Transformasi Peran Staff menjadi Pemimpin

Seorang profesional muda sempat berdiskusi dengan saya, dia diterima bekerja di sebuah perusahaan multinasional dan mendapat jabatan ‘senior staff’.  Pada level ini dia diharapkan untuk berfungsi sebagai leader dan mendapat tanggung jawab yang sangat berbeda dengan waktu dia masih staff biasa.

Hal yang pertama dialaminya adalah – dia harus mengambil keputusan sendiri, mengkoordinasikan pekerjaan dengan team, dan mendapat tugas secara horizontal maupun vertical.  Paradigma sebagai staff dimana ada manager yang membagi tugas, dan mereview hasil kerja pada waktu tertentu sudah beralih ke leadership yang harus dijalankan tanpa adanya atasan yang memberi instruksi setiap saat. 

Pada posisi ini sudah tidak bisa mengharapkan ada atasan yang membela dia apabila terjadi slack dengan divisi lain.  Tidak ada yang memberi semangat untuk bekerja lebih baik, you are on your own.  Dan tantangannya juga lebih banyak, misalnya rencana kerja kita tidak serta merta disetujui banyak pihak, pasti ada kritik dan kadang hal itu harus dijawab dengan bijaksana.

Adaptasi ini terasa cukup berat bagi rekan saya ini, dan membutuhkan beberapa kiat2.  Sebagai senior dia harus bekerja dalam skala besar dan oleh sebab itu dia harus memiliki kemampuan:

·         Koordinasi

·         Berorientasi hasil akhir

·         Cepat mengambil keputusan dalam waktu yang tepat

·         Memberikan guidance kepada team member

·         Mampu memberikan big picture kepada team

·         Kepada atasan sifatnya berkonsultasi

·         Percaya diri

·         Empowered & mempunyai Real-time mind set

·         Berani mengambil risiko dan mampu mengkalkulasi risiko yang diambil

·         Bekerja secara cross function

·         Kemampuan komunikasi yang baik dengan team member maupun dengan executive

·         Kemampuan mengelola sumber daya manusia

Masa transisi bisa panjang bisa cepat, tergantung kemampuan individu tersebut beradaptasi dan motivasi dia bekerja.  Bekerja sebagai senior staff bukannya tidak boleh bertanya, tetapi bisa melakukan afirmasi dengan rekan sesama senior untuk mendapatkan penguatan wawasan dalam pengambilan keputusan.

Kenaikan pangkat memang diharapkan semua orang, tetapi ada baiknya mempersiapkan diri secara mental (mentalitas tidak mudah menyerah) dan pengetahuan tentang struktur organisasi dan alur komunikasi, agar transisi ini berjalan dengan mulus.

Real-Time Attitude

Saya sedang membaca buku yang cukup menarik yaitu “Real Time Marketing & PR” by David Meerman Scott. Ada hal yang sangat menarik perhatian saya dan ingin segera berbagi dengan pembaca blog ini yaitu bab mengenai “Real Time Attitude”.

Real Time Attitude adalah sikap dan cara berpikir yang berfokus kepada pentingnya  kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

Dalam sebuah perusahaan besar, kerap kali kualitas personal seperti kepatuhan terhadap rencana jangka panjang, ketelitian dan konsistensi dianggap hal penting dalam menjalankan rencana perusahaan; dibandingkan dengan tindakan individu yang sifatnya mempercepat proses seperti misalnya imaginasi, kreativitas, inisiatif dan improvisasi.  Perusahaan besar memang di desain untuk bergerak sesuai dengan rencana dan diukur tingkat suksesnya berdasarkan tolok ukur yang lugas.

Dari sisi marketing, minat pelanggan bisa dibeli dengan pemasangan iklan di media massa, walaupun demikian pelanggan masa kini bisa saja mengatur kecepatan mereka sendiri karena pengaruh kecepatan perubahan konten pada mass media.  Misalnya dengan menggunakan peralatan mobile, mereka bisa beraktivitas dan melakukan berbagai transaksi secara real time. Inisiatif mereka semakin tidak bisa di prediksi, karena mereka juga berimprovisasi melalui jalur-jalur yang berkecepatan tinggi.

