Bekerja bisa jadi "Candu"

Time management bermanfaat untuk banyak hal. Antara lain bisa membantu Anda mengidentifikasi tugas apa yang paling penting, atau merencanakan kehidupan anda sehingga hal yang paling penting dapat dikerjakan tepat waktu. Time management dapat membantu anda untuk mendelegasikan tugas secara efektif, bekerja secara efisien dan menjadi lebih produktif, dan pada saat yang sama menyeimbangkan kehidupan kantor dan sosial secara harmonis.

Dunia bisnis hari ini dipenuhi oleh orang-orang yang gila kerja (workaholic). Masalah kegilaan kerja ini kadang tidak diakui oleh perusahaan walaupun hal itu sangat berpengaruh kepada mental, emosional, phisik dan hubungan antara karyawan karena pada awalnya gila kerja ini menghasilkan karyawan2 yang produktif. Kegialaan kerja tampak seperti orang yang datang ke kantor pagi hari, pulang larut malam, membawa pulang pekerjaan dan waktu senggangnya dipenuhi pikiran bagaimana bisa bekerja lebih hebat lagi, lebih cepat dari pada kemarin. Dan umumnya karyawan seperti ini bisa dihadiahi award atau gaji yang bagus, bahkan promosi dan bonus sebagai hasil dari gaya kerja yang seperti itu.

Orang2 yang gila kerja yang biasanya penyuka andrenalin tinggi merasa sangat hidup manakala sedang berada pada pekerjaan yang menuntut action yang cepat -- sebaliknya, hal ini juga menaikan tekanan darah, mengganggu kebiasaan tidur dan berpotensi mendatangkan serangan jantung.

Gila kerja (workaholism) bisa ditandai dengan beberapa ciri dibawah ini :

1. Apakah anda lebih antusias dengan pekerjaan anda dibandingkan dengan keluarga atau hal sosial yang lain?
2. Apakah anda suka merasa harus bekerja bahkan pada saat libur ?
3. Apakah anda membawa pekerjaan ke tempat tidur? Pada saat weekends atau cuti?
4. Apakah bekerja adalah kegiatan yang sangat anda sukai dan enak untuk dibicarakan?
5. Apakah anda bekerja lebih dari 40 jam seminggu?
6. Apakah anda merubah hobby anda menjadi sesuatu yang menghasilkan uang?
7. Apakah anda bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan anda?
8. Apakah teman dan keluarga anda bosan menunggu anda untuk datang tepat waktu?
9. Apakah anda melakukan pekerjaan extra karena kuatir hal itu tidak akan selesai?
10. Apakah anda pernah ingkar janji lebih dari 3 kali dengan keluarga karena pekerjaan selama 3 bulan terakhir ini ?
11. Apakah menurut anda bekerja long hours itu tidak apa2 sepanjang kita mencintai hal yang kita kerjakan?
12. Apakah anda tidak sabar dengan orang yang mempunyai prioritas lain selain bekerja?
13. Apakah anda kuatir bila tidak kerja keras anda akan kehilangan pekerjaan atau dianggap gagal?
14. Apakah anda seorang yang energetic dan kompetitif?
15. Apakah anda kesal kalau disuruh berhenti bekerja dan disuruh mengerjakan hal yang lain?
16. Apakah kerja anda yang long hours melukai hubungan dengan keluarga dan orang yang anda cintai?
17. Apakah anda memikirkan pekerjaan anda saat nyetir, waktu mau tidur, atau waktu orang lain bicara?
18. Apakah anda bekerja atau membaca saat makan?
19. Apakah menghasilkan uang adalah satu2nya tujuan hidup anda?

Bila anda menjawab sebagian besar pertanyaan dengan YA, maka mulailah sadar bahwa workaholism tidak baik bagi kesehatan, bagi hubungan keluarga dan dalam jangka panjang bisa mengakibatkan kelelahan mental yang membutuhkan pertolongan therapist.
Mulailah dengan disiplin menerapkan time management teknik untuk menghindarkan diri dari workaholism itu. (Disarikan dari The Time Management Training Istitute)

Tips Menulis Complaint

Selaku professional kita kadang dihadapkan pada situasi dimana kita harus menulis surat complaint. Apakah itu complaint kepada atasan, kepada provider telpon selular, atau perbankan. Surat complaint yang bagaimana yang cepat mendapat tanggapan?

