saja.
Ingat, executive resume itu hanya pembuka bagi pembicaraan yang mendalam antara kedua belah pihak, tetapi tetap harus menarik agar perusahaan target anda menelpon untuk permintaan wawancara.

Apakah Resume Anda menarik?
Saya juga kerap mengingatkan kepada rekan-rekan yang bertanya mengenai pembuatan resume yang baik, bahwa dalam dunia komunikasi digital, calon perusahaan yang akan menerima Anda akan melihat resume anda melalui perangkat gadget mereka misalnya Blackberry, iPad atau Palm Pilot. Oleh sebab itu, anda harus mempertimbangkan bahwa halaman pertama resume Anda harus sangat menarik dengan mencantumkan secara jelas title jabatan yang diinginkan. Demikian juga personal branding statement dan summary yang kuat dan mencerminkan nilai-nilai profesional Anda kepada calon recruiter. Apabila menggunakan image atau photo, cantumkan dengan manis, tidak berlebihan dan formal. Tampilkan resume dengan layout yang tidak umum untuk menarik perhatian recruiter untuk segera membacanya.

Career Change - Mungkinkah ?

Seseorang menginginkan perubahan karir bisa karena berbagai hal, misalnya karena tidak puas dengan perkembangan karir yang dia miliki saat ini, atau untuk tujuan perkembangan karir yang lebih bervariasi dalam hidupnya, atau mungkin karena alasan ekonomi.

Pada sebuah perjalanan ke Manado, saya berjumpa dengan seorang anak muda yang kini menjadi karyawan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Dia berkeluh kesah bahwa karirnya selama bekerja di BUMN selama 8 tahun sebagai staff bidang teknologi informasi tidak memuaskan. Menurutnya itu disebabkan kenaikan pangkat tidak berdasarkan kinerja tapi berdasarkan masa kerja. Sambil bekerja sebutlah namanya Adi, mempunyai hobby menyelam dan photography. Hobby yang telah ditekuninya sejak beberapa tahun terakhir bisa mendatangkan sejumlah permintaan untuk pembuatan photo ilustrasi maupun photography bawah air. Dan setelah Adi melalui sebuah penelaahan internal, passion dia adalah diving dan photography. Kemudian datanglah ide untuk berubah karir menjadi profesional diving instructor ditambah dengan jasa photography bawah air.

Perubahan karir bukan sesuatu yang bisa dilakukan dalam semalam. Itu memerlukan persiapan dan strategi yang matang. Adi sudah mendapat gaji yang bagus sebagai karyawan BUMN tapi kemudian dia menyadari bahwa hal itu tidak membuatnya bahagia. Sedangkan sudah terbukti keahliannya dalam photography bisa mendatangkan uang. Tapi kemudian harus dicek apakah hal itu sepadan dengan penghasilannya yang dia dapat sebagai karyawan BUMN? Tetapi yang tampaknya sangat mendorong keinginannya adalah keingingan melakukan sesuatu sesuai passion dan dalam iklim kerja yang lebih dinamis.

Jadi bagaimana seorang IT profesional hendak bertransformasi menjadi instruktur diving yang bersertifikat dan photographer? Memang itu tidaklah mudah, karena memerlukan perencanaan yang matang, dan kesabaran serta kemauan tinggi untuk berubah secara bertahap. Adi harus juga punya keinginan yang kuat, karena karir di BUMN juga bukan suatu yang mudah dilepaskan pada saat ekonomi di Indonesia sedang menurun.

Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam proses perubahan karir? Dibawah ini beberapa diantaranya:
1. Mempunyai pengalaman, skill, kualifikasi, sertifikasi, dan training dalam bidang yang menjadi target karir anda yang baru. Selain itu lakukan survey apakah pekerjaan baru ini cukup fleksible untuk dilaksanakan dari daerah mana saja di Indonesia? Artinya apabila dia pindah ke kota lain, bisakah dia hidup dengan pekerjaan barunya ini?
2. Mengembangkan resume yang komprehensif, diantaranya tuliskan kualifikasi anda pada pekerjaan yang lama yang bisa digunakan dalam karir yang baru. Sebagai contoh kemampuan photo editing yang softwarenya pasti sudah dikenal oleh para photographer. Contoh lain adalah cara kerja yang terstruktur. Sebagai IT profesional dituntut untuk bekerja dalam alur yang terstruktur, jadi nilai ini bagus untuk digunakan kemudian hari. Informasi persyaratan sertifikasi sebagai diving instructor juga bisa didapatkan dari para profesional yang sudah bekerja di bidang ini.
3. Buatlah list dari skill yang belum atau kurang dikuasai, buatlah rencana untuk bekerja secara volunteer terlebih dahulu dengan orang yang berpengalaman, dan kemudian berusaha untuk mendapatkan sertifikasi. Penajaman skill ini juga bisa dilakukan secara online dari site-site yang berhubungan dengan karir yang menjadi target.
4. Memperluas hubungan / network dengan profesional dibidang karir yang baru. Apabila bisa mendapatkan referensi dari pihak ketiga yang kenal dengan Adi, maka dengan cukup mudah dia bisa mendapatkan pelanggan. Gunakan kesempatan untuk berkumpul dalam komunitas dan event sesuai dengan karir yang baru. Jangan anggap sepele komunitas, karena mereka umumnya sangat mudah untuk bekerja sama dan saling membagi pengalaman dan pengetahuan.
5. Konsisten menghadapi perubahan, Adi sebagai karyawan BUMN yang sudah cukup mapan akan menghadapi kondisi yang kurang stabil pada saat bertransformasi ke karir yang baru. Pertanyaannya apakah dia siap secara mental dan emosional dalam masa transisi ini. Ada baiknya Adi melakukan semacam rencana pendapatan di karir yang baru agar jangan sampai terjadi setelah melakukan transformasi dan meninggalkan pekerjaan yang lama, Adi kecewa karena secara ekonomi penghasilannya menurun tajam. Hal ini memerlukan mental yang kuat.

Jadi jangan melepas karir yang lama dengan perubahan karir tanpa perencanaan yang akurat dan strategi yang matang. Kenali setiap konsekuensi dari perubahan ini dan katakan pada diri sendiri apakah anda siap !

Personal Brand

Suatu pagi, saat akan sarapan bersama dengan kedua putriku yang sudah bekerja, aku secara tidak sengaja mengomentari pakaian kerja yang dikenakan salah satu putriku. Aku katakan, “Kun, ibu rasa rok kamu terlalu pendek, bukannya hari ini kamu meeting dengan client? Tanpa pikir panjang dia segera masuk kamar kembali dan secara cepat mengganti pakaian yang dikenakan hari itu. Saat selesai ganti baju, dia tanya lagi apakah keseluruhan sudah serasi, aku bilang Ok.

Apakah Anda termasuk orang yang peduli dengan penampilan yang merepresentasikan citra diri (personal brand) tanpa peduli dimana atau kemana Anda akan pergi, apakah ke supermarket, ke lokasi piknik, hang out dengan teman-teman atau bahkan sekedar ke toko buku? Apakah Anda berpikir bahwa apa perlu melakukan usaha ekstra berpenampilan bagus walaupun tidak akan ada yang melihat?

Cobalah membayangkan begini, misalnya Anda sedang mencari pekerjaan baru, atau jabatan baru contohnya sebagai Konsultan Teknologi Informasi (TI). Kebetulan salah seorang teman anda semasa kuliah yang sudah lama sekali tidak bertemu sedang bekerja sebagai Konsultan TI pada perusahaan yang menjadi target Anda. Ini kesempatan bagus bukan? Karena Anda bisa menggali informasi mengenai perusahaan ini, mendapatkan referensi dan tentu saja harapan untuk mendapat tawaran kerja. Maka bila kita kembali ke personal brand Anda, apakah teman ini akan melihat:

• Apakah Anda tampil seperti profesional TI yang dapat diandalkan, walaupun Anda tidak berpakaian resmi?

• Apakah Anda berbicara dan bersikap yang mencerminkan Anda seorang praktisi TI yang akan mampu menjadi Konsultan?

• Apakah teman Anda dapat membayangkan Anda menjadi bagian dari tim di perusahaan tersebut, dan merepresentasikan kualitas diri sesuai dengan standar disana?

• Apakah Anda membawa aura percaya diri yang kuat tapi tidak arogan sehingga membuat dia ingin ngobrol lebih jauh dengan Anda?