BUSINESS AS USUAL

Dengan perkembangan ini perusahaan besar harus melakukan usaha yang besar pula untuk mengadopsi mind set berdasarkan keinginan pelanggan yang real-time.  Karena real-time mind set ini tidak bisa dipelajari di perguruan tinggi dan tidak ada dalam agenda perusahaan, maka banyak orang mengatakan bahwa cara berpikir ini sangat berisiko dan gegabah.  Oleh sebab itu secara umum perusahaan besar tetap memilih cara-cara yang hati-hati dibandingkan harus bergerak cepat dan gesit.  Dalam proses itulah banyak waktu terbuang untuk melakukan checking, mendapatkan persetujuan, riset, serta meminta pendapat para ahli.Pada saat akhirnya keputusan diambil, seringkali sudah terlambat.

Beberapa karakteristik yang kerap kita jumpai dalam dunia korporasi, yaitu:

·         Menunggu, untuk memastikan

·         Bekerja berdasarkan checklist yang telah dibuat lima tahun yang lalu bersama bisnis plan.

·         Mengukur hasil bisnis setiap kuartal

·         Mengorganisasikan kampanye marketing dan komunikasi yang sudah berjalan berbulan-bulan.

·         Harus mendapatkan persetujuan dari Manager.

·         Melaksanakan keputusan berdasarkan input dari staff anda.

·         Mengikut sertakan para ahli, agency dan penasehat hukum.

·         Melaksanakan riset yang ekstensif

·         Mengevaluasi semua alternative.

·         Inginnya sempurna sebelum diumumkan ke public.

·         Merespon kepada pelanggan saat kita bisa.

·         Menghubungi media, analis dan komentator hanya pada saat yang nyaman bagi perusahaan.

      

      Semua itu tidak sepenuhnya salah.  Tentu saja riset, planning dan kerjasama antara tim adalah unsur2 yang sangat penting.  Masalahnya adalah kecepatan dan ketepatan seringkali dikorbankan demi sebuah “proses”.  Untuk menanggulangi hal itu anda perlu mengadopsi mind set real-time secara sadar dan proaktif.

      

      THE REAL TIME MIND SET

      

      Real time mind set mengatur ulang pentingnya kecepatan bekerja.  Ini adalah sebuah pandangan saat menjalankan bisnis (dan dalam kehidupan) yang mengedepankan pentingnya untuk bergerak cepat ketika waktunya tepat.

      

      Mengembangkan real time mindset bukanlah sebuah keharusan, dan bukan juga anda harus meninggalkan proses bisnis yang sekarang,  karena fokus dan kolaborasi juga penting.

      Cara yang cerdas adalah menjalankan kedua pendekatan, yaitu dengan menjalankan keseluruhan spectrum tetapi dengan kegesitan.  Dapat mengenali kapan anda harus mengesampingkan prosedur, dan mengembangkan kemampuan untuk merespon dengan cepat.

      

      Keuntungan kompetitif yang kuat akan mengalir ke organisasi dengan orang-orang yang memahami kekuatan informasi real-time.

      Mengembangkan kapasitas tersebut membutuhkan usaha yang mendukung; seperti mendorong karyawan untuk mengambil inisiatif, memuji mereka yang sukses pergi keluar dengan cepat dan mendapat hasil, serta mendorong kembali mereka yang gagal.  Semua itu tidak ada yang mudah.

Ciri-ciri Real time business antara lain sebagai berikut:

·         Bertindak sebelum kesempatan hilang.

·         Merubah rencana sesuai dengan perkembangan pasar.

·         Mengukur hasil hari ini.

·         Melaksanakan berdasarkan apa yang terjadi sekarang.

·         Melaksanakan strategi dan taktik berdasarkan “breaking news”.

·         Memberikan empowerment kepada karyawan anda untuk bertindak.

·         Bertindak pada saat yang tepat.

