Motivational Leadership

Pada perusahaan2 startups perlu dikembangkan motivational leadership.  Kadang perusahaan pemula belum mempunyai proses kerja yang lengkap dan pembagian tugas yang seimbang.  Seorang leader yang mengembangkan bisnis, merangkap mengawasi operasional sehari-hari sekaligus mengerjakan fungsi sales, akan kesusahan apabila ada karyawan yang mendadak keluar.  Maka turnover jadi tinggi karena pemimpin tidak sempat melakukan langkah2 yang bisa membuat karyawan betah kerja di perusahaan mereka.

Salah satu aspek motivational leadership adalah sikap terbuka akan ide2 baru, dan bersedia untuk selalu berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.  Pemimpin jangan henti member

ikan inspirasi tentang cara kerja yang lebih efisien, tentang gaya komunikasi yang proaktif, serta tujuan perusahaan secara menyeluruh baik jangka pendek maupun jangka panjang.  Dengan berbagi hal-hal tersebut dengan karyawan, maka karyawan akan lebih mengerti mengapa suatu kebijakan harus diambil, dan kemudian mereka bisa menyelaraskan kebiasaan bekerja sesuai dengan tujuan akhir perusahaan.

Memotivasi karyawan adalah hal penting lainnya yang harus diperhatikan.  Kadang ada waktunya perusahaan menghadapi jumlah proyek yang sangat banyak dan membuat volume pekerjaan setiap karyawan meningkat tajam.  Inilah masa dimana seorang pemimpin harus memberikan motivasi positif kepada karyawannya agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik dan terstruktur.  Apabila ada karyawan yang sangat bagus kinerjanya segeralah diberikan reward dan diumumkan didepan semua karyawan.  Hal ini untuk memotivasi karyawan lain agar berbuat yang sama, dan memandang pekerjaan mereka yang berat dan banyak sebagai jembatan untuk mendapat penghargaan dan pengakuan.

Cara lain untuk memotivasi karyawan adalah sistem mentor.  Karyawan senior berlaku sebagai mentor dari karyawan baru dan bertanggung jawab dalam pengembangannya.  Pengembangan kemampuan kerja karyawan bisa dilakukan dengan berbagai cara selain memberikan training, yaitu memberikan tugas2 yang diukur standar suksesnya.  Dengan mengukur tingkat kesuksesan suatu tugas maka dapat dilihat pencapaian seseorang dalam mengerjakan hal2 yang menjadi pekerjaannya.  Bagi mentor pekerjaan pengembangan karyawan ini bisa dipakai sebagai wahana menunjukan rasa kepemimpinan pada manajemen dan bisa dipakai sebagai bagian dari point yang akan dievaluasi pada akhir tahun.

Role modelling atau memberikan contoh perilaku, cara kerja, kebiasaan kerja dan bersikap di kantor juga bisa memotivasi karyawan untuk bekerja lebih giat.  Seorang pemimpin yang datang ke kantor tidak tepat waktu, dan pemberian bonus yang tidak mempunyai jadwal tetap, atau karyawan yang lalai tidak ditegur, akan memberikan citra buruk dihadapan karyawan.  Sebisanya seorang pemimpin harus memberikan contoh2 yang positif dan produktif. Semua karyawan harus diperlakukan sama, tidak ada anak emas dan dihormati kebutuhan2nya.  Nilai2 organisasi akan mencerminkan bagaimana culture perusahaan tersebut.

Pindah Kerja?

Jaman sekarang seorang pegawai bekerja di satu perusahaan dalam waktu yang relatif lebih pendek dibandingkan dengan 15 tahun yang lalu.  Kalau dulu kita mendengar bahwa seseorang sering pindah pekerjaan itu seperti “kutu loncat”, tetapi kalau sekarang hal itu belum tentu jelek.  Dalam beberapa kasus yang saya temui, seorang profesional pindah pekerjaan dalam waktu yang relatif pendek disebabkan oleh keinginan untuk mendapatkan lebih banyak pengalaman dan pengembangan skill yang bersangkutan.

Seorang karyawan muda berbakat misalnya memilih untuk bekerja sebagai konsultan untuk kira-kira dua tahun pertama guna mendapatkan ilmu yang luas dibidang yang dia tekuni.  Kemudian waktu dirasa pengalaman dan skill cukup, dia akan pindah bekerja di korporasi untuk mengimplementasikan skill dan pengetahuan pada kondisi riel, dan mencari tahu bagaimana semua teori yang dia ketahui bisa di implementasikan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Dari segi loyalitas, maka bisa disimpulkan jaman sekarang karyawan lebih loyal pada profesinya, bukan pada perusahaan dia bekerja.  Loyalitas pada profesi membuat karyawan selalu berkeinginan untuk meningkatkan kompetensi.  Ditambah dengan kesempatan untuk bekerja pada wilayah regional, maka loyalitas pada profesi sangatlah masuk akal.   Kalau ditelaah lebih dalam, semakin lama perusahaan juga tidak bisa memberikan rasa aman jangka panjang dalam hal pemeliharaan karyawan2 yang bagus.  Apalagi sekarang ada bisnis outsourcing, maka karyawan tidak bisa bergantung pada satu perusahaan saja.