Pada akhirnya, disamping mempunyai personal brand yang orisinil, konsisten, citra diri Anda harus memancarkan kepribadian Anda yang sebenarnya. Tidak saja dalam hal berpakaian, tapi cara bicara yang terstruktur, intonasi, sikap atau bahasa tubuh, dan bisa menghargai waktu, adalah beberapa elemen yang mempengaruhi personal brand Anda secara keseluruhan.

Kecepatan Kerja

Bulan yang lalu anak saya ke Singapura dan menghabiskan beberapa hari liburan disana dan mencoba mengamati kehidupan masyarakatnya. Pulang kerumah, saya bertanya: “Apa yang berkesan dari kehidupan di negeri Singa tersebut?”. Jawabannya adalah… disiplin, pace-nya tinggi, kerja keras. Saya lalu menggali lagi yang dimaksud olehnya pase-nya tinggi itu apa. Anak saya mengatakan, kalau kita berjalan di escalator dan ingin berdiri saja tanpa berjalan, maka kita harus berdiri di sebelah kiri, karena di sebelah kanan untuk orang yang terburu-buru dan berjalan/berlari walaupun diatas escalator. Masyarakat disana kerja keras, temponya tinggi dan fokus. Kalau kita tidak berdiri ditempat yang tepat dan tidak mengikuti kecepatan mereka maka bisa-bisa kita tertabrak.

Kalau kita bawa kedalam kantor, kecepatan dan ketepatan kerja mempengaruhi hasil kerja. Dalam iklim kerja yang multitasking dan harus memenuhi berbagai kepentingan, maka waktu menjadi sangat penting dan berpengaruh kepada kepercayaan tim dan atasan.

Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.

Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?

Cobalah lakukan hal-hal berikut ini untuk memudahkan kita bekerja dengan cepat dan akurat.
1. Luangkan waktu untuk melengkapi dan mengupdate berbagai referensi

2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja

3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk member waktu cadangan. Waktu cadangan berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer crash, atau karena listrik mati), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Waktu cadangan juga berguna untuk melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada atasan kita.

4. Hindari untuk melakukan sesuatu mepet dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra diri kita dihadapan atasan kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.

5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.

6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai aplikasi kantor. Usahakan penguasaan software hingga tingkat mahir untuk membuat presentasi, menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Selain dari meningkatkan tingkat kemahiran pada skill inti, mahirkan diri anda juga dengan alat-alat pendukung yang biasa digunakan dalam pertemuan internasional, seperti video conference
Kecepatan kerja seorang profesional membuat pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif.

Bekerja bisa jadi "Candu"

Time management bermanfaat untuk banyak hal. Antara lain bisa membantu Anda mengidentifikasi tugas apa yang paling penting, atau merencanakan kehidupan anda sehingga hal yang paling penting dapat dikerjakan tepat waktu. Time management dapat membantu anda untuk mendelegasikan tugas secara efektif, bekerja secara efisien dan menjadi lebih produktif, dan pada saat yang sama menyeimbangkan kehidupan kantor dan sosial secara harmonis.

Dunia bisnis hari ini dipenuhi oleh orang-orang yang gila kerja (workaholic). Masalah kegilaan kerja ini kadang tidak diakui oleh perusahaan walaupun hal itu sangat berpengaruh kepada mental, emosional, phisik dan hubungan antara karyawan karena pada awalnya gila kerja ini menghasilkan karyawan2 yang produktif. Kegialaan kerja tampak seperti orang yang datang ke kantor pagi hari, pulang larut malam, membawa pulang pekerjaan dan waktu senggangnya dipenuhi pikiran bagaimana bisa bekerja lebih hebat lagi, lebih cepat dari pada kemarin. Dan umumnya karyawan seperti ini bisa dihadiahi award atau gaji yang bagus, bahkan promosi dan bonus sebagai hasil dari gaya kerja yang seperti itu.

Orang2 yang gila kerja yang biasanya penyuka andrenalin tinggi merasa sangat hidup manakala sedang berada pada pekerjaan yang menuntut action yang cepat -- sebaliknya, hal ini juga menaikan tekanan darah, mengganggu kebiasaan tidur dan berpotensi mendatangkan serangan jantung.

