Komunikasi dan Rasa Humor

Salah satu tugas Sekretaris Eksekutif adalah menjembatani komunikasi antara karyawan secara umum dengan pimpinan kita serta antara para pelanggan dengan perusahaan kita.

Dalam pekerjaan sehari-hari di kantor, seorang sekretaris eksekutif harus membangun gaya komunikasi yang harmonis dengan boss. Bila boss kita seorang yang humoris, kita bisa cukup sedikit relax dan tidak perlu terlalu formal. Tapi apabila beliau adalah seorang yang formal dan direct, maka kita harus menyesuaikan dengan pribadi beliau.

Kita juga dituntut untuk bisa membaca mood. Bila suatu pagi boss kita sedang uring-uringan karena terkena macet dalam perjalanan ke kantor, sedangkan meeting sudah menunggu, ya jangan bertanya macam-macam. Malahan kita harus menenangkan beliau sesaat, misalnya dengan memberi minum air putih segar sebelum masuk keruang meeting agar emosi sudah tenang.

Kemudian bila ingin follow up sesuatu sebaiknya dilakukan dengan ngobrol dahulu tentang hal-hal lain. Setelah bicaranya enak, baru kita tanyakan masalah yang di follow up oleh departement lain misalnya. Sehingga boss tidak merasa sekretaris yang rule the game.

Membangun komunikasi yang harmonis tidaklah mudah dan perlu waktu. Sekretaris harus menempatkan diri sebagai supporter bagi pimpinannya sehingga pimpinan juga harus merasa apapun yang sedang terjadi, keputusannya di dukung oleh pembantunya yang paling dekat. Dengan membangun komunikasi yang harmonis sebetulnya kita juga sedang membangun kepercayaan, dan profesionalitas.

Khusus untuk komunikasi dengan karyawan secara luas, apabila perusahaan tempat kita bekerja mempunyai open door policy, maka biasanya departemen Human Capital akan merancang program misalnya Executive Coffee Session. Dalam acara serupa ini biasanya diundang karyawan-karyawan dari berbagai departemen yang satu level untuk membicarakan berbagai hal seputar policy perusahaan. Peran kita adalah membantu menyeleksi siapa-siapa saja yang bisa diundang, menyiapkan undangan dan membuat risalah hasil diskusi yang akan dilaporkan ke divisi Human Capital untuk ditindak lanjuti.

Apakah Open Door Policy itu? Itu adalah kebijakan perusahaan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan input atau tentang hal-hal yang berhubungan dengan operasi perusahaan. Komunikasi ini dilakukan melalui one-on-one meeting dengan manager karyawan tersebut. Bila dirasa bahwa hasil pembicaraan tidak memuaskan, maka karyawan yang bersangkutan bisa meminta pertemuan dengan manager setingkat diatasnya. Pada umumnya hal ini terjadi apabila ada selisih pendapat, atau persengketaan antara bawahan dan atasan. Pada setiap pertemuan manager akan melaporkan hasil pembicaraan dengan Human Capital department untuk ditindak lanjuti.

Komunikasi informal juga bisa terjadi setiap saat. Misalnya saat kita sedang makan siang bersama dengan rekan-rekan karyawan dan kebetulan mereka mengungkapkan pendapat mereka tentang suatu policy perusahaan yang baru. Kita sebagai sekretaris eksekutif harus melaksanakan fungsi sounding board, yang artinya adalah menjadi pendengar yang baik dan tidak terlalu banyak memberikan response. Topik ini kemudian bila dianggap penting, bisa disampaikan kepada boss kita secara informal tergantung relevansinya. Bila hal itu menyangkut masalah yang krusial dan penting, serta menyangkut kehidupan karyawan banyak, maka tidak ada salahnya disampaikan secara bijaksana. Untuk melakukan ini memang diperlukan pengetahuan yang cukup tentang masalah tersebut. Saya biasanya membaca sebanyak mungkin referensi sebelum menyampaikan uneg2 karyawan kepada boss, sehingga masukan kita bukan masukan yang mentah, tetapi didukung dengan pengetahuan yang cukup dan bahkan data-data. Biasanya bila boss merasa bahwa ada yang harus ditindak lanjuti, maka beliau akan memanggil divisi yang berkepentingan untuk memberikan semacam klarifikasi.

Service and Solution Oriented

Sikap atau etos kerja seorang sekretaris eksekutif yang baik adalah yang dapat memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi dan membantu sekretaris yang lebih junior mendapatkan solusi.

Jadi tidak boleh bersikap atau berkata: “Oh itu bukan tanggung jawab saya, jadi tolong tanya sama yang lain saja”. Atau “Oh Bapak Anu sedang pergi keluar kota jadi maaf kontrak Bapak tidak bisa ditanda tangani sampai beliau kembali”.

