Speed

Chapter ini sengaja aku tulis untuk mengulas tentang kecepatan dan ketepatan kita mengerjakan tugas-tugas. Dalam keseharian seorang sekretaris eksekutif memiliki sangat banyak tugas dengan tingkat kepentingan yang sangat bervariasi. Oleh sebab itu umumnya para sekretaris memiliki things to do sheet setiap hari untuk menentukan prioritas kerja dan mengecek jangan sampai ada pekerjaan yang terlewatkan.

Kecepatan mengerjakan tugas secara kolektif akan sangat berpengaruh kepada pengambilan keputusan pada eksekutifnya. Selain kecepatan kerja, ketelitian juga sangat diperlukan untuk kesempurnaan hasil akhir.

Mengerjakan pekerjaan dengan cepat bisa berawal dari persiapan kita sehari-hari, tersedianya referensi yang cukup dan berkualitas, terupdatenya database yang kita gunakan, dan berbagai data dan informasi yang kita gunakan sehari-hari. Bagaimana kita akan mengerjakan tugas dengan baik dan cepat apabila komputer kita bekerja kurang baik, nomor telpon orang-orang yang sering kita hubungi tidak terupdate dengan baik ?

Berikut adalah beberapa tips agar kita bisa melaksanakan tugas kita dengan sigap dan cermat:

1. Luangkan waktu untuk melengkapi berbagai referensi kita (saya sudah bicarakan dalam tayangan sebelumnya).
2. Susun to do list berdasarkan prioritas kerja
3. Terapkan time management dengan baik. Dalam menyusun to do list perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan biasakan untuk memberikan spare time. Spare time berguna bila pada saat hasil kerja dibutuhkan tapi belum bisa selesai karena sebuah kendala mendadak (misalnya komputer hang, atau karena line telpon berhenti mendadak), maka masih ada waktu untuk mencari alternatif solusi bagi penyesaian tugas itu. Spare time juga berguna untuk kita melakukan cek ulang terhadap hasil kerja kita sebelum disampaikan kepada boss kita.
4. Hindari untuk melakukan sesuatu dekat dengan deadline. Hal ini membuat kita tegang dan untuk jangka panjang kurang sehat bagi kita sendiri. Selain itu, hal tersebut tidak bagus untuk citra kita dihadapan boss kita bila selalu terdesak deadline baru mengerjakan tugas.
5. Lakukan follow up kepada orang-orang yang seharusnya memberikan informasi yang kita butuhkan untuk tugas tertentu.
6. Pada waktu luang, sempatkan diri untuk memahirkan diri dengan berbagai office tools. Pada kantor modern dewasa ini, ada berbagai fasilitas yang bisa digunakan untuk productivity tools. Misalnya software untuk presentasi, untuk menyusun teks yang rumit, mengolah foto menjadi sebuah laporan yang menarik dan lain sebagainya. Mahirkan diri anda juga dengan kebutuhan telephone conferencing atau video conference yang besar kemungkinan sering dilakukan di kantor anda.

Kecepatan kerja seorang sekretaris eksekutif, selain dari membuat proses decision making menjadi lebih cepat, juga menumbuhkan citra positif bagi sekretaris sendiri.

Plan Your Next Career

Anda menginginkan karir ke jenjang yang berbeda? Sebagai seorang sekretaris eksekutif tentu jenjang karir selanjutnya harus pindah jalur pekerjaan ke bidang yang lain. Setiap orang ingin maju bukan? Pasti ada beberapa jenis pekerjaan atau posisi yang akan anda incar sebagai the next big things. Untuk itu banyak yang harus dipersiapkan, dibawah ini adalah contoh-contoh usaha yang bisa dilakukan, antara lain :

1. Tetapkan target kira-kira kapan anda akan lengser dan siap menerima tanggung jawab lain. Bicarakan hal ini dengan atasan langsung sehingga beliau bisa memberikan dukungan dan saran-saran.
2. Lakukan konsultasi dengan divisi dimana pekerjaan yang kita incar itu bernaung. Tanyakan apa saja syarat-syarat untuk menduduki jabatan tertentu yang kita ingini dan kapan kira-kira ada posisi yang kosong. Kita bisa menyatakan ketertarikan kita pada jabatan tersebut dan berupaya untuk melengkapi diri dengan persyaratan dimaksud.
3. Sejak setahun sebelum target perpindahan, lakukan multi tasking dengan menerima beberapa pekerjaan dari divisi yang kita tuju sebagai latihan dan menambah pengetahuan. Periode pengenalan ini bisa dilakukan dengan menawarkan diri untuk terlibatkan langsung di proyek-proyek yang sedang berjalan.