Dibawah ini adalah beberapa tips dalam menulis surat complaint seperti yang disarikan dari businessballs.com. Beberapa tips sederhana berikut ini bisa dijadikan template untuk menulis surat complaint. Pendekatan ini efektif untuk consumer maupun B2B customers yang sedang mencari penyelesaian positif dari sebuah surat complaint. Tips ini berlaku untuk complaint yang dikirim dengan surat, email atau telpon, walaupun demikian complaint melalui surat dianggap cara yang paling efektif terutama untuk complaint yang serius.

Surat complaint yang efektif harus :
• Ringkas – Surat harus mudah dimengerti dengan cepat, ringkas dan tepat. Agar kita yakin surat kita dibaca, buatlah surat dengan bahasa sederhana, isu utamanya harus dapat dimengerti dalam hitungan detik. Isi surat harus persuasive, membuat pembacanya terdesak untuk segera mengambil langkah perbaikan. Jangan lupa berikan data seperti nama orang, produk, jasa/layanan, tanggal, jam dan nomor referensi yang relevan dengan isunya. Kemudian sampaikan permintaan positif yang anda harapkan akan terjadi. Bisa ditambah dengan sedikit pujian akan reputasi organisasi itu, karena walaupun kita sedang marah juga penting untuk menyampaikan komentar yang membuat penerima surat lebih tergugah untuk membantu anda. Apabila masalahnya kompleks, buatlah surat yang singkat padat kemudian dilampiri dengan data pelengkap agar pembaca tetap bisa menangkap esensi suratnya dalam waktu singkat.

• Dapat dipercaya – surat harus ditulis dalam format yang baik dan sopan dan ditulis secara profesional, tampilan yang credible, terutama yang mempunyai implikasi finansial. Surat harus ditulis dengan gramer yang betul, tampilan yang bersih, bahasa yang tegas, jelas, lugas. Menggunakan bahasa yang baku dan profesional, sehingga isu yang anda bawa mudah dipercaya.

• Berdasarkan fakta -- Organisasi yang menerima complaint anda akan menakar sumberdaya atau dana yang harus dikeluarkan untuk menutup komplaint tersebut. Hal ini membutuhkan data yang akurat dari pihak anda seperti nama produk yang rusak, diterima tanggal berapa, sudah dipakai berapa lama, nomor referensi bila ada dan lain2. Karena bila tidak ada detail seperti ini penerima tidak bisa memberi komitmen bagaimana complaint ini akan di selesaikan.

• Konstruktif -- Sampaikan keluhan anda secara positif. Ingat bahwa penerima surat (Customer Service) mungkin setiap hari membaca surat2 dengan bahasa yang sangat keras dan negative. Oleh sebab itu bila surat anda tetap bernada positif dan konstruktif, hal ini membuat keluhan anda cepat ditanggapi. Berikan saran penyelesaian bila memungkinkan, dan jangan katakan bahwa anda akan segera memutuskan hubungan bisnis anda dengan mereka. Karena bila hal itu disebutkan, maka mereka tidak punya motivasi yang baik untuk menyelesaikan masalah. Bilamana masalahnya kompleks, katakan bahwa anda siap dihubungi dan bekerjasama agar masalah cepat mendapatkan solusinya.

• Friendly – nada surat yang bersahabat biasanya diprioritaskan karena pembaca merespon dengan positif kepada keinginan pengirim surat dan segera membantu. Dengan menerima surat yang bersahabat, mereka ingin mempertahankan kepercayaan anda kepada mereka dan mempertahankan anda sebagai pelanggan yang loyal.

Perlu diingat pembaca surat anda juga manusia biasa, jadi mereka juga bisa gusar membaca surat yang keras dan negatif. Hindarilah konfrontasi.
Mengirim surat complaint yang baik dan benar berpotensi anda akan menerima hasil yang sesuai dengan harapan anda.