Gila kerja (workaholism) bisa ditandai dengan beberapa ciri dibawah ini :

1. Apakah anda lebih antusias dengan pekerjaan anda dibandingkan dengan keluarga atau hal sosial yang lain?
2. Apakah anda suka merasa harus bekerja bahkan pada saat libur ?
3. Apakah anda membawa pekerjaan ke tempat tidur? Pada saat weekends atau cuti?
4. Apakah bekerja adalah kegiatan yang sangat anda sukai dan enak untuk dibicarakan?
5. Apakah anda bekerja lebih dari 40 jam seminggu?
6. Apakah anda merubah hobby anda menjadi sesuatu yang menghasilkan uang?
7. Apakah anda bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan anda?
8. Apakah teman dan keluarga anda bosan menunggu anda untuk datang tepat waktu?
9. Apakah anda melakukan pekerjaan extra karena kuatir hal itu tidak akan selesai?
10. Apakah anda pernah ingkar janji lebih dari 3 kali dengan keluarga karena pekerjaan selama 3 bulan terakhir ini ?
11. Apakah menurut anda bekerja long hours itu tidak apa2 sepanjang kita mencintai hal yang kita kerjakan?
12. Apakah anda tidak sabar dengan orang yang mempunyai prioritas lain selain bekerja?
13. Apakah anda kuatir bila tidak kerja keras anda akan kehilangan pekerjaan atau dianggap gagal?
14. Apakah anda seorang yang energetic dan kompetitif?
15. Apakah anda kesal kalau disuruh berhenti bekerja dan disuruh mengerjakan hal yang lain?
16. Apakah kerja anda yang long hours melukai hubungan dengan keluarga dan orang yang anda cintai?
17. Apakah anda memikirkan pekerjaan anda saat nyetir, waktu mau tidur, atau waktu orang lain bicara?
18. Apakah anda bekerja atau membaca saat makan?
19. Apakah menghasilkan uang adalah satu2nya tujuan hidup anda?

Bila anda menjawab sebagian besar pertanyaan dengan YA, maka mulailah sadar bahwa workaholism tidak baik bagi kesehatan, bagi hubungan keluarga dan dalam jangka panjang bisa mengakibatkan kelelahan mental yang membutuhkan pertolongan therapist.
Mulailah dengan disiplin menerapkan time management teknik untuk menghindarkan diri dari workaholism itu. (Disarikan dari The Time Management Training Istitute)

Tips Menulis Complaint

Selaku professional kita kadang dihadapkan pada situasi dimana kita harus menulis surat complaint. Apakah itu complaint kepada atasan, kepada provider telpon selular, atau perbankan. Surat complaint yang bagaimana yang cepat mendapat tanggapan?

Dibawah ini adalah beberapa tips dalam menulis surat complaint seperti yang disarikan dari businessballs.com. Beberapa tips sederhana berikut ini bisa dijadikan template untuk menulis surat complaint. Pendekatan ini efektif untuk consumer maupun B2B customers yang sedang mencari penyelesaian positif dari sebuah surat complaint. Tips ini berlaku untuk complaint yang dikirim dengan surat, email atau telpon, walaupun demikian complaint melalui surat dianggap cara yang paling efektif terutama untuk complaint yang serius.

Surat complaint yang efektif harus :
• Ringkas – Surat harus mudah dimengerti dengan cepat, ringkas dan tepat. Agar kita yakin surat kita dibaca, buatlah surat dengan bahasa sederhana, isu utamanya harus dapat dimengerti dalam hitungan detik. Isi surat harus persuasive, membuat pembacanya terdesak untuk segera mengambil langkah perbaikan. Jangan lupa berikan data seperti nama orang, produk, jasa/layanan, tanggal, jam dan nomor referensi yang relevan dengan isunya. Kemudian sampaikan permintaan positif yang anda harapkan akan terjadi. Bisa ditambah dengan sedikit pujian akan reputasi organisasi itu, karena walaupun kita sedang marah juga penting untuk menyampaikan komentar yang membuat penerima surat lebih tergugah untuk membantu anda. Apabila masalahnya kompleks, buatlah surat yang singkat padat kemudian dilampiri dengan data pelengkap agar pembaca tetap bisa menangkap esensi suratnya dalam waktu singkat.

• Dapat dipercaya – surat harus ditulis dalam format yang baik dan sopan dan ditulis secara profesional, tampilan yang credible, terutama yang mempunyai implikasi finansial. Surat harus ditulis dengan gramer yang betul, tampilan yang bersih, bahasa yang tegas, jelas, lugas. Menggunakan bahasa yang baku dan profesional, sehingga isu yang anda bawa mudah dipercaya.