Kita akan memberikan nilai tambah pada pekerjaan kita apabila kita membantu siapapun yang datang pada kita dengan sebuah solusi. Agar kita mampu melakukan fungsi ini, kita perlu mempunyai banyak referensi, baik dari buku-buku, catatan nomor telpon dan alamat dan lain-lain. Biasakan diri berpikir bahwa suatu informasi itu kelak bisa dimanfaatkan oleh orang lain.

Dalam rangka memberikan service dan solusi kepada peer maupun kepada rekan kerja, aku gemar mengkoleksi buku sebagai referensi. Dalam bidang sekretaris, di meja ku selalu ada buku-buku yang bermanfaat, antara lain Writing Business Letter, Secretary Handbook, Booklet list dari restaurant yang makanannya enak dan servicenya bagus, list dari maskapai penerbangan, Business Centers yang menyewakan alat video conferencing, list rumah sakit terdekat, salon kecantikan terdekat dengan kantor, nomor telpon rental car internasional, kode area nomor telpon internasional, perbedaan waktu antara kota-kota di dunia, dan lain-lain.

Karena hampir seluruh waktuku bekerja tidak berada di dekat supervisi siapapun, ditambah lokasi kerjaku ada ditempat yang sepi dan jauh dari para staff, maka sangat perlu berbagai referensi untuk mempermudah pekerjaanku. Dengan alasan work unsupervised, maka semua referensi harus handy, tersedia di tempat kerjaku dan mudah dijangkau tangan.

Buku-buku dan berbagai referensi itu bisa dan boleh diakses oleh sekretaris dan staff lain yang membutuhkan. Jadi di salah satu sudut meja kerjaku itu merupakan one stop reference source untuk bermacam hal yang mudah di akses.

Seringkali sekretaris diminta bantuannya untuk mengantar tamu dari luar negeri yang ingin berbelanja atau sekedar mencari sebuah barang yang unik dari Indonesia. Kita harus sudah tahu dimana bisa dicari toko handycraft yang menjual barang berkualitas, dengan harga bagus, bisa dipesan lewat telpon dan barang diantar tepat waktu. Atau dimana bisa dipesan papan nama yang berupa ukiran dari Bali dan berapa lama pembuatannya dan berapa harganya. Referensi seperti ini setiap waktu bisa dibutuhkan. Rajin-rajinlah mengumpulan informasi atau catatan tentang hal-hal yang unik untuk dipergunakan sebagai referensi masa depan.

Selain dengan memiliki berbagai referensi, tentu saja banyak hal yang bisa dicari di internet. Hal lain yang juga membantu adalah bila kita sebagai sekretaris eksekutif menguasai sebanyak mungkin aplikasi office tools. Ini untuk mempermudah pekerjaan kita dan membuat kita bisa diandalkan. Bila ada suatu aplikasi yang tidak kita kuasai, segeralah minta untuk mendapatkan training. Jangan lupa untuk selalu menyimpan nomor telpon trainernya agar bila kita mendapat kesulitan pada saat genting kita bisa mendapat bantuan secara cepat.

Phonebook yang ada di dalam telpon selular kita harus selalu di backup setiap bulan untuk menghindari kehilangan data bila terjadi suatu musibah, misalnya.

Secretary Handbook

Pada sebuah perusahaan yang dinamis dimana jumlah sekretaris cukup banyak dan sering dilakukan rotasi pekerjaan, maka sebuah Secretary Handbook yang diciptakan khusus untuk operasional perusahaan tersebut akan sangat penting. Buku ini berisi segala macam pedoman atau procedure yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris mulai dari awal masuknya hingga procedure-procedure yang berhubungan dengan divisi tertentu. Buku ini diciptakan oleh beberapa sekretaris dibantu oleh sekretary manager, untuk membantu operasional sekretaris berjalan sesuai standard yang baku bagi perusahaan tersebut.

Mulai dari cara menerima telpon, menyampaikan pesan, mengetik surat, memberi nomor surat, reservasi ruangan rapat, permohonan cuti online dan lain sebagainya. Termasuk yang cukup penting adalah secretary back up system. Setiap sekretaris harus mempunyai backup, agar pada saat cuti atau berhalangan hadir di kantor, maka si backup harus mengerjakan tugas-tugas sekretaris yang sedang absen. Ini harus diupdate setiap 6 bulan, agar seorang sekretaris bisa mempunyai backup yang berbeda setelah 6 bulan. Hal ini juga bisa digunakan sebagai informal training, yaitu pengayaan bagi backup agar pengetahuannya bertambah.

Secretary handbook ini sangat didukung oleh management, tetapi membutuhkan usaha yang konsisten agar isinya selalu update. Untuk masa sekarang handbook seperti ini sudah bisa dipasang di intranet kantor kita sehingga updatingnya bisa dilakukan dengan mudah. Seorang sekretaris eksekutif dengan dibantu oleh beberapa orang yang junior dapat melakukan maintenance terhadap site ini. Yang pasti, manfaatnya sangat besar.