Big Picture

Saat bekerja dalam tim, kadang kita diberi tugas untuk melakukan sesuatu tanpa mengetahui gambar besarnya seperti apa. Sehingga apabila kita mengerjakan tugas itu, kita tidak mengetahui pengaruhnya kepada bagian lain atau mengapa kita harus melakukan hal itu.

Bagi karyawan, bekerja secara sepotong-sepotong membuat bingung dan sulit untuk mengukur apakah kerja dia sudah bagus atau belum. Sebaliknya, apabila karyawan bekerja tidak bagus apa juga dampaknya kepada yang lainnya atau kepada kinerja tim secara menyeluruh.

Seorang pemimpin diharapkan memberikan gambaran besar tentang pekerjaan unitnya atau apabila bekerja untuk sebuah proyek, maka penting untuk memberikan pengertian menyeluruh tentang target kinerja, tengat waktu, kecepatan, persyaratan masing2 individu, tahapan pekerjaan dan korelasinya, budget, dan ukuran sukses yang akan digunakan, dan seterusnya. Dengan demikian setiap anggota tim mempunyai gambaran jelas tujuan pekerjaannya, dan apa dampaknya apabila dia tidak mengerjakan tugas itu dengan sempurna atau tidak tepat waktu.

Kemampuan untuk melihat gambaran besar bisa dilatih. Kemampuan ini sangat menguntungkan, karena dengan demikian sang pemain dapat dengan mudah dan cepat menganalisa bila sesuatu terjadi, apakah ada bagian pekerjaan yang harus dipercepat, atau ditambah sumber dayanya, atau ditambah alatnya.

Sebagai contoh, dalam sebuah proyek implementasi digital archiving system, ada beberapa tim yang terdiri dari tim IT programmer yang berinteraksi dengan users dan memastikan apakah SW yang akan digunakan perlu kustomisasi. Kemudian ada group Admin support yang tugasnya menscaning semua dokumen yang akan di file dalam bentuk digital, dan membuat users manual, melaksanakan training, dan lain sebagainya.

Para scanner operator dari group Admin, mendapat kuota untuk menscan 1000 halaman dokumen per hari. Agar dalam sekian minggu satu departemen sudah dapat mentest aplikasinya dalam bentuk prototype. Apa yang terjadi apabila salah satu scanner operator sakit? Maka kuota scanning 1000 halaman per hari akan meleset, padahal kuota mingguan tidak boleh berkurang. Oleh sebab itu, para scanner operator saya berikan gambaran besar dari proyek ini sehingga mereka paham betul sebab dan akibat dari satu masalah.

Setelah diberikan peta pekerjaan seperti apa serta korelasinya satu sama lain, maka tim ini segera berkumpul dan membuat semacam kesepakatan. Misalnya kuota harian harus selesai jam 5.00 sore. Jangan lembur apabila tidak perlu benar untuk menjaga agar stamina terjaga. Karena kalau beberapa kali lembur, potensi sakit akan timbul. Kalau toh ada yang sakit maka yang lain harus mengcover, alhasil pekerjaan mereka akan lebih banyak (hal ini menyebabkan setiap individu menjaga jangan sampai sakit karena akan menjadi beban bagi yang lainnya). Usaha lain adalah, tim ini minta kepada project manager untuk ditambah sebuah mesin scanner lagi agar kecepatan kerja naik, dan sisa waktu bisa digunakan untuk membantu users membereskan filing – yang notabene bisa meningkatkan kerjasama.

Mengetahui gambaran besar sangat memberikan pengaruh positf kepada tim. Selain keseluruhan proyek berjalan tepat waktu – juga kemampuan anggota tim menyelesaikan masalah meningkat. Interaksi dengan users jadi lebih berkualitas karena masing-masing pemain mempunyai gambaran besarnya, who is doing what, and why.

Tips Menjadi Freelance

Sejak lama, terutama setelah krisis ekonomi melanda dunia, tingkat pengangguran semakin tinggi. Mahasiswa yang telah lulus mencari kerja bersamaan dengan angkatan kerja yang belum mendapat pekerjaan dari tahun sebelumnya. Pada setiap acara bursa kerja kita melihat antrean panjang pencari kerja dari angkatan muda.