·         Mendorong karyawan untuk membuat keputusan bijak dengan cepat, tanpa disuruh.

·         Dengan cepat mengevaluasi alternatifnya dan pilih tindakan yang tepat.

·         Dalam pengembangan produk dan jasa, cepat selesaikan dan keluarkan dengan cepat, tidak ada hal yang sepenuhnya sempurna.

·         Merespon pada pelanggan pada waktu yang mereka kehendaki.

·         Segera hubungi media saat mereka membutuhkan input anda.

NO MORE BUSINESS AS USUAL

Prosesnya dimulai dengan pengertian bahwa metode konvensional dapat menjadi penghambat fungsi bisnis – terutama pada bidang public relation – dimana dunia komunikasi adalah dunia yang instan.

Pendekatan konvensional mendukung kampanye yang membutuhkan orang bekerja sampai berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk mencapai targetnya.  Agencies harus di kontak dan dimintai pendapat, alur informasi harus dibuat.  Ruang iklan harus dibeli, ruang meeting dan kopi/snaks harus disiapkan untuk rapat2 panjang.

Pada saat planning, Marketing dan PR Teams biasanya melihat kebelakang.  Apa yang kita lakukan lima atau enam kuartal yang lalu?  Apa yang terjadi pada trade show tahun lalu? Saat melakukan itu mereka melupakan apa yang sedang terjadi saat ini.

Cara ini adalah cara yang aman dalam bekerja, karena mengikuti plan dan prosesnya.  Hanya melakukan apa yang diharapkan dan tidak usah ada risiko dan masalah.  Sedangkan kebalikannya, merespon sesuatu secara real time membuat perasaan tidak nyaman dan membutuhkan pemikiran yang cepat dan pengambilan risiko.

Jadi mengapa kita harus berubah?

·         Karena kini masalah berubah sangat cepat dibandingkan kampanye secara conventional yang biasa kita lakukanl

·         Karena bila anda lambat, competitor yang berorientasi real time akan merebut kesempatan besar dari depan mata anda sebelum anda menyadarinya.

·         Karena perusahaan anda akan terlihat  tidak menguasai masalah saat krisis terjadi dan anda tidak bisa berkata apa2 selama satu jam.

·         Karena satu orang customer yang punya gitar rusak tapi tidak dihiraukan oleh staff anda – bisa mengguncang dunia dengan kekecewaannya.

Perubahan mind set kearah real time mind set harus dilakukan dari top management hingga level staff yang paling bawah.  Pelatihan dan pengertian tentang empowerment dan pentingnya bagi bisnis.  Para manager sangat penting untuk dari waktu ke waktu memberikan percontohan dalam real time mind set.  Apabila semua lini sudah bisa melakukannya maka citra perusahaan akan bersinar dan mendongkrak kepuasan pelanggan secara bersamaan.

Menulis Resume yang Menarik

Pada beberapa kesempatan bekerja dalam proyek yang terdiri dari beberapa orang bekerja dalam tim, saya sering menerima pertanyaan bagaimana menulis resume yang bagus. Lalu biasanya saya memberikan beberapa tips, tapi dalam beberapa kesempatan saya minta mereka memberikan resume yang telah mereka buat.

Beberapa orang belum menyadari bahwa resume adalah alat untuk mempertunjukan nilai-nilai profesional dan kekuatan unik dari diri Anda. Resume yang ditulis dengan bagus dan menarik. adalah langkah pertama dan landasan untuk menjual diri Anda pada calon employer.

Selain dari data-data personal yang umum dicantumkan, beberapa hal penting dibawah ini patut dipertimbangkan:

Target posisi yang anda inginkan
Sebutkan jabatan yang anda inginkan dan sesuaikan kualifikasi dan pengalaman yang relevan dengan jabatan ini pada awal resume anda. Demikian juga pendidikan, training dan posisi-posisi pada project harus diseleksi dengan baik. Misalnya anda mengincar posisi senior marketing communication, maka semua kualifikasi dan pengalaman sebagai marcom sebaiknya diceritakan di awal dalam struktur yang singkat dan padat.