Protecting Confidential Information

Informasi rahasia bisa berupa apa saja. Mulai dari hard copy, document soft copy, sms, file digital, atau bahkan informasi verbal yang kita dengar di ruang rapat board of directors. Semua ini harus kita lindungi dan jaga dengan sebaik-baiknya.

Setiap perusahaan mempunyai informasi rahasia. Ada yang berupa data teknis dari sebuah proses produksi, ada yang berhubungan dengan bisnis seperti daftar nama dan alamat pelanggan yang bisa sangat berguna bagi competitor kita. Ada yang sangat berharga seperti sebuah resep masakan dari restoran terkenal misalnya. Resep tersebut mempunyai nilai komersial bagi Resto tersebut. Semua itu harus dilindungi karena sifatnya yang sensitif dan kehilangan informasi tersebut bisa berakibat fatal bagi bisnis.

Kemampuan melindungi informasi rahasia harus dilatih. Ada baiknya dipelajari apa yang dimaksud informasi rahasia atau Confidential Information bagi perusahaan. Karena perusahaan mempunyai kriteria yang jelas dan baku untuk hal ini. Dan umumnya setiap karyawan pada saat masuk kerja harus menanda tangani Non Disclosure Agreement.

Seorang executive secretary harus extra waspada terhadap informasi rahasia. Beberapa kebiasaan yang baik untuk dilakukan selama kita bertugas, yaitu:

1. Clean desk policy, artinya selama kita berada di meja kerja boleh saja dokumen-dokumen rahasia berada di meja. Tetapi setiap kali melangkah keluar dari meja kerja, mata kita harus waspada agar meja dalam keadaan bersih dari semua dokumen rahasia. Termasuk kertas2 atau buku catatan pesan telpon yang sifatnya pribadi atasan.
2. Perlakuan yang sama harus diterapkan di meja boss. Kamar kerja beliau harus dalam keadaan terkunci bila sedang kosong dan ditinggal.
3. Voice mail, atau pesan telpon selalu di hapus kalau sudah di dengar.
4. Password, pin number harus terlindungi.
5. Pastikan semua file dokumen rahasia yang dikirim secara elektronik dalam keadaan password protected atau di Zipp.
6. Filing room (bila ada) harus selalu dikunci dan hanya bisa diakses oleh sekretaris eksekutif atau backup nya.
7. Kalau kita diberi kepercayaan untuk akses ke email atasan kita, harus extra hati-hati mengaksesnya. Jangan sekali-kali mengakses email atasan dari tempat umum dimana banyak orang sekeliling kita.
8. Jadwal boss kita juga bisa menjadi bahan yang diincar pihak-pihak yang ingin mengambil keuntungan. Oleh sebab itu, agenda boss hanya boleh diketahui oleh anggota Board of Directors dan para senior secretaries saja.
9. Jangan sembarangan memberikan nomor telpon pribadi dan nomor telpon selular boss kita kepada orang yang tidak kita kenal baik. Biasakan untuk minta izin dulu bila seseorang minta nomor beliau. Demikian juga alamat rumah. Walaupun yang meminta adalah kerabat atau sahabat beliau. Jadikan hal ini sebagai code of conduct.
10. Setiap surat atau dokumen rahasia harus diberi label ”rahasia” atau “Confidential” sesuai dengan peraturan perusahaan. Surat internal yang rahasia harus diperhatikan pengirimannya. Tidak semua sekretaris boleh membuka amplop “Confidential” atau “Restricted Confidential”.
11. Bila membuat foto copy dari dokumen rahasia, pastikan bahwa tidak ada yang tertinggal diarea foto copy. Bila harus memusnahkan dokumen rahasia biasakan untuk melakukan dengan mesin penghancur kertas/dokumen.
12. Apabila kita sedang berada diluar kantor dan ingin menggunakan notebook kita ditempat umum, jangan lupa lihat sekeliling. Jangan sampai saat kita log on dari belakang ada orang yang bisa membaca dokumen yang sedang kita baca.
13. Hindari untuk meninggalkan notebook di bagasi mobil yang diparkir di tempat umum. Telah banyak sekali kejadian dimana notebook dicuri dari bagasi mobil. Karena selain itu asset kantor, data yang tersimpan disana juga sangat sensitif.
14. Data pribadi pimpinan harus disimpan ditempat yang aman untuk minghindari penyalah gunaan.

Proactive, Self Drive

Setelah boss ku yang pertama kembali ke New Zealand, aku ditugaskan membantu Presiden Direktur perusahaan tersebut. Sekretaris beliau adalah sekretaris eksekutif yang sangat senior dan berpengalaman, serta telah bekerja dengan bossnya selama bertahun-tahun. Jadi aku mendapatkan banyak informasi mengenai cara kerja beliau dari mantan sekretarisnya.