• Berdasarkan fakta -- Organisasi yang menerima complaint anda akan menakar sumberdaya atau dana yang harus dikeluarkan untuk menutup komplaint tersebut. Hal ini membutuhkan data yang akurat dari pihak anda seperti nama produk yang rusak, diterima tanggal berapa, sudah dipakai berapa lama, nomor referensi bila ada dan lain2. Karena bila tidak ada detail seperti ini penerima tidak bisa memberi komitmen bagaimana complaint ini akan di selesaikan.

• Konstruktif -- Sampaikan keluhan anda secara positif. Ingat bahwa penerima surat (Customer Service) mungkin setiap hari membaca surat2 dengan bahasa yang sangat keras dan negative. Oleh sebab itu bila surat anda tetap bernada positif dan konstruktif, hal ini membuat keluhan anda cepat ditanggapi. Berikan saran penyelesaian bila memungkinkan, dan jangan katakan bahwa anda akan segera memutuskan hubungan bisnis anda dengan mereka. Karena bila hal itu disebutkan, maka mereka tidak punya motivasi yang baik untuk menyelesaikan masalah. Bilamana masalahnya kompleks, katakan bahwa anda siap dihubungi dan bekerjasama agar masalah cepat mendapatkan solusinya.

• Friendly – nada surat yang bersahabat biasanya diprioritaskan karena pembaca merespon dengan positif kepada keinginan pengirim surat dan segera membantu. Dengan menerima surat yang bersahabat, mereka ingin mempertahankan kepercayaan anda kepada mereka dan mempertahankan anda sebagai pelanggan yang loyal.

Perlu diingat pembaca surat anda juga manusia biasa, jadi mereka juga bisa gusar membaca surat yang keras dan negatif. Hindarilah konfrontasi.
Mengirim surat complaint yang baik dan benar berpotensi anda akan menerima hasil yang sesuai dengan harapan anda.

Pengaruh Mobile Working

Dunia mobile semakin ringan dan menyebar karena teknologi menunjang untuk orang bekerja secara mobile. Frekuensi pertemua tatap muka semakin kurang dilakukan karena hampir semua langkah bisnis bisa di instruksikan melalui perangkat cellular phone atau smart phone.

Tapi coba kita amati efek dari dunia yang serba verbal ini. Seorang system analist sedang membuat program untuk divisi Keuangan, menerima panggilan telpon dari atasannya yang menginstruksikan penambahan fungsi2 tertentu. Setelah itu sang programmer melakukan permintaan itu sesuai permintaan. Setelah melalui beberapa testing ternyata ada kesalahan pada pemrograman.

Sang programmer disalahkan kenapa menambahkan fungsi tertentu itu, tapi dia mengatakan itu atas perintah atasan. Sang atasan mengelak, dan mengatakan wah saya lupa pernah nyuruh begitu. Karena tidak ada bukti tertulis, maka kesalahan tetap pada programmer yang tidak teliti untuk meminta konfirmasi dari atasannya melalui email.

Contoh diatas sangat umum terjadi, terutama akhir-akhir ini dimana orang sudah semakin tinggi tingkat tekanan pekerjaannya sehingga tidak sempat lagi memperhatikan bahwa konfirmasi sebuah perintah melalui email, sebagai media tertulis dan bisa di lacak, tidak dilakukan lagi. Dan karena kurangnya kepedulian staff operasional, maka tidak adanya perintah lewat email dianggap biasa saja.

Kebiasaan ini sangat tidak konstruktif. Sesibuk2nya kita apabila memberikan instruksi penting melalui cell phone, sebaiknya harus disusul dengan konfirmasi dengan email. Bahkan order kepada supplier memang bisa dengan telepon, tapi tentunya konfirmasi mengenai jumlah, warna, ukuran, target penyelesaian, model dan lain2 harus disusulkan lewat email bukan?

Hal tersebut juga penting apabila kelak kemudian hari diadakan audit, karena semua data tentang pemberi perintah, penerima perintah dan penerima hasil akhir akan diperiksa. Ini juga pelajaran bagi staff yang mempunyai boss yang hobby memberikan perintah melalui cell phone atau chatting. Apabila boss malas mengkonfirmasi, maka kita bisa proaktif untuk mengirimkan email berisi konfirmasi bahwa telah melakukan apa2 sesuai dengan perintah. Email ini bisa dijadikan bukti apabila kelak kemudian hari ada perkara yang timbul.

