Personal Brand

Suatu pagi, saat akan sarapan bersama dengan kedua putriku yang sudah bekerja, aku secara tidak sengaja mengomentari pakaian kerja yang dikenakan salah satu putriku. Aku katakan, “Kun, ibu rasa rok kamu terlalu pendek, bukannya hari ini kamu meeting dengan client? Tanpa pikir panjang dia segera masuk kamar kembali dan secara cepat mengganti pakaian yang dikenakan hari itu. Saat selesai ganti baju, dia tanya lagi apakah keseluruhan sudah serasi, aku bilang Ok.

Apakah Anda termasuk orang yang peduli dengan penampilan yang merepresentasikan citra diri (personal brand) tanpa peduli dimana atau kemana Anda akan pergi, apakah ke supermarket, ke lokasi piknik, hang out dengan teman-teman atau bahkan sekedar ke toko buku? Apakah Anda berpikir bahwa apa perlu melakukan usaha ekstra berpenampilan bagus walaupun tidak akan ada yang melihat?

Cobalah membayangkan begini, misalnya Anda sedang mencari pekerjaan baru, atau jabatan baru contohnya sebagai Konsultan Teknologi Informasi (TI). Kebetulan salah seorang teman anda semasa kuliah yang sudah lama sekali tidak bertemu sedang bekerja sebagai Konsultan TI pada perusahaan yang menjadi target Anda. Ini kesempatan bagus bukan? Karena Anda bisa menggali informasi mengenai perusahaan ini, mendapatkan referensi dan tentu saja harapan untuk mendapat tawaran kerja. Maka bila kita kembali ke personal brand Anda, apakah teman ini akan melihat:

• Apakah Anda tampil seperti profesional TI yang dapat diandalkan, walaupun Anda tidak berpakaian resmi?

• Apakah Anda berbicara dan bersikap yang mencerminkan Anda seorang praktisi TI yang akan mampu menjadi Konsultan?

• Apakah teman Anda dapat membayangkan Anda menjadi bagian dari tim di perusahaan tersebut, dan merepresentasikan kualitas diri sesuai dengan standar disana?

• Apakah Anda membawa aura percaya diri yang kuat tapi tidak arogan sehingga membuat dia ingin ngobrol lebih jauh dengan Anda?

Pada akhirnya, disamping mempunyai personal brand yang orisinil, konsisten, citra diri Anda harus memancarkan kepribadian Anda yang sebenarnya. Tidak saja dalam hal berpakaian, tapi cara bicara yang terstruktur, intonasi, sikap atau bahasa tubuh, dan bisa menghargai waktu, adalah beberapa elemen yang mempengaruhi personal brand Anda secara keseluruhan.

Kecepatan Kerja

Bulan yang lalu anak saya ke Singapura dan menghabiskan beberapa hari liburan disana dan mencoba mengamati kehidupan masyarakatnya. Pulang kerumah, saya bertanya: “Apa yang berkesan dari kehidupan di negeri Singa tersebut?”. Jawabannya adalah… disiplin, pace-nya tinggi, kerja keras. Saya lalu menggali lagi yang dimaksud olehnya pase-nya tinggi itu apa. Anak saya mengatakan, kalau kita berjalan di escalator dan ingin berdiri saja tanpa berjalan, maka kita harus berdiri di sebelah kiri, karena di sebelah kanan untuk orang yang terburu-buru dan berjalan/berlari walaupun diatas escalator. Masyarakat disana kerja keras, temponya tinggi dan fokus. Kalau kita tidak berdiri ditempat yang tepat dan tidak mengikuti kecepatan mereka maka bisa-bisa kita tertabrak.

Kalau kita bawa kedalam kantor, kecepatan dan ketepatan kerja mempengaruhi hasil kerja. Dalam iklim kerja yang multitasking dan harus memenuhi berbagai kepentingan, maka waktu menjadi sangat penting dan berpengaruh kepada kepercayaan tim dan atasan.

Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.

Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?

Cobalah lakukan hal-hal berikut ini untuk memudahkan kita bekerja dengan cepat dan akurat.
1. Luangkan waktu untuk melengkapi dan mengupdate berbagai referensi

2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja

3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk member waktu cadangan. Waktu cadangan berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer crash, atau karena listrik mati), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Waktu cadangan juga berguna untuk melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada atasan kita.