Sudah umum diketahui mencari kerja tidak mudah, selain karena persaingan, juga karena persyaratan untuk menerima pegawai semakin ditingkatkan. Jadi apa alternative yang bisa digapai bagi pencari kerja ? Selain dari membuka usaha sendiri, kenapa tidak jadi free lance untuk bidang keahlian tertentu, seperti misalnya penterjemah, desain grafis, penulis lepas, fotografi, guru les Inggris atau matematika dan lain sebagainya.

Bagaimana mulainya?

Bila sudah yakin akan mulai kerja free lance, pertama-tama siapkan perangkat computer yang bisa dipakai untuk kerja. Siapkan lingkungan kerja seolah2 itu adalah ruang kerja kita, dan buatlah suasana senyaman mungkin. Karena kenyamanan membuat daya kreasi mengalir deras. Kemudian bikin kartu nama, dengan alamat lengkap, nomor telpon, email dan kalau sudah punya blog pribadi atau website. Membuat blog yang tampak seperti website juga ide yang bagus untuk menarik minat calon pelanggan. Masukanlah data dan informasi selengkap-lengkapnya agar orang mudah menangkap apa yang kita tawarkan.  Jangan lupa blog atau website itu juga harus selalu di update agar menimbulkan kesan anda "aktif" memberikan informasi.  Ada baiknya blog ada berbahasa Inggris, kalau ingin menembak pasar dari luar negeri, dan interaktif.

Bagaimana memasarkannya?

Pada setiap hang out dengan teman2 jangan lupa bawa kartu nama. Kalau punya milis, bisa disebarkan lewat milis. Alamat blog atau website ditaruh juga di Facebook, atau social media lainnya yang bisa dipakai untuk penyebarluasan. Jangan malu kalau ditanya jasa apa saja yang diberikan. Kalau bisa ambil satu bidang khusus, lalu nanti kalau sudah banyak pelanggan dan keahlian meningkat bisa menerima pekerjaan jenis lainnya.

Selain lewat penyebaran kartu nama, coba dekati salah satu agency. Agency marketing biasanya suka membutuhkan orang2 free lance dibidang penulisan, penerjemah, desain, fotografi, pembuatan video profile, atau percetakan. Bekerja dengan agency lebih mudah karena kita sudah diberi pekerjaan yang fix persyaratannya. Agency ini bisa di Jakarta, diluar Jakarta atau di luar negeri. Bisa mulai kontak melalui website mereka dan tawarkan jasa kamu dan jangan lupa siapkan contoh hasil kerja kita.

Penyebaran jasa kita juga bisa dari mulut ke mulut. Bila ada teman yang pernah pakai jasa kita, dan bila puas, maka teman ini bisa saja mereferensikan kita kepada orang lain. Maka perlu menjaga kepuasan pelanggan.

Bagaimana mengatur tarif?

Pertama kali saya ditanya berapa jasa penulisan satu artikel? Saya bingung menghitungnya. Lalu Tanya teman2 yang sudah senior, serta rekan yang sudah malang melintang sebagai free lance. Menulis bisa harga per halaman, per paket misalnya menulis booklet atau artikel. Kalau menterjemah juga bisa memberikan harga per halaman atau per kata. Jangan segan atau malu menyebutkan, tarif saya sekian. Dalam penulisan umum juga kalau kita mengatakan perubahan hanya bisa tiga kali, selebihnya dikenakan biaya. Untuk fotografi misalnya, harus jelas tema yang dikehendaki pelanggan itu apa (individu atau perusahaan) dan bagaimana karakter tokoh yang akan di foto, untuk pembuatan apa, misalnya apakah untuk company profile atau untuk event tertentu. Carilah informasi persyaratan dari sebuah job sedetail mungkin, agar dalam pelaksanaan tidak ada kendala.  Jangan lupa siap2 untuk rate dalam US.$, in case ada permintaan dari negara lain yang tertarik dengan jasa kita.

Dalam tarif boleh memasukan elemen biaya rumah tangga kita yang naik karena penggunaan internet, telpon dan listrik. Biasanya sekitar 10-15% dari harga jasa kita.