Tips Untuk Pekerja Kontrak

Waktu anakku pertama kali mau bekerja, dia dipekerjakan sebagai pegawai kontrak, bukan permanen. Banyak hal yang ingin diketahui tapi sebagai orang yang belum pernah bekerja full time, maka ada baiknya dia membaca panduan orang bekerja kontrak.

Masa sekarang ini semakin banyak perusahaan yang memberlakukan pegawai kontrak daripada permanen, selain efisien juga tidak terlalu merepotkan. Nah, apa saja yang sebaiknya diperhatikan bila kita ditawari bekerja secara kontrak. Apakah ada hak dan kewajiban yang perlu diperhatikan secara mendetail ?

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menerima tawaran untuk bekerja sebagai pegawai kontrak yang saya kompilasikan berdasarkan pengalaman pribadi dan pengamatan semasa bekerja dulu:

1. Setelah mendapat tawaran kerja sebagai pegawai kontrak ada baiknya minta draft kontraknya untuk dipelajari dengan seksama. Bila perlu minta waktu sehari untuk dipelajari dengan mendetail setiap butir peraturannya, usahakan untuk mengerti betul apa yang tertuang disana, dan bila ada yang kurang dimengerti beri catatan untuk ditanyakan.

2. Setelah mendapat gambaran jumlah gaji yang akan diterima, ada baiknya ditanyakan apakah selain gaji ada tunjangan lain, misalnya THR, apakah boleh overtime, apakah jumlah yang ditawarkan itu gaji gross atau net (setelah dipotong pajak).

3. Ada baiknya juga ditanyakan mengenai jam kerja, absensi, jumlah cuti selama seta setahun (kadang ada pekerjaan yang menuntut pekerja untuk bekerja pada hari sabtu atau minggu) apakah akan mendapat overtime sebagai kompensasi atau akan diganti dengan cuti.

4. Training bila dibutuhkan apakah diberikan oleh perusahaan atau karyawan harus mencari training diluar. Apakah biaya training akan diganti, bila iya apakah ada konsekwensi tertentu, misalnya ikatan dinas.

5. Ada perusahaan yang mengharuskan karyawan untuk memenuhi masa kerja hingga akhir masa kontrak. Apabila salah satu pihak (baik karyawan maupun perusahaan) memutuskan untuk berhenti ditengah masa kontrak, maka pemohon harus mengganti sejumlah uang yang dibayarkan selama setahun / atau selama masa kontrak berakhir.

6. Apakah ada klausul mengenai tunjangan kesehatan. Bila ada apakah mencakup rawat inap di rumah sakit atau hanya rawat jalan saja. Bagaimana prosedur mengajukan claim kesehatan, apakah menggunakan jasa Asuransi Kesehatan. Tanyakan juga hak anda bila dirawat di RS apakah di kelas I atau kelas II dan seterusnya. Beberapa perusahaan tidak mengganti biaya kacamata atau gigi, ada baiknya anda cek juga masalah ini.

7. Ada beberapa perusahaan yang membuat dokumen kontrak mendetail, tetapi ada yang pendek dan ringkas, karena selebihnya karyawan harus membaca dari peraturan perusahaan.

8. Selain menanyakan hak-hak anda, akan lebih baik apabila job desk juga diminta dan dimengerti dengan sebaik-baiknya.

9. Jenjang karir juga bisa ditanyakan, misalnya apakah setelah 2 X perpanjangan kontrak akan di hire sebagai regular ? Sekedar untuk mendapat gambaran apakah bisa membina karir diperusahaan tersebut.

10. Karena pegawai kontrak sangat tidak mungkin untuk mendapatkan kenaikan gaji ditengah masa kontrak walaupun performance bagus sekali, oleh karena itu apabila mendapat perpanjangan kontak jangan lupa untuk bargaining dengan pemberi kerja untuk persentase kenaikan gaji yang wajar.

11. Apabila anda di hire melalui outsourcing company, kontrak anda akan melalui mereka. Oleh sebab itu semua informasi diatas bisa ditanyakan melalui outsourcing company-nya agar tidak ada kesalah pahaman dikemudian hari.