Dari sudut pandang pemilik perusahaan, mungkin yang perlu disadari adalah bagaimana memaksimalkan pemberian kesempatan kerja sekaligus memberikan pengalaman yang unik bermanfaat bagi karyawan.  Seorang karyawan yang bagus dan berbakat akan selalu haus akan pengalaman baru, maka perusahaan menfasilitasi untuk tumbuh kembangnya karyawan dengan memberikan proyek atau tugas-tugas khusus yang menantang.  Jadi selain remunerasi yang bagus (setara dengan pasar) kesempatan berkembang akan dipertimbangkan oleh karywan2 berkualitas untuk tetap loyal atau bekerja lebih lama.

Sedangkan dari sudut karyawan, yang harus diperhatikan adalah kemampuan leadership, bahasa Inggris yang sangat bagus serta mampu berkomunikasi dengan baik, dan keahlian dalam bidang yang sedang ditekuni.  Jangan lupa track record sangat diperhitungkan oleh perusahaan2 yang bagus, maka jangan lupa terus mengembangkan diri dan mencari kesempatan untuk berkembang secara signifikan, karena hal-hal itulah yang membuat Anda menjadi pribadi yang sering dicari oleh perusahaan bagus.  Walaupun ada juga kemungkinan sering pindah kerja diartikan sebagai kurangnya komitmen.  Tapi ingat, komitmen bukan satu-satunya parameter apakah Anda seorang karyawan yang berpotensi.  Jadi banyak hal yang bisa diupayakan agar menjadikan diri Anda sebagai individu yang dicari.

KOMUNIKASI DENGAN KARYAWAN

Komunikasi antara manager dengan karyawan merupakan hal yang penting dalam organisasi.  Karyawan membutuhkan petunjuk dari supervisor mereka, dan manajemen butuh input dari karyawan.  Hampir semua perusahaan tidak punya masalah berkomunikasi dengan karyawan, tetapi untuk mendapatkan input dari karyawan lebih sulit.  Kalau karyawan memilih diam dan tidak menyuarakan keinginan mereka, itu bisa berarti kebebasan berkomunikasi dua arah belum tercapai.  Hambatan seperti ini bisa mengakibatkan kehilangan kesempatan bisnis, terlambat mencapai tengat waktu atau kegagalan proyek.

Pada beberapa staff yang pernah bercerita kepada saya, alasan mereka diam antara lain karena karyawan berpikir “Saya tidak mau terlihat tidak competent”, dan “memangnya saya siapa berani mengusulkan ide kepada management?”.  Alasan lain adalah mereka tahu manager sibuk dengan perencanaan jangka panjang dan langkah2 strategis, sehingga mereka tidak mau menginterupsi dengan masalah operasi sehari-hari.  Dilain pihak, manajer akan menemui kesulitan mengukur apakah dia sudah mengelola perusahaan dengan efektif atau belum, tanpa adanya input dari karyawan.

Cara yang mudah untuk membuat karyawan berkomunikasi dengan lebih baik adalah membangun interaksi positif dengan karyawan, dan antara karyawan dengan kelompok kerjanya.  Dengan menghilangkan dinding penghalang komunikasi, maka manajer membantu setiap individu untuk melihat visi strategis perusahaan dihubungkan dengan tugas individu mereka.

Proses ini bisa dilalui dengan beberapa cara:

Open door policy: Sampaikan kepada karyawan bahwa mereka boleh datang, atau minta waktu untuk bicara secara pribadi tentang permasalahan yang mereka hadapi dalam pekerjaannya. Diskusi ini harus dilakukan dalam suasana yang tenang dan tidak memberikan tekanan pada karyawan.  Kalau hal ini bisa dijalankan, maka keterbukaan dari arah karyawan akan berkembang.

Komunikasikan visi perusahaan: Komunikasi adalah proses dua arah.  Karyawan mempunyai hak untuk meminta penjelasan tentang ekspektasi perusahaan, persyaratan kerja dan parameter ukuran kesuksesan sebuah tugas.  Disisi lain, manager harus mendorong karyawan untuk berkomunikasi dengan senior team, agar setiap individu mengerti tugas2 orang lain dan apa yang bisa dilakukan sesuai dengan budget dan target.  Karyawan harus secara proaktif memberitahu manager apa kendala yang mereka temui di lapangan, dan manager harus bisa membantu.  Manager harus mendorong pengertian akan visi perusahaan dan menerangkan bagaimana pekerjaan yang dilakukan kini bisa berkontribusi kepada visi tersebut.  Oleh sebab itu input karyawan dibutuhkan untuk pencapaian visi secara keseluruhan.