4. Hindari untuk melakukan sesuatu mepet dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra diri kita dihadapan atasan kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.

5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.

6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai aplikasi kantor. Usahakan penguasaan software hingga tingkat mahir untuk membuat presentasi, menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Selain dari meningkatkan tingkat kemahiran pada skill inti, mahirkan diri anda juga dengan alat-alat pendukung yang biasa digunakan dalam pertemuan internasional, seperti video conference
Kecepatan kerja seorang profesional membuat pengambilan keputusan menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif.

Bekerja bisa jadi "Candu"

Time management bermanfaat untuk banyak hal. Antara lain bisa membantu Anda mengidentifikasi tugas apa yang paling penting, atau merencanakan kehidupan anda sehingga hal yang paling penting dapat dikerjakan tepat waktu. Time management dapat membantu anda untuk mendelegasikan tugas secara efektif, bekerja secara efisien dan menjadi lebih produktif, dan pada saat yang sama menyeimbangkan kehidupan kantor dan sosial secara harmonis.

Dunia bisnis hari ini dipenuhi oleh orang-orang yang gila kerja (workaholic). Masalah kegilaan kerja ini kadang tidak diakui oleh perusahaan walaupun hal itu sangat berpengaruh kepada mental, emosional, phisik dan hubungan antara karyawan karena pada awalnya gila kerja ini menghasilkan karyawan2 yang produktif. Kegialaan kerja tampak seperti orang yang datang ke kantor pagi hari, pulang larut malam, membawa pulang pekerjaan dan waktu senggangnya dipenuhi pikiran bagaimana bisa bekerja lebih hebat lagi, lebih cepat dari pada kemarin. Dan umumnya karyawan seperti ini bisa dihadiahi award atau gaji yang bagus, bahkan promosi dan bonus sebagai hasil dari gaya kerja yang seperti itu.

Orang2 yang gila kerja yang biasanya penyuka andrenalin tinggi merasa sangat hidup manakala sedang berada pada pekerjaan yang menuntut action yang cepat -- sebaliknya, hal ini juga menaikan tekanan darah, mengganggu kebiasaan tidur dan berpotensi mendatangkan serangan jantung.

Gila kerja (workaholism) bisa ditandai dengan beberapa ciri dibawah ini :

1. Apakah anda lebih antusias dengan pekerjaan anda dibandingkan dengan keluarga atau hal sosial yang lain?
2. Apakah anda suka merasa harus bekerja bahkan pada saat libur ?
3. Apakah anda membawa pekerjaan ke tempat tidur? Pada saat weekends atau cuti?
4. Apakah bekerja adalah kegiatan yang sangat anda sukai dan enak untuk dibicarakan?
5. Apakah anda bekerja lebih dari 40 jam seminggu?
6. Apakah anda merubah hobby anda menjadi sesuatu yang menghasilkan uang?
7. Apakah anda bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan anda?
8. Apakah teman dan keluarga anda bosan menunggu anda untuk datang tepat waktu?
9. Apakah anda melakukan pekerjaan extra karena kuatir hal itu tidak akan selesai?
10. Apakah anda pernah ingkar janji lebih dari 3 kali dengan keluarga karena pekerjaan selama 3 bulan terakhir ini ?
11. Apakah menurut anda bekerja long hours itu tidak apa2 sepanjang kita mencintai hal yang kita kerjakan?
12. Apakah anda tidak sabar dengan orang yang mempunyai prioritas lain selain bekerja?
13. Apakah anda kuatir bila tidak kerja keras anda akan kehilangan pekerjaan atau dianggap gagal?
14. Apakah anda seorang yang energetic dan kompetitif?
15. Apakah anda kesal kalau disuruh berhenti bekerja dan disuruh mengerjakan hal yang lain?
16. Apakah kerja anda yang long hours melukai hubungan dengan keluarga dan orang yang anda cintai?
17. Apakah anda memikirkan pekerjaan anda saat nyetir, waktu mau tidur, atau waktu orang lain bicara?
18. Apakah anda bekerja atau membaca saat makan?
19. Apakah menghasilkan uang adalah satu2nya tujuan hidup anda?