Tidak banyak penyesuaian yang diperlukan hanya ritme kerja dan prioritas kerja yang berubah. Aku juga harus menyesuaikan dengan kebiasaan boss baru tentang beberapa hal. Satu hal yang menonjol dari boss kedua-ku ini adalah beliau bekerja sangat terstruktur, logis, dan well prepared.

Agenda kerja beliau dalam 3 – 4 minggu kedepan sudah terisi dan sangat jarang ada yang berubah. Ini menandakan beliau sangat memegang janji, dan selalu on time.

Ada sebuah kejadian yang kemudian mengajarkan aku agar lebih proactive. Suatu hari kita menerima sebuah undangan untuk boss ku untuk menjadi pembicara pada sebuah seminar yang akan diadakan di Bangkok. Topiknya merupakan keahlian boss ku. Waktu surat tersebut keluar, ada disposisi: ”Tini, please comment”. Aku sempat bingung apa maksudnya. Lalu setelah berkonsultasi dengan seorang manager senior di kantor ku, dia mengatakan bahwa aku harus memberikan saran apakah boss ku sebaiknya memenuhi undangan itu atau tidak, disertai justifikasi yang lengkap. Kemudian aku memberikan komentar atau usulan bahwa bila Bapak menerima undangan itu maka eksposure perusahaan kita semakin bagus. Dan dari sisi jadwal, masih memungkinkan untuk melakukan perjalanan dinas ke Bangkok.

Aku sangat kaget, ternyata usulanku diterima dan aku diperintahkan untuk membalas surat undangan tersebut dan mengatur perjalanan dinas tersebut. Dalam hatiku, wah kok usulanku diterima oleh boss ku dan dilaksanakan. Selain kaget, juga nervous karena ini menyadarkan aku bahwa sekecil apapun tindakan kita ada pengaruhnya. Dan ini merupakan kepercayaan yang diberikan boss ku sehingga aku tidak boleh melakukan kesalahan dan harus selalu mempunyai pertimbangan yang matang.

Setelah peristiwa itu, aku secara berangsur-angsur lebih berani mengemukakan pendapat dan memberi usulan terhadap situasi atau kondisi yang sedang berkembang. Dan setelah beberapa lama dan kepercayaan terhadapku lebih kuat, diskusi dengan boss ku bisa terjadi.

Contoh lain yaitu, saat secara proactive aku menyarankan kepada boss ku untuk lebih sering membaur dengan karyawan operasional. Kebetulan pada saat itu kita melakukan employee gathering tahunan dan ada acara makan malam. Aku mengatakan pada boss ku bahwa ada baiknya Bapak menyisakan waktu untuk membaur ke meja-meja karyawan yang jarang Bapak temui. Siapa tahu ada masukan yang positive dan membawa keakraban diantara karyawan. Pada saat event aku melihat boss ku berjalan dan bicara kepada lebih banyak orang. Aku juga melihat beliau lebih gembira karena suasanya sangat informal bahkan ada karyawan yang berani bercanda dengan beliau. Hasilnya, komunikasi dua arah antara management dengan karyawan semakin terbuka dan kondusif.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dengan hati-hati untuk mengambil inisiatif tindakan. Yaitu kita harus tahu betul area mana saja yang bisa kita tangani segera tanpa harus mendapat perintah dari atasan kita. Setiap tindakan juga harus dikomunikasikan dengan seksama dengan atasan, untuk meyakinkan bahwa tindakan kita berkenan bagi beliau. Misalnya apakah kita dibolehkan untuk masuk ke area pribadinya. Sebagai contoh bila sahabatnya atau keluarganya ulang tahun atau merayakan sesuatu apakah kita diperbolehkan untuk secara proactive memesankan bunga atas nama boss kita kepada yang sedang merayakan ulang tahunnya. Apakah kita bisa memesankan restorant yang bagus dan indah untuk ulang tahun perkawinan boss kita, dan lain sebagainya. Bagaimanapun ada area privat yang biasanya seorang executive tidak mau diganggu gugat.

Apabila terjadi pergantian pimpinan, ini adalah masa yang sulit. Karena kita harus bersikap flexible dan supportive. Pada masa transisi, kita diharapkan untuk memberikan masukan, informasi dan memberikan rasa nyaman bagi pimpinan baru. Situasi ini bisa critical bila tidak ditangani dengan hati-hati. Pada dasarnya kita harus bertindak sebagai advisor bagi pimpinan baru agar kita juga mendapatkan kepercayaan dari beliau.

Banyak cara dan kesempatan untuk being proactive. Kenalilah boss anda dengan baik maka mudahlah bagi kita untuk melakukan pekerjaan kita dengan being proactive dan menciptakan suasana kerja yang kondusive dan produktif.