Quotation

Walaupun free lance, siapkan sebuah file template yang digunakan sebagai quotation. Biasakan apabila akan mendapat job, kirimkan quotation yang berisi harga jasa kita, bagaimana pembayaran yang diharapkan, serta berapa lama pembayaran diharapkan sampai, serta alamat bank account kita. Kalau pemberi job ada di luar negeri, jangan lupa di konversikan ke dalam US.$ agar mereka langsung mendapatkan angka yang pasti.

Invoice

Dalam pembicaraan saat memberikan job, katakan bahwa kamu akan segera mengirim invoice setelah hasil diterima. Kirimkan invoice dan tunggu sampai waktu 3 – 4 minggu hingga pembayaran diterima. Apabila terjadi lebih dari sebulan setelah invoice dikirim belum ada pembayaran, jangan segan2 untuk menelpon dengan sopan untuk mengingatkan pembayaran tersebut.  Atau follow up dengan email apabila client ada diluar negeri.

Etika

Bekerja seorang diri memerlukan pembangunan karakter yang kuat. Misalnya selalu tepat waktu menjawab email atau SMS. Cepat tanggap, bahkan proaktif melakukan survey apabila sudah mulai ada pembicaraan dengan calon client. Apabila ada email yang minta kita mengecek sesuatu, jawablah bahwa kita akan kembali dalam 1 hari atau 2 hari dengan jawabannya. Kadang pelanggan memberikan data pribadi. Jagalah data ini jangan sampai disalah gunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Hindarkan menulis email dengan kata2 gaul. Jagalah kesopanan dalam menulis email, karena ini mencerminkan pribadi kamu. Sering kali kelanjutan sebuah bisnis didasarkan atas kepercayaan. Kalau kita sudah dipercaya karena kualitas kerja, responsiveness, kerjasama dan pergaulan yang enak, maka niscaya job akan mengalir.

Proteksi

Karena kita bekerja dirumah yang kadang computer kita digunakan bersama dengan anggota keluarga yang lain, maka untuk mencegah data kita hilang atau rusak, secara periodic buatlah backup di external hardisk. Misalnya sebulan sekali di copy ke external hardisk. Ini juga memudahkan bila suatu hari kamu sedang dikejar deadline tapi tiba2 lampu mati. Kita bisa bawa hard disk kita ke warnet terdekat untuk melanjutkan kerja dengan data yang ada.

Mengembangkan diri

Karena kita bekerja tidak ada jam kerjanya, maka sebaiknya disiplinkan diri Anda untuk mulai bekerja seperti layaknya dikantor.  Jam 09.00 sudah di meja kerja dan membuka email, menjawab email yang masuk  dan lalukan apa saja yang produktif hingga jam makan siang.  Lalu istirahatlah 1 jam lalu mulai bekerja lagi dari jam 13.30 sampai jam 5.00 sore.  Disiplin diri ini sangat penting, karena bila tidak kita akan terbawa suasana santai yang akan mempengaruhi kecepatan kita bekerja.  

Cobalah selalu memenuhi deadline yang sudah di jadwalkan, bila ada masalah hingga penyelesaian pekerjaan mundur, kirim kabar kepada client bahwa pekerjaan akan terlamat beberapa jam dan alasannya.  Tetapi ini tidak boleh terlalu sering terjadi.  Ingat kepercayaan pelanggan dimulai dari komitment kita kepada jadwal yang disetujui.

Teknologi

Sebisa mungkin mengasah kemampuan pemakaian software desain, text, table dengan baik dan mampu bekerja dengan berbagai fasilitas di Internet.  Misalnya untuk mengirim desain yang besar2 melalui email akan berisiko membuat email berat.  Jadi kirim via "dropbox".  Kuasai juga bagaimana mensetup conference call, dalam banyak kesempatan anda akan harus mengikuti briefing dari client yang berada di beberapa negara dalam 1 waktu.  Bagaimana menerangkan kepada percetakan bahwa suatu poster atau banner harus dicetak, dan lain sebagainya sesuai dengan bidang keahlian Anda.

Nah, tunggu apa lagi. Segera kuasai satu bidang ilmu dengan kompetensi yang tinggi agar kita bisa bekerja untuk diri kita sendiri. Selamat mencoba !!