Jabarkan pengalaman kerja Anda
Daftar pengalaman kerja yang relevan juga harus dijabarkan dengan jelas. Misalnya Anda pernah menjabat staff marcom di suatu perusahaan. Jangan hanya menyebut nama jabatan dan nama perusahaan saja. Tetapi jabarkan dengan singkat tugas-tugas yang anda kerjakan, dan besarnya cakupan tanggung jawab Anda pada saat itu. Misalnya anda terlibat sebagai project manager dari sebuah event regional yang diselengarakan di Bali. Sebutkan secara singkat tugas itu meliputi apa saja, dan melibatkan berapa staff dari beberapa negara dan hal-hal yang relevan untuk menggambarkan pengalaman Anda yang nyata. Lakukan ini pada setiap jenjang pengalaman yang relevan dengan target posisi yang anda inginkan.

Jangan membuat resume yang terlalu padat
Tidak usah menyebutkan semua pengalaman apabila anda telah bekerja 15 tahun dan berpindah jabatan beberapa kali. Resume tidak usah terlalu panjang. Tempatkan pendidikan, training dan sertifikasi pada halaman pertama apabila posisi yang anda inginkan mengharuskan adanya sertifikasi. Cantumkan juga pencapaian yang relevan serta beberapa penghargaan yang telah Anda terima dengan menyebutkan nama awardnya dan kapan diterimanya.

Sebutkan lebih banyak prestasi daripada tugas-tugas.
Jangan membosankan pembaca dengan list dari tanggung jawab Anda dan fokuskan dengan prestasi yang berdampak kepada pertumbuhan perusahaan. Gunakan bullet points untuk menarik perhatian dalam mencantumkan prestasi dan batasi sampai 5 capaian besar saja.
Ingat, executive resume itu hanya pembuka bagi pembicaraan yang mendalam antara kedua belah pihak, tetapi tetap harus menarik agar perusahaan target anda menelpon untuk permintaan wawancara.

Apakah Resume Anda menarik?
Saya juga kerap mengingatkan kepada rekan-rekan yang bertanya mengenai pembuatan resume yang baik, bahwa dalam dunia komunikasi digital, calon perusahaan yang akan menerima Anda akan melihat resume anda melalui perangkat gadget mereka misalnya Blackberry, iPad atau Palm Pilot. Oleh sebab itu, anda harus mempertimbangkan bahwa halaman pertama resume Anda harus sangat menarik dengan mencantumkan secara jelas title jabatan yang diinginkan. Demikian juga personal branding statement dan summary yang kuat dan mencerminkan nilai-nilai profesional Anda kepada calon recruiter. Apabila menggunakan image atau photo, cantumkan dengan manis, tidak berlebihan dan formal. Tampilkan resume dengan layout yang tidak umum untuk menarik perhatian recruiter untuk segera membacanya.

Career Change - Mungkinkah ?

Seseorang menginginkan perubahan karir bisa karena berbagai hal, misalnya karena tidak puas dengan perkembangan karir yang dia miliki saat ini, atau untuk tujuan perkembangan karir yang lebih bervariasi dalam hidupnya, atau mungkin karena alasan ekonomi.

Pada sebuah perjalanan ke Manado, saya berjumpa dengan seorang anak muda yang kini menjadi karyawan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Dia berkeluh kesah bahwa karirnya selama bekerja di BUMN selama 8 tahun sebagai staff bidang teknologi informasi tidak memuaskan. Menurutnya itu disebabkan kenaikan pangkat tidak berdasarkan kinerja tapi berdasarkan masa kerja. Sambil bekerja sebutlah namanya Adi, mempunyai hobby menyelam dan photography. Hobby yang telah ditekuninya sejak beberapa tahun terakhir bisa mendatangkan sejumlah permintaan untuk pembuatan photo ilustrasi maupun photography bawah air. Dan setelah Adi melalui sebuah penelaahan internal, passion dia adalah diving dan photography. Kemudian datanglah ide untuk berubah karir menjadi profesional diving instructor ditambah dengan jasa photography bawah air.