Sebagai contoh, saat aku menentukan ingin pindah ke Communication Department, aku sudah mulai terlibat sedikit demi sedikit dengan pekerjaan disana. Misalnya suatu hari mereka mengadakan Road show tentang produk notebook ke kota-kota di Jawa dan Sulawesi. Aku minta izin untuk ikut ke Makasar dalam Road show tersebut dan diizinkan. Aku diminta membantu penyelenggaraan press conference. Aku bertugas menyiapkan venue, materi, sovenir dan follow up para wartawan yang diundang sehari sebelumnya. Dari sini aku belajar menghadapi wartawan dan melihat langsung bagaimana sebuah press conference dilaksanakan, apa yang boleh disampaikan apa yang tidak boleh disampaikan. Dalam road show tersebut aku juga membantu persiapan seminar dengan pelanggan. Disana aku juga belajar menyiapkan daftar hadir, alat2 presentasi serta berhubungan dengan pihak hotel untuk relokasi demo machine.

Keterlibatan ku di area marketing communication terus berlanjut bila ada kesempatan dan selalu diketahui oleh atasanku. Dengan cara ini maka waktu ada posisi kosong akhirnya aku diperbolehkan untuk pindah profesi karena selama masa pengenalan mereka sudah tahu caraku berkerja.

Dengan kata lain sell yourself, itu intinya adalah jangan ragu-ragu menawarkan diri kepada divisi lain yang ingin kita tuju untuk membantu. Jangan ragu-ragu menyatakan bahwa anda bisa membantu di area mana saja dan akan melakukannya dengan sepenuh hati. Kadang tawaran kita belum tentu berhasil dan diterima, tapi jangan berkecil hati karena berhubungan baik dengan orang-orang yang tepat, bisa mendatangkan kesempatan.

Jangan lupa kita juga harus menyiapkan pengganti kita dengan baik dan seksama. Proses ini harus sepenuhnya diketahui oleh Pimpinan, karena beliau kelak yang akan memutuskan siapa pengganti kita. Dengan teknik pendekatan yang mirip dengan diatas, yaitu kita harus menelaah kira-kira siapa yang bisa dicalonkan. Kemudian secara berkala sekretaris ini diberikan kesempatan menjadi backup kita. Kemudian kita harus minta komentar boss kita tentang pekerjaan dia, apakah memenuhi persyaratan minimal ? Jangan lupa chemistry antara sekretaris dan boss. Ada sekretaris yang sangat pandai tapi chemistry-nya tidak cocok dengan pimpinan, ya apa boleh buat tidak bisa diajukan.

Dengan perencanaan yang matang dan terarah maka perpindahan ke karir selanjutnya bisa berjalan dengan baik.

Komunikasi dan Rasa Humor

Salah satu tugas Sekretaris Eksekutif adalah menjembatani komunikasi antara karyawan secara umum dengan pimpinan kita serta antara para pelanggan dengan perusahaan kita.

Dalam pekerjaan sehari-hari di kantor, seorang sekretaris eksekutif harus membangun gaya komunikasi yang harmonis dengan boss. Bila boss kita seorang yang humoris, kita bisa cukup sedikit relax dan tidak perlu terlalu formal. Tapi apabila beliau adalah seorang yang formal dan direct, maka kita harus menyesuaikan dengan pribadi beliau.

Kita juga dituntut untuk bisa membaca mood. Bila suatu pagi boss kita sedang uring-uringan karena terkena macet dalam perjalanan ke kantor, sedangkan meeting sudah menunggu, ya jangan bertanya macam-macam. Malahan kita harus menenangkan beliau sesaat, misalnya dengan memberi minum air putih segar sebelum masuk keruang meeting agar emosi sudah tenang.

Kemudian bila ingin follow up sesuatu sebaiknya dilakukan dengan ngobrol dahulu tentang hal-hal lain. Setelah bicaranya enak, baru kita tanyakan masalah yang di follow up oleh departement lain misalnya. Sehingga boss tidak merasa sekretaris yang rule the game.

