Pasar sudah Jenuh

Sudah beberapa tahun terakhir kalangan perusahaan IT sering sekali melakukan pendekatan kepada pelanggan dengan cara seminar, pameran, yang kemudian membuat profesional IT jenuh.  Database perusahaan di seputar Jabodetabek sudah jenuh setiap bulan menerima undangan dari principal IT yang bisa mencapai lebih dari 10 udangan per bulannya.  Dari segi mereka, tentu sangat tidak masuk akal setiap minggu ada staff IT keluar kantor tidak bekerja untuk hadir di seminar.  Bagaimana harus minta izin ke atasan atau bagaimana bisa sering2 keluar kantor seharian?

Pada beberapa kesempatan saat team kami menelpon pelanggan untuk RSVP undangan dari salah satu client, banyak yang mengeluh karena terlalu sering diundang, atau baru saja menghadiri acara serupa minggu sebelumnya.  Pada kasus-kasus seperti ini biasanya mereka langsung menolak untuk mendaftar.  Dilain pihak penyelenggara berusaha keras untuk memenuhi target registrasi dan kehadiran dengan berbagai cara.  Tapi coba lihat dan analisa profil mereka yang hadir apakah mengalami perbaikan.  Perlu juga di analisa apakah pendekatan ini masih bisa dilanjutkan dan menghasilkan sesuatu yang diharapkan?  Boleh jadi kualitas peserta seminar jadi merosot, atau pesan tidak sepenuhnya diserap oleh kelompok yang diharapkan.

Dari pengalaman, pada suatu hari seorang pelanggan memberikan waktu untuk memberikan input: “kami sudah menghadiri event yang besar minggu lalu, kan secara internal kami harus mengkaji bagaimana solusi yang kami serap di seminar itu bisa bermanfaat bagi perusahaan kami.  Ini butuh waktu, dan proses.” Beliau seakan-akan ingin mengatakan bagaimana pekerjaan bisa selesai kalau harus menghadiri seminar terus menerus. 

Dalam kondisi pasar yang jenuh dengan banyaknya seminar IT yang diselenggarakan, pelanggan akan semakin selektif untuk memilih dimana dia akan hadir.  Lalu bagaimana solusinya?

Sudah saatnya para principal IT menggunakan pendekatan atau channel yang berbeda.  Misalnya menciptakan paket solusi dengan diskon menarik yang disebar luaskan melalui social media atau online advertising, mengingat sekarang hampir semua IT professional bekerja dengan perangkat bergerak.  Hal lain yang bisa juga digunakan adalah tele survey tentang kebutuhan solusi IT dalam 6 – 12 bulan mendatang.  Upaya ini bisa menghasilkan cerug pasar bagi principal tersebut dan bisa di tindak lanjuti seuai dengan kebutuhan.  Yang juga sedang in, adalah interaktif website dengan fasilitas online chatting untuk melayani pertanyaan2 dari pelanggan seputar produk dan solusi yang mereka butuhkan. 

Dukungan layanan dengan tersedianya fasilitas HotLine yang bisa dijangkau pelanggan setiap waktu untuk mendapatkan bantuan, solusi teknis, dan informasi2 praktis yang pada intinya meningkatkan kepuasan pelanggan, merupakan salah satu factor penting bagi terciptanya sebuah leads.  Tentu saja fasilitas hotline dan online chatting harus didukung oleh para teknisi dengan tingkat kompetensi yang tinggi untuk menangani semua produk.

Online Registration ?

Beberapa waktu lalu saya berkesempatan menjadi salah satu team member dari sebuah event akbar dari sebuah perusahaan multinasional dibidang teknologi informasi.  Kali ini saya ingin membahas dari segi registrasi peserta.

Peserta diminta melakukan registrasi secara online.  Data registrasi peserta kemudian harus ditelpon untuk mengingatkan tentang pendaftarannya dan apakah yang bersangkutan akan hadir di acara tersebut.  Dari pengalaman ini, kami melihat data orang yang mendaftar sangat banyak, hampir 160% diatas target kehadiran.  Tetapi kalau dilihat dari kebenaran informasi yang mereka berikan saat registrasi, banyak yang menggunakan nama perusahaan fiktif, atau ada nama perusahaan tersebut tapi yang bersangkutan tidak pernah bekerja disana.  Target profile peserta tidak sepenuhnya bisa persis sama dengan harapan.  Bahkan mahasiswa dan pelajar juga ikut mendaftar, walaupun sudah dikatakan bahwa acara ini untuk pelaku bisnis dan bekerja di bidang IT. 

Di Indonesia masih banyak kita temui orang yang mendaftar ke free seminar bukan karena ingin mendapatkan manfaat bisnis, tetapi hanya iseng dan mencari sovenier seminar sebanyak2nya (event go-er).  Kelompok ini sangat dihindari kalau kita mau seminar kita mencapai sasarannya.  Selain itu ada juga kelompok pelajar dan mahasiswa yang ingin menghadiri seminar selain mungkin ingin menimba ilmu tapi juga mengharapkan mendapat door prizes yang sangat menarik.  Kelompok ini juga bisa memalsukan kartu nama dengan nama perusahaan dan nomor telon fiktif.

Kondisi demikian mengharuskan kita membersihkan dahulu database registrasi dari kedua kelompok yang tidak diinginkan hadir.  Sesudah itu kita harus menelpon mereka menyampaikan bahwa registrasi mereka dengan menyesal ditolak. 

Pertanyaannya – bagaimana yang lebih baik, mengirim undangan secara selektif berdasarkan database yang sudah di validasi, atau ngeblast undangan sebanyak2nya dan mengharap peserta mendaftar lewat web.

Mari kita bandingkan, pada kesempatan sebelumnya kami juga melaksanakan acara untuk target peserta yang cukup banyak, tapi yang diundang jelas hanya mereka yang sudah masuk kedalam database tervalidasi.  Setelah undangan dikirim, peserta di telpon satu persatu dan diterangkan tujuan acara apa, profile pembicara, target peserta dan informasi lain yang meyakinkan calon peserta untuk datang.  Dengan cara ini peserta yang mendaftar jelas punya kepentingan yang bisa dipenuhi setelah dia menghadiri acara dimaksud.  Misalnya kebetulan pelanggan ini butuh solusi yang akan dipresentasikan, jadi bisa sekalian melakukan dialog dengan pemilik solusi tersebut.  Dengan begitu jumlah peserta yang tidak ada hubungan dengan materi bahasan bisa ditekan, dan para pengumpul sovenier juga cukup sedikit.

Kemajuan teknologi event management application software memang membantu menangani registrasi yang masif, tetapi kondisi di Indonesia mengharuskan kita melakukan langkah2 pembersihan untuk meyakinkan bahwa target peserta memenuhi permintaan client kita.