Berbagi keahlian dan pengetahuan:  Ada baiknya setiap minggu dilakukan unit meeting, dimana seorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan keahlian tertentu bisa berbagi pengalaman.  Kegiatan ini bisa termasuk berbagi informasi mengenai hasil survey, tingkat kepuasan pelanggan, atau data2 pencapaian perusahaan.  Diskusi semacam ini bisa merangsang karyawan untuk bertanya atau memberikan usulan. 

Ciptakan lingkaran motivasi: Dengan mengkomunikasikan bagaimana pengaruh pekerjaan terhadap tujuan akhir perusahaan dapat memberikan motivasi bagi karyawan akan pentingnya peran mereka.  Mengumumkan suksesnya suatu proyek dalam team meeting juga bisa memberikan motivasi dan menumbuhkan perasaan di apresiasi oleh atasan di depan team.  Banyak karyawan yang bekerja bukan semata-mata mencari uang, tapi ingin mendapatkan pengakuan akan kerja keras mereka. 

Menetapkan tingkat kualitas kerja:  Group yang efektif harus membuat dokumentasi tentang pengertian sukses.  Sukses bisa berdasarkan beberapa parameter yang mudah dimengerti oleh karyawan.  Pada setiap jenis kerja bisa diberikan criteria sukses sehingga masing2 karyawan tahu kualitas kerja yang seperti apa yang diharapkan dari mereka.  Demikian juga satu karyawan lebih baik tahu juga apa ukuran sukses dari rekan kerja dari jenis pekerjaan yang berbeda.  

CUSTOMER SATISFACTION MIND SET

Pagi itu semua persiapan untuk event seminar yang bakal dihadiri kurang lebih 500 orang sudah lengkap semua.  Para crew dan staff registrasi sudah paham semua tugas dan tanggung jawab, dan sudah ditetapkan bahwa registrasi mulai jam 08.00.  Tetapi karena sebagian warga Jakarta lebih menyukai berangkat lebih pagi dari rumah agar terhindar dari kemacetan lalu lintas, maka banyak peserta yang sudah berada di lokasi sebelum jam 08.00.  Kami segera berkonsultasi dengan Client apakah registrasi bisa dibuka sekarang juga, bersyukur Client bersedia untuk membuka Registrasi lebih awal.  Artinya staff Registrasi memang sudah harus siap dengan perlengkapan satu jam lebih awal untuk antisipasi hal seperti ini.  Demikian juga pihak F & B harus siap dengan Coffee & Snacks lebih awal dari jam 08.00.  Ini semua dilakukan demi kenyamanan pelanggan yang sudah bersedia datang di event yang kami selenggarakan.

Pada saat Coffee break pagi, Client kami sempat berkeliling di sekitar meja2 buffet, ternyata dia mengamati apakah staff hotel cukup sigap untuk cepat mengganti piring-piring yang kosong untuk ditambah dengan makanan yang baru.  Ternyata ada keterlambatan, maka kami segera berkoordinasi dengan pihak hotel bahwa plate tidak boleh ada yang kosong.  Demikian juga pengaturan buffet harus dibuat sedemikian rupa agar tidak menimbulkan antrian makan yang terlalu panjang, karena pada acara seperti ini waktu sangat harus diperhitungkan.

Pada sisi yang lain, saat peserta seminar sudah akan pulang dan mereka harus mengambil sovenier di meja registrasi, maka kami dengan sigap mengatur agar antrian tetap rapih dan nyaman bagi semua pihak.  Hal ini sangat penting karena tujuan kami adalah memberikan pengalaman yang nyaman bagi peserta seminar yang kami selenggarakan.

Dari segi staff pendukung event “mindset mengutamakan kepuasan pelanggan” harus ditanamkan sejak awal, sehingga di lapangan mereka bisa mengambil keputusan mana yang seharusnya dilakukan.   Antara lain dengan memberikan “jalur komando” yang jelas apabila ada sesuatu yang terjadi mendadak.  Alat komunikasi juga harus digunakan dengan sebaik-baiknya.

Pada dunia korporasi tingkat kepuasan pelanggan ditentukan oleh beberapa parameter yang bisa dipantau dari tahun ke tahun apakah nilainya meningkat atau menurun.  Tapi yang sangat penting juga kita menanamkan mindset mengutamakan kepuasan pelanggan sebagai salah satu indicator kerja kita.