Perubahan karir bukan sesuatu yang bisa dilakukan dalam semalam. Itu memerlukan persiapan dan strategi yang matang. Adi sudah mendapat gaji yang bagus sebagai karyawan BUMN tapi kemudian dia menyadari bahwa hal itu tidak membuatnya bahagia. Sedangkan sudah terbukti keahliannya dalam photography bisa mendatangkan uang. Tapi kemudian harus dicek apakah hal itu sepadan dengan penghasilannya yang dia dapat sebagai karyawan BUMN? Tetapi yang tampaknya sangat mendorong keinginannya adalah keingingan melakukan sesuatu sesuai passion dan dalam iklim kerja yang lebih dinamis.

Jadi bagaimana seorang IT profesional hendak bertransformasi menjadi instruktur diving yang bersertifikat dan photographer? Memang itu tidaklah mudah, karena memerlukan perencanaan yang matang, dan kesabaran serta kemauan tinggi untuk berubah secara bertahap. Adi harus juga punya keinginan yang kuat, karena karir di BUMN juga bukan suatu yang mudah dilepaskan pada saat ekonomi di Indonesia sedang menurun.

Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam proses perubahan karir? Dibawah ini beberapa diantaranya:
1. Mempunyai pengalaman, skill, kualifikasi, sertifikasi, dan training dalam bidang yang menjadi target karir anda yang baru. Selain itu lakukan survey apakah pekerjaan baru ini cukup fleksible untuk dilaksanakan dari daerah mana saja di Indonesia? Artinya apabila dia pindah ke kota lain, bisakah dia hidup dengan pekerjaan barunya ini?
2. Mengembangkan resume yang komprehensif, diantaranya tuliskan kualifikasi anda pada pekerjaan yang lama yang bisa digunakan dalam karir yang baru. Sebagai contoh kemampuan photo editing yang softwarenya pasti sudah dikenal oleh para photographer. Contoh lain adalah cara kerja yang terstruktur. Sebagai IT profesional dituntut untuk bekerja dalam alur yang terstruktur, jadi nilai ini bagus untuk digunakan kemudian hari. Informasi persyaratan sertifikasi sebagai diving instructor juga bisa didapatkan dari para profesional yang sudah bekerja di bidang ini.
3. Buatlah list dari skill yang belum atau kurang dikuasai, buatlah rencana untuk bekerja secara volunteer terlebih dahulu dengan orang yang berpengalaman, dan kemudian berusaha untuk mendapatkan sertifikasi. Penajaman skill ini juga bisa dilakukan secara online dari site-site yang berhubungan dengan karir yang menjadi target.
4. Memperluas hubungan / network dengan profesional dibidang karir yang baru. Apabila bisa mendapatkan referensi dari pihak ketiga yang kenal dengan Adi, maka dengan cukup mudah dia bisa mendapatkan pelanggan. Gunakan kesempatan untuk berkumpul dalam komunitas dan event sesuai dengan karir yang baru. Jangan anggap sepele komunitas, karena mereka umumnya sangat mudah untuk bekerja sama dan saling membagi pengalaman dan pengetahuan.
5. Konsisten menghadapi perubahan, Adi sebagai karyawan BUMN yang sudah cukup mapan akan menghadapi kondisi yang kurang stabil pada saat bertransformasi ke karir yang baru. Pertanyaannya apakah dia siap secara mental dan emosional dalam masa transisi ini. Ada baiknya Adi melakukan semacam rencana pendapatan di karir yang baru agar jangan sampai terjadi setelah melakukan transformasi dan meninggalkan pekerjaan yang lama, Adi kecewa karena secara ekonomi penghasilannya menurun tajam. Hal ini memerlukan mental yang kuat.

Jadi jangan melepas karir yang lama dengan perubahan karir tanpa perencanaan yang akurat dan strategi yang matang. Kenali setiap konsekuensi dari perubahan ini dan katakan pada diri sendiri apakah anda siap !