Membangun komunikasi yang harmonis tidaklah mudah dan perlu waktu. Sekretaris harus menempatkan diri sebagai supporter bagi pimpinannya sehingga pimpinan juga harus merasa apapun yang sedang terjadi, keputusannya di dukung oleh pembantunya yang paling dekat. Dengan membangun komunikasi yang harmonis sebetulnya kita juga sedang membangun kepercayaan, dan profesionalitas.

Khusus untuk komunikasi dengan karyawan secara luas, apabila perusahaan tempat kita bekerja mempunyai open door policy, maka biasanya departemen Human Capital akan merancang program misalnya Executive Coffee Session. Dalam acara serupa ini biasanya diundang karyawan-karyawan dari berbagai departemen yang satu level untuk membicarakan berbagai hal seputar policy perusahaan. Peran kita adalah membantu menyeleksi siapa-siapa saja yang bisa diundang, menyiapkan undangan dan membuat risalah hasil diskusi yang akan dilaporkan ke divisi Human Capital untuk ditindak lanjuti.

Apakah Open Door Policy itu? Itu adalah kebijakan perusahaan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan input atau tentang hal-hal yang berhubungan dengan operasi perusahaan. Komunikasi ini dilakukan melalui one-on-one meeting dengan manager karyawan tersebut. Bila dirasa bahwa hasil pembicaraan tidak memuaskan, maka karyawan yang bersangkutan bisa meminta pertemuan dengan manager setingkat diatasnya. Pada umumnya hal ini terjadi apabila ada selisih pendapat, atau persengketaan antara bawahan dan atasan. Pada setiap pertemuan manager akan melaporkan hasil pembicaraan dengan Human Capital department untuk ditindak lanjuti.

Komunikasi informal juga bisa terjadi setiap saat. Misalnya saat kita sedang makan siang bersama dengan rekan-rekan karyawan dan kebetulan mereka mengungkapkan pendapat mereka tentang suatu policy perusahaan yang baru. Kita sebagai sekretaris eksekutif harus melaksanakan fungsi sounding board, yang artinya adalah menjadi pendengar yang baik dan tidak terlalu banyak memberikan response. Topik ini kemudian bila dianggap penting, bisa disampaikan kepada boss kita secara informal tergantung relevansinya. Bila hal itu menyangkut masalah yang krusial dan penting, serta menyangkut kehidupan karyawan banyak, maka tidak ada salahnya disampaikan secara bijaksana. Untuk melakukan ini memang diperlukan pengetahuan yang cukup tentang masalah tersebut. Saya biasanya membaca sebanyak mungkin referensi sebelum menyampaikan uneg2 karyawan kepada boss, sehingga masukan kita bukan masukan yang mentah, tetapi didukung dengan pengetahuan yang cukup dan bahkan data-data. Biasanya bila boss merasa bahwa ada yang harus ditindak lanjuti, maka beliau akan memanggil divisi yang berkepentingan untuk memberikan semacam klarifikasi.

Service and Solution Oriented

Sikap atau etos kerja seorang sekretaris eksekutif yang baik adalah yang dapat memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi dan membantu sekretaris yang lebih junior mendapatkan solusi.

Jadi tidak boleh bersikap atau berkata: “Oh itu bukan tanggung jawab saya, jadi tolong tanya sama yang lain saja”. Atau “Oh Bapak Anu sedang pergi keluar kota jadi maaf kontrak Bapak tidak bisa ditanda tangani sampai beliau kembali”.

Kita akan memberikan nilai tambah pada pekerjaan kita apabila kita membantu siapapun yang datang pada kita dengan sebuah solusi. Agar kita mampu melakukan fungsi ini, kita perlu mempunyai banyak referensi, baik dari buku-buku, catatan nomor telpon dan alamat dan lain-lain. Biasakan diri berpikir bahwa suatu informasi itu kelak bisa dimanfaatkan oleh orang lain.