Bila anda menjawab sebagian besar pertanyaan dengan YA, maka mulailah sadar bahwa workaholism tidak baik bagi kesehatan, bagi hubungan keluarga dan dalam jangka panjang bisa mengakibatkan kelelahan mental yang membutuhkan pertolongan therapist.
Mulailah dengan disiplin menerapkan time management teknik untuk menghindarkan diri dari workaholism itu. (Disarikan dari The Time Management Training Istitute)

Tips Menulis Complaint

Selaku professional kita kadang dihadapkan pada situasi dimana kita harus menulis surat complaint. Apakah itu complaint kepada atasan, kepada provider telpon selular, atau perbankan. Surat complaint yang bagaimana yang cepat mendapat tanggapan?

Dibawah ini adalah beberapa tips dalam menulis surat complaint seperti yang disarikan dari businessballs.com. Beberapa tips sederhana berikut ini bisa dijadikan template untuk menulis surat complaint. Pendekatan ini efektif untuk consumer maupun B2B customers yang sedang mencari penyelesaian positif dari sebuah surat complaint. Tips ini berlaku untuk complaint yang dikirim dengan surat, email atau telpon, walaupun demikian complaint melalui surat dianggap cara yang paling efektif terutama untuk complaint yang serius.

Surat complaint yang efektif harus :
• Ringkas – Surat harus mudah dimengerti dengan cepat, ringkas dan tepat. Agar kita yakin surat kita dibaca, buatlah surat dengan bahasa sederhana, isu utamanya harus dapat dimengerti dalam hitungan detik. Isi surat harus persuasive, membuat pembacanya terdesak untuk segera mengambil langkah perbaikan. Jangan lupa berikan data seperti nama orang, produk, jasa/layanan, tanggal, jam dan nomor referensi yang relevan dengan isunya. Kemudian sampaikan permintaan positif yang anda harapkan akan terjadi. Bisa ditambah dengan sedikit pujian akan reputasi organisasi itu, karena walaupun kita sedang marah juga penting untuk menyampaikan komentar yang membuat penerima surat lebih tergugah untuk membantu anda. Apabila masalahnya kompleks, buatlah surat yang singkat padat kemudian dilampiri dengan data pelengkap agar pembaca tetap bisa menangkap esensi suratnya dalam waktu singkat.

• Dapat dipercaya – surat harus ditulis dalam format yang baik dan sopan dan ditulis secara profesional, tampilan yang credible, terutama yang mempunyai implikasi finansial. Surat harus ditulis dengan gramer yang betul, tampilan yang bersih, bahasa yang tegas, jelas, lugas. Menggunakan bahasa yang baku dan profesional, sehingga isu yang anda bawa mudah dipercaya.

• Berdasarkan fakta -- Organisasi yang menerima complaint anda akan menakar sumberdaya atau dana yang harus dikeluarkan untuk menutup komplaint tersebut. Hal ini membutuhkan data yang akurat dari pihak anda seperti nama produk yang rusak, diterima tanggal berapa, sudah dipakai berapa lama, nomor referensi bila ada dan lain2. Karena bila tidak ada detail seperti ini penerima tidak bisa memberi komitmen bagaimana complaint ini akan di selesaikan.

• Konstruktif -- Sampaikan keluhan anda secara positif. Ingat bahwa penerima surat (Customer Service) mungkin setiap hari membaca surat2 dengan bahasa yang sangat keras dan negative. Oleh sebab itu bila surat anda tetap bernada positif dan konstruktif, hal ini membuat keluhan anda cepat ditanggapi. Berikan saran penyelesaian bila memungkinkan, dan jangan katakan bahwa anda akan segera memutuskan hubungan bisnis anda dengan mereka. Karena bila hal itu disebutkan, maka mereka tidak punya motivasi yang baik untuk menyelesaikan masalah. Bilamana masalahnya kompleks, katakan bahwa anda siap dihubungi dan bekerjasama agar masalah cepat mendapatkan solusinya.

• Friendly – nada surat yang bersahabat biasanya diprioritaskan karena pembaca merespon dengan positif kepada keinginan pengirim surat dan segera membantu. Dengan menerima surat yang bersahabat, mereka ingin mempertahankan kepercayaan anda kepada mereka dan mempertahankan anda sebagai pelanggan yang loyal.

Perlu diingat pembaca surat anda juga manusia biasa, jadi mereka juga bisa gusar membaca surat yang keras dan negatif. Hindarilah konfrontasi.
Mengirim surat complaint yang baik dan benar berpotensi anda akan menerima hasil yang sesuai dengan harapan anda.