Dalam rangka memberikan service dan solusi kepada peer maupun kepada rekan kerja, aku gemar mengkoleksi buku sebagai referensi. Dalam bidang sekretaris, di meja ku selalu ada buku-buku yang bermanfaat, antara lain Writing Business Letter, Secretary Handbook, Booklet list dari restaurant yang makanannya enak dan servicenya bagus, list dari maskapai penerbangan, Business Centers yang menyewakan alat video conferencing, list rumah sakit terdekat, salon kecantikan terdekat dengan kantor, nomor telpon rental car internasional, kode area nomor telpon internasional, perbedaan waktu antara kota-kota di dunia, dan lain-lain.

Karena hampir seluruh waktuku bekerja tidak berada di dekat supervisi siapapun, ditambah lokasi kerjaku ada ditempat yang sepi dan jauh dari para staff, maka sangat perlu berbagai referensi untuk mempermudah pekerjaanku. Dengan alasan work unsupervised, maka semua referensi harus handy, tersedia di tempat kerjaku dan mudah dijangkau tangan.

Buku-buku dan berbagai referensi itu bisa dan boleh diakses oleh sekretaris dan staff lain yang membutuhkan. Jadi di salah satu sudut meja kerjaku itu merupakan one stop reference source untuk bermacam hal yang mudah di akses.

Seringkali sekretaris diminta bantuannya untuk mengantar tamu dari luar negeri yang ingin berbelanja atau sekedar mencari sebuah barang yang unik dari Indonesia. Kita harus sudah tahu dimana bisa dicari toko handycraft yang menjual barang berkualitas, dengan harga bagus, bisa dipesan lewat telpon dan barang diantar tepat waktu. Atau dimana bisa dipesan papan nama yang berupa ukiran dari Bali dan berapa lama pembuatannya dan berapa harganya. Referensi seperti ini setiap waktu bisa dibutuhkan. Rajin-rajinlah mengumpulan informasi atau catatan tentang hal-hal yang unik untuk dipergunakan sebagai referensi masa depan.

Selain dengan memiliki berbagai referensi, tentu saja banyak hal yang bisa dicari di internet. Hal lain yang juga membantu adalah bila kita sebagai sekretaris eksekutif menguasai sebanyak mungkin aplikasi office tools. Ini untuk mempermudah pekerjaan kita dan membuat kita bisa diandalkan. Bila ada suatu aplikasi yang tidak kita kuasai, segeralah minta untuk mendapatkan training. Jangan lupa untuk selalu menyimpan nomor telpon trainernya agar bila kita mendapat kesulitan pada saat genting kita bisa mendapat bantuan secara cepat.

Phonebook yang ada di dalam telpon selular kita harus selalu di backup setiap bulan untuk menghindari kehilangan data bila terjadi suatu musibah, misalnya.

Secretary Handbook

Pada sebuah perusahaan yang dinamis dimana jumlah sekretaris cukup banyak dan sering dilakukan rotasi pekerjaan, maka sebuah Secretary Handbook yang diciptakan khusus untuk operasional perusahaan tersebut akan sangat penting. Buku ini berisi segala macam pedoman atau procedure yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris mulai dari awal masuknya hingga procedure-procedure yang berhubungan dengan divisi tertentu. Buku ini diciptakan oleh beberapa sekretaris dibantu oleh sekretary manager, untuk membantu operasional sekretaris berjalan sesuai standard yang baku bagi perusahaan tersebut.

Mulai dari cara menerima telpon, menyampaikan pesan, mengetik surat, memberi nomor surat, reservasi ruangan rapat, permohonan cuti online dan lain sebagainya. Termasuk yang cukup penting adalah secretary back up system. Setiap sekretaris harus mempunyai backup, agar pada saat cuti atau berhalangan hadir di kantor, maka si backup harus mengerjakan tugas-tugas sekretaris yang sedang absen. Ini harus diupdate setiap 6 bulan, agar seorang sekretaris bisa mempunyai backup yang berbeda setelah 6 bulan. Hal ini juga bisa digunakan sebagai informal training, yaitu pengayaan bagi backup agar pengetahuannya bertambah.

Secretary handbook ini sangat didukung oleh management, tetapi membutuhkan usaha yang konsisten agar isinya selalu update. Untuk masa sekarang handbook seperti ini sudah bisa dipasang di intranet kantor kita sehingga updatingnya bisa dilakukan dengan mudah. Seorang sekretaris eksekutif dengan dibantu oleh beberapa orang yang junior dapat melakukan maintenance terhadap site ini. Yang pasti, manfaatnya sangat besar.